Alex Tolbert, một Tổ chức Doanh nhân (EO) thành viên ở Nashville, là người sáng lập và Giám đốc điều hành của Bernard Health, một Inc. 5000 công ty sản phẩm chủ lực của ai, BerniePortal , là một nền tảng nhân sự tất cả trong một dành cho các nhà tuyển dụng nhỏ được hỗ trợ bởi hàng nghìn chuyên gia lợi ích trên toàn quốc. Chúng tôi đã hỏi Alex về các phương pháp hay nhất trong việc theo dõi quản lý hiệu suất. Đây là những gì anh ấy chia sẻ:
Quản lý hiệu suất luôn là một chủ đề nóng trong thế giới nhân sự và có rất nhiều cách khác nhau mà quản trị viên có thể đảm bảo rằng các nhóm đang đi đúng hướng và các mục tiêu của nhân viên đang được đáp ứng.
Điều đó nói rằng, một điều chắc chắn là: Đánh giá hiệu suất hàng năm không phải là tối ưu cho lực lượng lao động ngày nay. Phản hồi liên tục là rất quan trọng và hiệu quả hơn trong việc giữ cho các nhóm và tổ chức đi đúng hướng.
Trong công ty của chúng tôi, các cuộc họp 1-1 hàng tuần giữa các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm là một phần không thể thiếu trong văn hóa và chiến lược quản lý hiệu suất của chúng tôi. Chúng tôi coi '1-1' là cơ chế chính mà các tổ chức sử dụng để đảm bảo phản hồi và cải tiến chất lượng cao.
Nếu tổ chức của bạn hiện không có khuôn khổ để quản lý hiệu suất liên tục và nhất quán, thì bây giờ là lúc để triển khai phương pháp 1-1.
1-1 là gì?
Một-một, hoặc 1-1, là cuộc họp được lên lịch hàng tuần mà mọi người quản lý tổ chức với mỗi báo cáo trực tiếp của họ. Khác với các cuộc họp nhóm theo lịch trình thường xuyên hoặc các cuộc họp theo dự án cụ thể, 1-1 nhằm cung cấp một lối thoát và lối đi thường xuyên cho giao tiếp hai chiều về phạm vi đầy đủ các nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc mối quan tâm của nhân viên.
Lợi ích của tỷ số 1-1 là gì?
Có hai lợi ích chính để xây dựng chiến lược 1-1 vào văn hóa công ty của bạn.
Đầu tiên là huấn luyện. Hầu hết các trưởng nhóm muốn nhân viên phát triển bộ kỹ năng và nghề nghiệp của họ, cuối cùng cho phép các nhà quản lý ủy quyền nhiều hơn và công nhận mức năng suất cao hơn. Hơn nữa, nhân viên thường hạnh phúc hơn khi sự phát triển của họ được ưu tiên, dẫn đến cải thiện tỷ lệ giữ chân.
Nhưng nếu không có một chiến lược chuyên dụng đảm bảo việc huấn luyện thường xuyên, rất dễ khiến những nhiệm vụ này bị đẩy vào công việc khó khăn vì cả người quản lý và báo cáo trực tiếp đều tập trung vào các trách nhiệm hàng ngày.
Lợi ích thứ hai của các cuộc họp 1-1 thường xuyên là từ quan điểm tuân thủ. Khi các nhà quản lý xác định một nhân viên cho thôi việc, bộ phận nhân sự thường yêu cầu một hồ sơ đối thoại về lý do chấm dứt để bảo vệ công ty từ góc độ pháp lý .
Thông thường, các nhà quản lý không nhận thức được rằng tài liệu đó là cần thiết, nhưng không có gì bằng văn bản và không có lịch sử phản hồi, có thể là một thách thức để chấm dứt nhân viên, đặc biệt là những người trong các lớp được bảo vệ.
Ngày 1-1 hàng tuần, với các chương trình nghị sự và tóm tắt bằng văn bản, đảm bảo cung cấp tài liệu thường xuyên về các cuộc trò chuyện này, điều này tốt cho sức khỏe của tổ chức.
Làm thế nào để tiến hành một 1-1 hữu ích
Nói về chương trình nghị sự và tóm tắt, tài liệu là một phần quan trọng của tỷ lệ 1-1 hiệu quả. Các cuộc họp thường xuyên giữa các nhà quản lý và các báo cáo trực tiếp giúp cải thiện việc huấn luyện, nhưng sẽ không làm được nhiều việc theo cách tuân thủ trừ khi có biên bản. Hơn nữa, ghi lại các chủ đề cuộc họp bằng văn bản dẫn đến các cuộc họp hiệu quả hơn cũng như khả năng hiểu nhau cao hơn.
Trong công ty của chúng tôi, chúng tôi yêu cầu các thành viên trong nhóm gửi cho người quản lý của họ một chương trình làm việc về các mục mà họ muốn thảo luận ít nhất một ngày trước ngày 1-1 hàng tuần của họ. Người quản lý trả lời bằng bất kỳ mục bổ sung nào trong chương trình làm việc. Điều này làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn và nó cũng cho cả hai bên thời gian để chuẩn bị. Chúng tôi khuyến khích rằng nếu một mục trong chương trình nghị sự có tính chất nhạy cảm, nó nên được mô tả đầy đủ nhất có thể để cho bên kia có thời gian suy nghĩ về nó trước khi thảo luận.
Sau cuộc họp, các thành viên trong nhóm gửi một bản tóm tắt các mục hành động và các điểm quan trọng của cuộc thảo luận. Một lần nữa, các nhà quản lý phản hồi bằng bất kỳ mục nào khác mà họ muốn được ghi lại.
Người quản lý có trách nhiệm giải trình
Một khi bạn thực hiện chiến lược quản lý hiệu suất, ban đầu, bộ phận nhân sự hoặc lãnh đạo doanh nghiệp có thể phải chủ động yêu cầu các nhà quản lý chịu trách nhiệm về các cuộc họp này.
Một phương pháp là giải thích giá trị của những cuộc họp này với các nhà quản lý và khiến họ đầu tư vào kết quả. Dưới đây là cách nhóm Thành công Tổ chức của chúng tôi mô tả về 1-1: 'Công ty chúng tôi đầu tư thời gian đáng kể vào việc cố vấn, phản hồi và phát triển nhân viên trong 1-1. Với khoản đầu tư, điều quan trọng là chúng tôi phải làm tốt. Chúng tôi có một số cuộc trò chuyện có ý nghĩa và hiệu quả nhất trong các cuộc họp 1-1. Khi hoàn thành tốt, tỷ số 1-1 khiến chúng tôi trở thành một tổ chức mạnh mẽ hơn. Điều quan trọng đối với sự thành công liên tục của công ty là những tiêu chuẩn này đã được nội bộ hóa và trở thành một phần của DNA văn hóa của chúng tôi. '
Để có một góc nhìn khác, hãy xem Một nơi tốt để làm việc bởi Ben Horowitz . Trong bài luận này, nhà đầu tư mạo hiểm và tác giả của Điều khó về những điều khó viết về kinh nghiệm của anh ấy với một người quản lý đã không tổ chức cuộc họp 1-1 trong sáu tháng và lý do tại sao những cuộc họp này là không thể thiếu để xây dựng một công ty vững mạnh và tạo ra một nơi làm việc tốt cho nhân viên.
Thoạt đầu, 1-1 có vẻ không phải là một công cụ tạo nên bước đột phá cho tổ chức của bạn, nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, đó là thành phần cốt lõi để tạo nên một tổ chức thành công. Nó thấm nhuần tinh thần trách nhiệm đối với các thành viên trong nhóm ở mọi cấp độ và đảm bảo rằng sự thành công của cả nhân viên và tổ chức đều được ưu tiên.
