Trong những năm qua, tôi đã cố gắng đưa ra một số lời khuyên hữu hình, thiết thực để giúp mọi người giao tiếp hiệu quả hơn.
Tôi đã cân nhắc về:
- Email 1 - Làm thế nào để khiến những người bận rộn thực hiện hành động
- Email 2 - Nghi thức gửi email giới thiệu
- Email 3 - Giúp tôi dễ dàng chuyển tiếp email của bạn !
- Cuộc gọi điện thoại 1 - Nhấc điện thoại chết tiệt !
- Cuộc gọi điện thoại 2 - Cách thực hiện cuộc gọi tốt hơn
- Trình bày tại các cuộc họp - Không đi xuống lỗ chuột
- Bài thuyết trình - Bạn nên ngồi ở đâu ??
- Kết nối mạng - Không bao giờ yêu cầu một người bận rộn đi ăn trưa
- Kết nối mạng - Tham gia 50 cuộc họp cà phê
Nhưng có một điều thực sự khiến tôi phát điên và đó là yêu cầu hai (hoặc nhiều hơn) người làm công việc của một người.
Nếu bạn muốn ai đó gửi email hành động một người và nói rõ bạn đang hỏi ai. Dòng cc là để thông báo cho những người không thực hiện hành động.
Ngày nay, tất cả mọi người đều hỏi về số lượng người mà họ cc qua email. Nếu bạn muốn thông báo cho ai đó - tuyệt vời! Nếu họ không cần email, tại sao không tiết kiệm cho họ những rắc rối và thời gian và tránh gửi nó cho họ! Nếu bạn gửi nó một cách không cần thiết, bạn chỉ cần thêm vào danh sách việc cần làm của họ bởi vì bây giờ họ phải đọc cái thứ đẫm máu.
Tất nhiên, tôi cc mọi người qua email. Nhưng tôi cố gắng làm điều đó một cách tiết kiệm và khi tôi biết nó phù hợp với họ. Thay vào đó, thỉnh thoảng tôi sẽ gửi email cho chính mình và chuyển tiếp email đó cho một vài người. Tôi làm điều này cho những email dài mà tôi có thể nghĩ rằng người đó cần đọc email đó hoặc không. Khi tôi chuyển tiếp, tôi sẽ nói điều gì đó như, 'FYI only - không cần hành động hoặc thậm chí đọc nếu bạn đang bận.' Đại loại, sự lựa chọn của người đọc!
Đồng ý. Vì vậy, hầu hết mọi người đều hiểu rằng việc sử dụng thế giới một cách không cần thiết là lãng phí thời gian của người khác. Nhưng tôi có hai mẹo nhanh hơn cho bạn.
Nếu bạn đang thu hút ý kiến đóng góp từ một nhóm người và nếu họ không cần xem phản hồi của nhau - thì rõ ràng hãy sử dụng bcc. Bằng cách đó, những người mà bạn đã gửi email không bị tấn công bởi những phản hồi tồi tệ từ quần chúng. Bạn biết tôi đang nói về điều gì - tất cả chúng ta đều đã cái đó danh sách. Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi có bao nhiêu người vẫn cc các nhóm lớn. Oy.
Hiện nay. Đối với quan điểm chính của tôi, và vâng, tôi thực sự đã làm chỉ cần chôn lede. Có một sai lầm lớn mà nhiều người mắc phải, đặc biệt là với các công ty VC, nhưng tất nhiên nó có thể áp dụng rộng rãi.
Thường xuyên, tôi nhận được email giới thiệu tôi với một giao dịch mà ai đó muốn tôi xem xét. Tuyệt quá. Tuyệt vời! Cảm ơn bạn. Tôi khá hiệu quả trong việc đọc nhanh một bản bài hoặc phần nền email và biết liệu nó có phù hợp với tôi hay cho công ty hay không. Nếu nó phù hợp hơn với: Yves, Steven, Greg, Kara, Kevin, Jordan hoặc Hamet, tôi ngay lập tức chuyển tiếp nó và tôi bcc hệ thống theo dõi giao dịch của chúng tôi để chủ sở hữu mới được ghi lại. Dễ như ăn bánh. Chúng tôi không có ưu đãi đặc biệt cho những người đánh giá hoặc thực hiện một thỏa thuận, vì vậy tôi thực sự chỉ muốn chuyển nó đến chuyên gia hoặc người có năng lực.
Điều tương tự cũng xảy ra ngược lại. Nếu đó là video, SaaS hoặc các doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu, nó có xu hướng theo cách của tôi.
Nhưng nhiều người gửi giao dịch cho chúng tôi và sao chép 2, 3 hoặc thậm chí 4 người với 'Này, đội, tôi nghĩ bạn có thể thích giao dịch này !!'
Tôi gọi đây là 'email tín dụng' vì lý do duy nhất tôi có thể tìm ra để yêu cầu 4 người trả lời một email chỉ yêu cầu một người là họ muốn mọi người biết họ đã gửi cho bạn một thỏa thuận. Email tín dụng không hiệu quả đối với người nhận. Mỗi cá nhân sẽ phải đọc email, mở bộ bài và cân nhắc những việc cần làm.
Nhưng.
Đây là sự chà xát.
Bạn đang thực sự làm bản thân bạn (và trong trường hợp của phần giới thiệu, công ty) là một kẻ phá hoại tuyệt vời. Khi bạn gửi email cho nhiều người để thực hiện hành động, không ai biết ai chịu trách nhiệm về phản hồi.
Vì vậy, đôi khi bạn sẽ nhận được email nhóm mà không ai trả lời vì họ cho rằng ai đó đang thực hiện nó. Trong nội bộ, tôi giải quyết vấn đề này bằng cách gửi email cho mọi người và nói 'Tôi sẽ sở hữu cái này' hoặc 'Kara, tại sao bạn không cân nhắc đến cái này' nhưng bạn đang khiến nhóm phải làm việc thêm và trong nhiều trường hợp, họ sẽ không .
Nó thực sự là 'một điều' biết như
- Các Hiệu ứng bàng quan ; hoặc là
- Các Truyền bá trách nhiệm
Và tất nhiên nó không chỉ áp dụng cho VC. Hãy nghĩ về điều đó: Nếu bạn nhận được email có nội dung 'Này, Sarah, tôi muốn nhờ một chút giúp đỡ ...' hoặc thậm chí là 'Sarah, tôi đang tổ chức một sự kiện vào ngày 17 tháng 2 và tôi muốn để hỏi xem bạn có thể làm được hay không 'bạn cảm thấy đó là một sự hấp dẫn cá nhân đối với bạn. Nếu bạn không trả lời, bạn đang làm thất vọng người gửi, người dường như đang hỏi bạn một cách cá nhân, riêng lẻ và duy nhất.
Khi bạn gửi email đến một nhóm và nói, 'Tôi đang tự hỏi liệu có ai có thể giúp đỡ ...', mỗi người nghĩ rằng ai đó sẽ giúp đỡ.
Vì vậy, bạn có nó. Yêu cầu một người làm công việc của một người. Nếu bạn không nhận được phản hồi thì hãy hỏi người thứ hai. Nếu bạn không nhận được phản hồi từ một nhóm - bây giờ bạn biết lý do tại sao.
Điều này bài đăng ban đầu xuất hiện trên bothsidesofthetable.com .
