Sau khi đọc phiên bản đầu tiên của một cuốn sách mới, tôi quyết định thực hiện một cuộc khảo sát nhanh trong thời gian tham gia diễn thuyết. Tôi hỏi khán giả, 'Có bao nhiêu người trong số các bạn cảm thấy làm việc quá sức và quá tải ? '
Theo như tôi có thể nói, mỗi tay đã được đưa lên.
Đó là những gì tôi mong đợi. Tất cả chúng tôi đều cảm thấy làm việc quá sức. Tất cả chúng ta đều cảm thấy quá tải, ít nhất là trong một số thời gian. (Ngay cả khi theo tiêu chuẩn của người khác, chúng tôi vẫn dễ dàng, chúng tôi vẫn cảm thấy làm việc quá sức.)
Quản lý hiệu quả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta là một vấn đề mà tất cả chúng ta phải vật lộn. Có thể đó là bởi vì chúng ta tự tìm kiếm các giải pháp bên ngoài: phần mềm, ứng dụng, thiết bị, hệ thống quản lý thời gian, v.v.
Tất cả những điều đó đều có thể giúp ích, nhưng như Scott Eblin , tác giả của Làm việc quá sức và quá tải: Giải pháp thay thế chánh niệm , nói, 'Người duy nhất sẽ giúp bạn không cảm thấy làm việc quá sức và quá sức là bạn . '
Vì vậy, làm thế nào để bạn kéo nó ra? Nó bắt đầu bằng việc đưa ra một cam kết quan trọng nhất: Bạn phải cam kết cố ý quản lý thời gian của mình để bạn có cơ hội chiến đấu thể hiện tốt nhất của mình - nguồn cảm hứng tốt nhất, năng suất cao nhất và khả năng của bạn tốt nhất.
Làm cách nào bạn làm được việc đó? Đây là lời khuyên của Scott:
1. Nhận ra và vượt qua sự chuyên chế của hiện tại.
Những người luôn 'trong thời điểm hiện tại' không nhìn về phía trước và lập kế hoạch để theo đuổi mục tiêu và ước mơ của họ. Mặc dù chắc chắn có những việc bạn cần làm hàng ngày, nhưng phần lớn những việc bạn nghĩ mình cần làm không đặc biệt quan trọng - đặc biệt là những mục tiêu dài hạn của bạn có liên quan.
Đó là lý do tại sao bạn nên ...
2. Hỏi, 'Điều này có thực sự cần thiết không?'
Thách thức những giả định cơ bản của bạn về thói quen thường xuyên của bạn. Bạn có cần phải có cuộc họp đó không? Bạn có cần tạo báo cáo đó không? Bạn có cần trả lời email đó không? Trong nhiều trường hợp thì không, nhưng dù sao thì bạn vẫn làm, đơn giản vì đó là điều bạn luôn làm.
Loại bỏ càng nhiều nhiệm vụ 'tốt để làm' càng tốt - không chỉ giúp bạn có nhiều thời gian hơn mà còn có nhiều thời gian hơn để làm việc hiệu quả ở những nơi nó thực sự quan trọng.
3. Đẩy đặt lại trên lịch của bạn.
Đôi khi câu trả lời cho 'Điều này có thực sự cần thiết không?' là 'Có, nhưng không phải ngay bây giờ.' Điều quan trọng nhất bạn cần làm hôm nay là gì? Những nhiệm vụ nào sẽ khiến bạn không thể hoàn thành công việc đó?
Điều này cũng đúng nếu có điều gì đó quan trọng bật lên: Đặt lại ngay lịch của bạn và sắp xếp lại. Hoàn thành công việc là tốt, nhưng hoàn thành đúng công việc mới là điều thực sự quan trọng.
4. Hiểu và thiết lập nhịp điệu hoạt động của bạn.
Tất cả chúng ta đều làm việc khác nhau. Một số thích chạy xuống đất. Những người khác thích bắt đầu ngày mới bằng cách suy ngẫm, thiền định và suy nghĩ. Một số thích làm việc vào ban đêm.
Điều quan trọng là bạn phải hiểu không chỉ cách bạn thích làm việc mà còn cả cách bạn làm việc hiệu quả nhất. Bạn có thể thích làm việc vào ban đêm, nhưng nếu bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc căng thẳng vì một ngày dài, bạn sẽ không thể hiện tốt nhất.
Thực hiện một số thử nghiệm để tìm ra điều gì phù hợp nhất với bạn. Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng có thể tiếp tục thực hiện kế hoạch của mình, nhưng bạn sẽ luôn có kế hoạch để quay trở lại.
5. Lên lịch cho những công việc quan trọng nhất trước.
Ưu tiên của bạn trong tháng là gì? Tuần? Hôm nay? Xác định chúng là gì và thực hiện những điều đó trước.
Tại sao bạn lại làm những công việc ít quan trọng hơn trong khi những hạng mục thực sự quan trọng lại là nơi bạn tạo ra giá trị cao nhất - cho dù là cho doanh nghiệp hay cuộc sống của bạn?
6. Cho bản thân thời gian cho những suy nghĩ vô thức.
Cho bản thân thời gian để suy nghĩ vô thức là chìa khóa để đưa ra quyết định thông minh khi bạn đối mặt với những vấn đề phức tạp. Nghiên cứu cho thấy mọi người có xu hướng đưa ra quyết định tốt nhất của họ khi họ có cơ hội xem xét dữ liệu và sự kiện và sau đó tập trung suy nghĩ của họ vào điều gì khác trong một thời gian.
Làm sao? Đi dạo. Làm một việc vặt không cần đầu óc. Tập thể dục. Làm điều gì đó mà cơ thể của bạn vận hành tự động và tâm trí của bạn cũng vậy. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi những giải pháp mà bạn có thể mơ ước khi bạn không cố ý cố gắng sáng tạo.
7. Đặt ranh giới.
Không ai có thể hoặc phải làm việc 24/7. Tuy nhiên, bạn có thể cảm thấy mình là như vậy - bởi vì bạn cho phép mình như vậy.
Đặt ra một số ranh giới: thời gian bạn sẽ ngừng làm việc, thời gian nhất định bạn sẽ làm việc với gia đình, thời gian nhất định bạn sẽ không nhận cuộc gọi, v.v. Sau đó, hãy cho mọi người biết những ranh giới đó.
Người khác sẽ không tôn trọng thời gian của bạn trừ khi bạn tôn trọng thời gian của mình trước.
8. Hãy chiến lược với 'có' và 'không'.
Bạn không thể nói có với mọi thứ. (Chà, bạn có thể, nhưng bạn sẽ không hoàn thành tất cả những gì bạn nói có - vì vậy trên thực tế, bạn vẫn nói không.)
Đôi khi bạn chỉ cần nói không. Lần khác, bạn có thể nói, 'Không, trừ khi ...' và thêm các quy định. Điều này cũng đúng với có: Nói, 'Có, nhưng chỉ khi ...' tạo ra các nguyên tắc.
Luôn xem xét ảnh hưởng của một yêu cầu đối với các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Một lời đồng ý tự động cũng tự động làm mất thời gian so với những gì bạn cần hoàn thành.
9. Chế ngự sự phân tâm của bạn.
Hầu hết mọi người đều bị phân tâm trên 30 lần một giờ: gọi điện, email, nhắn tin, ghé văn phòng ... Danh sách này là vô tận.
Lên lịch khối thời gian khi bạn sẽ tắt cảnh báo. Cách duy nhất để duy trì lịch trình là làm việc với sở hữu lịch trình - không dựa trên lịch trình của người khác.
10. Ghi nhớ tác động của bạn đối với người khác.
Nếu bạn là một nhà lãnh đạo - và kể từ khi bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn chắc chắn là như vậy - bạn sẽ tác động đến người khác một cách tự nhiên. Bạn đặt ra một hướng đi. Bạn đặt ra một tiêu chuẩn.
Bạn là một hình mẫu.
Hãy là một hình mẫu tuyệt vời: một người hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, người luôn đi đúng hướng, người tập trung vào việc đạt được mục tiêu và ước mơ ... và người giúp người khác đạt được mục tiêu và ước mơ của họ.
Đó là lý do đủ để quản lý thời gian của bạn để bạn luôn ở trạng thái tốt nhất.
