Tôi luôn cảm thấy thoải mái khi nghe điện thoại. Đó là cách tôi lớn lên trong thế giới trước email / văn bản. Chắc chắn tôi sử dụng việc nhắn tin và gửi email có lợi cho mình khi không cần nói chuyện, nhưng điện thoại cũng có lợi ích của nó. Qua lại thực sự có thể mất ít thời gian hơn qua điện thoại. Tất nhiên, quản lý không đúng cách nó cũng có thể làm mất thời gian. Một số người sử dụng máy bay không người lái liên tục khi đang có cuộc gọi mà không quan tâm đến năng suất của những người khác.
Bạn có thể kiểm soát các cuộc trò chuyện điện thoại để có thể nhận được lợi ích của các cuộc gọi mà không gặp rủi ro về thời gian. Đây là cách tôi thực hiện, cùng với những thông tin chi tiết hơn từ các đồng nghiệp Inc. của tôi.
1. Lên kế hoạch trước.
Khi bận rộn và tôi không thể hoãn cuộc gọi, tôi làm cho chúng hiệu quả hơn bằng cách viết ra một chương trình cụ thể trước cuộc gọi. Tôi đảm bảo rằng các gạch đầu dòng theo thứ tự hợp lý và có tổ chức. Sau đó, khi tôi bắt máy, tôi chia sẻ chương trình làm việc ngay từ đầu để cuộc gọi được quản lý. Quan trọng nhất, tôi bám sát chương trình làm việc.
2. Đặt câu hỏi trước.
Tôi nhận được rất nhiều yêu cầu 'gọi điện thoại nhanh', và thật không may, nhiều yêu cầu trong số đó lại là những yêu cầu cho những việc tôi không thể làm hoặc làm không tốt. Vì vậy, tôi thực sự làm việc chăm chỉ để đảm bảo cuộc gọi sẽ không làm lãng phí thời gian của tôi và người khác. Tôi luôn yêu cầu thông tin bổ sung hoặc một bản tóm tắt ngắn gọn về ý định của cuộc gọi, và nếu nó có vẻ không rõ ràng, tôi tiếp tục hỏi. Nghe có vẻ khắc nghiệt, nhưng đó là cách duy nhất tôi biết liệu một cuộc gọi có hợp lý với cả hai chúng tôi hay không ... và vì vậy tôi có vẻ ít nhất cũng thông minh trong cuộc gọi. Jeff Haden - Hướng dẫn sử dụng
Muốn đọc thêm từ Jeff? Bấm vào đây.
3. Có mục tiêu rõ ràng.
Gần đây, một doanh nhân rất thông minh đã gợi ý với tôi rằng mọi cuộc họp và mọi cuộc điện thoại nên có một mục tiêu cụ thể, và một khi đạt được mục tiêu đó thì cuộc điện thoại nên kết thúc. Đó là một cách tiếp cận tuyệt vời, vừa để giữ cho các cuộc gọi không diễn ra quá lâu và cũng để giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra đúng trọng tâm. Nếu bạn đã nói chuyện được một lúc, hãy dừng lại và tự hỏi bản thân xem điều bạn đang nói có đang đưa cuộc gọi đến mục tiêu cuối cùng hay không. Nếu không, hãy dừng lại và tập trung lại cuộc trò chuyện. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tự ngắt lời để hỏi những người bạn đang nói chuyện xem điều bạn đang nói có giúp họ đạt được mục tiêu không. Minda Zetlin - Người lãnh đạo thoải mái
Muốn đọc thêm từ Minda? Bấm vào đây.
4. Bỏ qua những điều dễ chịu.
Khi tôi đã phát triển trong sự nghiệp của mình, tôi đã học được rằng nếu tôi chuẩn bị hoàn thành công việc của mình, tôi phải cực kỳ hiệu quả trong các cuộc gọi điện thoại và các cuộc trò chuyện trên Skype. Câu hỏi đầu tiên tôi luôn hỏi là: 'Cuộc gọi này có cần thiết không - nó có thúc đẩy mục tiêu của tôi không?' Nếu không, thì tôi không làm. Sau đó, khi đang gọi điện, tôi cố gắng hướng cuộc trò chuyện theo cách trôi qua những điều thú vị và đi vào trọng tâm của vấn đề càng nhanh càng tốt. Như người ta thường nói, thời gian là tiền bạc, và không ai mà tôi biết có thể lãng phí thời gian trên điện thoại. Peter Economy - Chàng lãnh đạo
Muốn đọc thêm từ Peter? Bấm vào đây.
5. Sàng lọc trước phần giới thiệu mới.
Bạn đã bao giờ có ai đó giới thiệu bạn với một bên khác qua email mà không có sự cho phép hoặc cảnh báo trước chưa? Tôi đã chấp nhận quá nhiều lời giới thiệu nồng nhiệt chỉ để phát hiện ra rằng họ muốn được đưa vào một trong các bài báo của tôi hoặc xuất hiện với tư cách khách mời trên Million Dollar Mindset Radio. Bây giờ, thay vì đồng ý một cuộc điện thoại chỉ để tốt đẹp và lãng phí thời gian của cả hai chúng tôi, tôi gửi một email vui lòng yêu cầu họ cho tôi biết thêm về bản thân họ. Dựa trên phản hồi của họ, tôi yêu cầu họ gửi cho tôi thêm thông tin về 'câu chuyện' của họ hoặc lên lịch cuộc gọi với thời gian kết thúc cụ thể. Đôi khi, tôi kính cẩn từ chối. Mạnh dạn và cụ thể sẽ giúp bạn bớt khó khăn khi gọi điện thoại 'làm quen'. Marla Tabaka - Nghệ sĩ solo thành công
Muốn đọc thêm từ Marla? Bấm vào đây.
6. Giới hạn cuộc gọi.
Gọi điện thoại là một trong những cách giao tiếp kém hiệu quả nhất trong môi trường kinh doanh ngày nay. Đáng tiếc là chúng được sử dụng phổ biến, đặc biệt là khi lực lượng lao động trở nên phân tán và xa xôi hơn. Bằng cách giới hạn cuộc gọi, cả về thời lượng đã lên lịch và số lượng người tham gia, bạn sẽ thấy hiệu quả tổng thể của những gì bạn đạt được tăng lên. Cuộc gọi điện thoại kéo dài 30 phút với không quá ba người tham gia là lý tưởng. Tôi tổ chức một cuộc gọi luân phiên chuyển từ Bán hàng sang Hoạt động sang Tài chính cho một trong các công ty của tôi mỗi tuần. Mỗi nhóm tiếp tục và tắt cuộc gọi trong vòng ba mươi phút bao gồm các chủ đề trùng lặp trong khi hai nhóm đang hoạt động cùng một lúc. Chúng tôi làm việc theo một chương trình đã định trước và chuyển các cuộc trò chuyện sâu hơn sang các cuộc gọi khác tập trung hơn. Eric Holtzclaw - Lean Forward
Muốn đọc thêm từ Eric? Bấm vào đây.
