Có nhiều lý do để các doanh nghiệp quản lý các tập tin điện tử và số hóa các tài liệu của mình. Tạo một cấu trúc để tổ chức và chia sẻ thông tin là một trong những lợi ích; cũng như giảm thiểu giấy tờ, tạo ra các đường mòn kiểm toán, đảm bảo tuân thủ quy định và tạo điều kiện cho sự hợp tác nội bộ và bên ngoài. Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) giúp các công ty số hóa, lưu trữ, quản lý và theo dõi tài liệu, đối tượng dữ liệu và hình ảnh dưới dạng điện tử. Cho dù được gọi là hệ thống, phần mềm hay giải pháp, các dịch vụ DMS đi kèm với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Chúng tôi đã đưa ra một số cách tốt nhất trên các danh mục để giúp bạn sắp xếp thông qua những gì có thể là một loạt các tùy chọn khó hiểu.
Trong đánh giá của chúng tôi, chúng tôi đã tìm thấy một lượng lớn các dịch vụ. Một số hệ thống tập trung vào việc cho phép lưu trữ, tìm kiếm, bảo mật và bao gồm một số chức năng sửa đổi và chia sẻ tài liệu. Những người khác mở rộng ra ngoài DMS, cung cấp vô số chuông và còi (và các trình cắm thêm) cho một loạt các khả năng như tạo quy trình làm việc, quản lý tác vụ, cộng tác, quy tắc tự động và hơn thế nữa.
Với vô số lựa chọn, việc xác định hệ thống phù hợp có thể khó khăn. Chúng tôi đã nói chuyện với Jennifer Pankow, Giám đốc, Khách hàng Thành công, SHI International Corp., người đã giúp đơn giản hóa nó: 'Từ một quyết định kinh doanh, hãy tự hỏi bản thân' Điều này giúp tôi nâng cao doanh nghiệp hay đáp ứng nhu cầu quan trọng? ' Đây là những gì chúng tôi giúp khách hàng xem xét và vạch ra giải pháp. Thay vì nghĩ 'Tôi cần DMS', hãy hỏi: 'Tôi cần làm gì?' Sau đó, thu hẹp lựa chọn của bạn để giải pháp nào thực hiện được điều đó, và giải pháp nào thực hiện được. '
Một câu hỏi khác cần xem xét là: Tôi muốn các tệp của mình được lưu trữ ở đâu? Có ba loại DMS: Đám mây, tại chỗ và kết hợp.
Đám mây: Với dịch vụ này, tài liệu của bạn ở trên đám mây của nhà cung cấp - sẵn sàng để truy cập di động bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào bạn có internet. Bộ nhớ có thể bị giới hạn bởi hợp đồng của bạn (mặc dù hầu hết các dịch vụ cung cấp nhiều mức lưu trữ và giá cả liên quan), nhưng nó thường là một tùy chọn hợp lý bao gồm quản lý và cập nhật hệ thống và các tệp được sao lưu vào đám mây.
On-Premise: Tùy chọn này cho phép tùy chỉnh nhiều hơn khi DMS nằm trên máy chủ của bạn và bạn không bị giới hạn ở bộ nhớ cấp hợp đồng. Nhưng chi phí trả trước có thể đáng sợ, bảo trì CNTT có thể tốn thêm và bạn sẽ cần triển khai giao thức dự phòng trong trường hợp máy chủ của bạn gặp sự cố.
Hỗn hợp: Sự kết hợp giữa tại chỗ và đám mây này có thể cho phép bạn linh hoạt sử dụng đám mây cho một số loại tài liệu trong khi bạn tránh di chuyển nội dung cũ mà bạn không cần quyền truy cập vào thiết bị di động.
Khi xem xét các tùy chọn DMS, các yếu tố chính cần xem xét là:
Bảo vệ: Một khía cạnh là khả năng của bạn để kiểm soát quyền truy cập và đặt quyền cho các tài liệu và tệp trong hệ thống. Đánh giá cách các tệp này được chia sẻ an toàn bên trong và bên ngoài là điều quan trọng. Một khía cạnh khác là mức độ bảo mật bảo vệ dữ liệu của bạn nơi nó được lưu trữ. Nếu bạn đang xem xét một giải pháp đám mây, hãy đảm bảo bảo mật của nhà cung cấp cho các trung tâm dữ liệu của họ là đủ để bảo vệ dữ liệu của bạn và tuân thủ bất kỳ quy định nào cho ngành của bạn.
Quét: Nếu bạn đang chìm trong đống giấy tờ, hãy tìm một hệ thống cho phép quét số lượng lớn tài liệu với các tính năng đặt tên và lưu trữ tự động. Một tính năng tiềm năng, Nhận dạng ký tự quang học (OCR), biến các tài liệu được quét thành các tệp có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được.
Tìm kiếm: Điều khôn ngoan là đảm bảo rằng bất kể hệ thống tổ chức tệp của bạn như thế nào, khả năng tìm kiếm vẫn cho phép tìm kiếm từ khóa toàn văn trong tệp (không chỉ theo tiêu đề).
Truy cập, Chỉnh sửa, Giám sát: Doanh nghiệp của bạn có nhu cầu tạo, truy cập và thay đổi tài liệu rộng rãi như thế nào? Khi xem xét một DMS, hãy xem:
- Cài đặt quyền / truy cập tài liệu và tệp, ví dụ: vai trò được chỉ định, quyền truy cập được đặt theo tài liệu, thư mục hay cả hai, bạn có thể đặt quyền theo cá nhân và theo nhóm không?
- Chia sẻ / chỉnh sửa tệp, tức là có kiểm tra / đăng xuất, nhiều người dùng có thể chỉnh sửa cùng một lúc không?
- Theo dõi và theo dõi, ví dụ: bạn có thể biết ai đã xem tài liệu, bạn có nhận được nhật ký hoạt động / kiểm tra không, bạn có thể đặt cảnh báo không?
- Kiểm soát phiên bản, tức là bạn có thể xem lịch sử phiên bản, làm thế nào để hệ thống đảm bảo phiên bản mới nhất đang được hoạt động, bạn có thể truy cập các phiên bản trước đó không?
- Tạo, lắp ráp và lưu trữ, tức là, những tính năng nào được áp dụng cho thời gian tồn tại của tài liệu từ khi tạo cho đến khi lưu trữ?
Hợp tác: Bạn cần trao quyền cho bao nhiêu sự hợp tác bên trong và bên ngoài? Trong khi kiểm soát phiên bản, chỉnh sửa và chữ ký điện tử có thể là các tính năng DMS khá tiêu chuẩn, một số hệ thống bao gồm quy trình làm việc, đồng tác giả, quản lý tác vụ, cảnh báo, nhắn tin và hơn thế nữa.
Người dùng thân thiện: Bạn muốn áp dụng hệ thống gần 100% nhất có thể. Đảm bảo các công cụ và giao diện thân thiện và trực quan để nhóm của bạn có thể dễ dàng sử dụng.
Tính di động: Nếu quyền truy cập di động là ưu tiên, hãy tìm một hệ thống tương thích với tất cả các thiết bị. Hãy xem xét một ứng dụng có ứng dụng sao chép trải nghiệm trên máy tính để bàn.
Hội nhập: Có rất nhiều khả năng tích hợp trên các dịch vụ DMS mà chúng tôi đã xem xét. Biết những hệ thống nào bạn sẽ cần DMS của mình để tích hợp. Ví dụ: bạn muốn tránh phải di chuyển tệp khỏi bộ nhớ đám mây hiện có, ví dụ: Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, v.v. hoặc nhu cầu kết nối với CRM, hệ thống quản lý nội dung hoặc phần mềm kế toán có thể khiến nhà cung cấp của bạn quyết định .
Ủng hộ: Như với bất kỳ dịch vụ của nhà cung cấp nào, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu cách thức hỗ trợ được cung cấp. Hầu hết các nhà cung cấp mà chúng tôi đã xem xét đều có một số tùy chọn hỗ trợ bao gồm email, trò chuyện trực tuyến và điện thoại - mặc dù số giờ làm việc đôi khi bị giới hạn. Một số chỉ cung cấp hỗ trợ qua hệ thống bán vé. Chọn một trong những phù hợp với mức độ và loại hỗ trợ bạn sẽ cần.
Giá bán: Giá DMS thay đổi tùy theo nhà cung cấp và dịch vụ. Như đã đề cập trước đó, DMS tại chỗ có chi phí trả trước đáng kể. Tuy nhiên, với dịch vụ đám mây, bạn có thể sẽ trả phí hàng tháng hoặc hàng năm được xác định trên cơ sở mỗi người dùng / tháng hoặc dung lượng lưu trữ và các tính năng bổ sung có thể làm tăng chi phí. Vì vậy, hãy xem xét chi phí liên tục của bạn và bất kỳ sự gia tăng nào sẽ xảy ra nếu nhu cầu của bạn tăng lên.
Biên tập viên Ghi chú: Bạn đang tìm Phần mềm Quản lý Tài liệu cho công ty của mình? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Trong quá trình tìm kiếm DMS 'Tốt nhất', chúng tôi đã tìm thấy các ứng viên đủ tiêu chuẩn trong một số hạng mục:
Người chiến thắng chung cuộc, Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu Tốt nhất cho Doanh nghiệp Nhỏ: eFileCabinet
eFileCabinet được chúng tôi bình chọn là Người chiến thắng tổng thể tốt nhất cho Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu dành cho Doanh nghiệp Nhỏ 2018. DMS chỉ là những gì eFileCabinet thực hiện. Đây là một dịch vụ mạnh mẽ thúc đẩy tính dễ sử dụng, khả năng truy cập di động, tính năng tìm kiếm nâng cao 'không bao giờ mất gì' và mức độ bảo mật cao.
Ưu điểm: Có một cung cấp rộng rãi các tính năng DMS với các tính năng mới được thêm vào chẳng hạn như quy trình làm việc (hiện có sẵn trong bản beta). An ninh và tuân thủ là các lĩnh vực trọng tâm.
Nhược điểm: Hỗ trợ khách hàng, trong khi phản hồi nhanh chóng qua điện thoại, email hoặc trò chuyện, chỉ hoạt động trong giờ làm việc. Ngoài ra, đây không phải là tùy chọn DMS ít tốn kém nhất; nhưng cũng không phải là đắt nhất.
Xem đánh giá đầy đủ về eFileCabinet của chúng tôi.
Hệ thống / phần mềm quản lý tài liệu miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ: Zoho Docs
Trong khi nhiều nhà cung cấp DMS cung cấp bản dùng thử miễn phí, các phiên bản miễn phí rất hiếm. Những người mà chúng tôi đã tìm thấy thường chỉ được phép cho một tài khoản người dùng. Cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ / người dùng cho tối đa 25 thành viên trong nhóm miễn phí Zoho Docs đã giành được sự công nhận của chúng tôi là Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ năm 2018.
Ưu điểm: Zoho Docs đề cao tính tuân thủ và bảo mật mạnh mẽ, có giao diện người dùng thân thiện, các diễn đàn trực tuyến để hỗ trợ và nhiều tính năng của các dịch vụ trả phí mà chúng tôi đã đánh giá.
Nhược điểm: Zoho Docs, giống như Google Docs, có định dạng riêng cho các tệp. Một số người dùng nhận xét rằng làm việc với các tài liệu Word trong hệ thống này khó khăn hơn họ muốn.
Đọc đầy đủ của chúng tôi Bài đánh giá về Tài liệu Zoho .
Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu Tốt nhất cho Dịch vụ Khách hàng: eFileCabinet
eFileCabinet được chúng tôi bình chọn là Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu Tốt nhất dành cho Dịch vụ Khách hàng năm 2018. Mặc dù DMS này có thể đắt hơn một chút so với một số đối thủ cạnh tranh, một số đánh giá của người dùng cho rằng nó đáng giá vì con người và dịch vụ khách hàng. Nhóm Khách hàng Thành công cam kết với mọi khách hàng mới sẽ nhận được cuộc gọi ngay sau khi mua hàng để đảm bảo họ hiểu đầy đủ về sản phẩm và công ty của họ có thể hưởng lợi từ sản phẩm đó.
Ưu điểm: Khi liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng thông qua ba phương thức, tức là trò chuyện, điện thoại và email, chúng tôi nhận được phản hồi rất nhanh và các đại diện rất thân thiện, chuyên nghiệp và hữu ích.
Nhược điểm: Hỗ trợ khách hàng chỉ có sẵn trong giờ làm việc (8 giờ sáng - 5 giờ chiều theo giờ MT) từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
Xem đánh giá đầy đủ về eFileCabinet của chúng tôi.
Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu Tốt nhất cho Cộng tác: SharePoint
SharePoint, một DMS của Microsoft, bao gồm nhiều tính năng sẽ quan tâm đến các công ty hoặc nhóm cần cộng tác hiệu quả. Được thiết kế với mục đích 'trao quyền cho làm việc theo nhóm' và 'cộng tác liền mạch trong tổ chức', SharePoint là lựa chọn của chúng tôi cho Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu Tốt nhất cho Cộng tác 2018.
Ưu điểm: Là một sản phẩm của Microsoft, SharePoint cung cấp mức độ bảo mật cao và hỗ trợ khách hàng với nhiều mức giá khác nhau. Khả năng dường như gần như vô tận khi xem xét bộ sản phẩm đầy đủ của Microsoft mà SharePoint tích hợp.
Nhược điểm: Nhiều đánh giá chỉ ra rằng để sử dụng đầy đủ kiến thức chuyên môn và tùy chỉnh của SharePoint là cần thiết. Điều này có thể làm cho giải pháp trở nên quá tốn thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ.
Xem bài đánh giá SharePoint đầy đủ của chúng tôi.
Phần mềm / Hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất cho các công ty luật: M-Files
Vì các công ty luật xử lý rất nhiều thủ tục giấy tờ, trong đó phần lớn chứa thông tin bí mật và nhạy cảm, nên có những cân nhắc bổ sung khi lựa chọn một DMS. Theo một bài báo trên ABA Journal, ' Đây là Thông tin pháp lý về Phần mềm Quản lý Tài liệu , 'các thành phần quản lý tài liệu trong phần mềm quản lý hành nghề mà một công ty luật hiện đang sử dụng có thể đủ cho các hoạt động cá nhân hoặc các công ty nhỏ trong các lĩnh vực hành nghề không nặng về tài liệu. Nhưng đối với các công ty nhỏ quản lý số lượng lớn tài liệu, việc tìm kiếm một hệ thống độc lập có thể tích hợp tốt với phần mềm kế toán và quản lý thực hành hiện có của bạn có thể vô cùng hữu ích. Do công nghệ tiên tiến, bảo mật, hỗ trợ tuân thủ dữ liệu và khả năng tích hợp, lựa chọn của chúng tôi cho Phần mềm / Hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất cho các công ty luật là M-Files.
Ưu điểm: Ngoài các tính năng DMS vững chắc như khả năng quét, OCR để tổ chức và tìm kiếm cũng như kiểm soát truy cập, công nghệ này cung cấp quy trình phê duyệt hợp đồng của các công ty luật và hỗ trợ eDiscovery.
Nhược điểm: M-Files không cung cấp các gói cấu hình sẵn như một số đối thủ cạnh tranh, vì vậy rất khó để đánh giá chi phí sẽ là bao nhiêu để một công ty luật nhỏ có được các tính năng họ cần. Các giải pháp được tùy chỉnh cho từng khách hàng và giá bắt đầu dưới 2.000 đô la mỗi năm.
Đọc bài đánh giá M-Files điền.
Các dịch vụ quản lý tài liệu khác
Ngoài những công ty chúng tôi đã chọn trong danh mục Best Of của chúng tôi, đây là những công ty khác mà chúng tôi đã đánh giá:
Dokmee mô tả nó cung cấp như một hệ thống quản lý tài liệu an toàn, dễ sử dụng được thiết kế cho nhiều mục đích khác nhau bao gồm chụp và lưu trữ tài liệu, tìm kiếm và truy xuất cũng như chia sẻ tệp.
Asite bộ quản lý tài liệu được sử dụng bởi các công ty kiến trúc, kỹ thuật và xây dựng cho quy trình làm việc, quản lý thông tin và tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu.
DocuWare Cloud số hóa các quy trình giấy, cho phép cấu hình quy trình công việc tùy chỉnh và tích hợp với ERP, CRM và các hệ thống khác.
Adobe Document Cloud bao gồm Acrobat DC cho năng suất PDF và Adobe Sign để ký điện tử tích hợp.
Kinh doanh Hightail , trước đây là YouSendIt, bao gồm các dịch vụ Chia sẻ tệp và Cộng tác sáng tạo của họ.
Ascencio ONLYOFFICE cung cấp trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến và các công cụ kinh doanh năng suất qua Đám mây hoặc mạng riêng.
Alfresco One từ Alfresco Software, Inc. là một nền tảng Quản lý Nội dung Doanh nghiệp (ECM) bao gồm quản lý tài liệu, cộng tác và tự động hóa quy trình.
Phương pháp luận
Chúng tôi đã sử dụng đánh giá mở rộng các cụm từ tìm kiếm, xu hướng xã hội và nghiên cứu web để thu hẹp danh sách các dịch vụ DMS của chúng tôi. Chúng tôi đã phỏng vấn các chuyên gia dịch vụ khách hàng có kinh nghiệm sử dụng DMS và giúp khách hàng đưa ra quyết định mua phần mềm hoặc quản lý nội dung của họ. Khi lựa chọn của chúng tôi bị thu hẹp, sau đó chúng tôi xem xét trang web của từng công ty và xem các bản demo hoặc đăng ký dùng thử và so sánh các dịch vụ cụ thể xung quanh loại dịch vụ, giá cả, dịch vụ khách hàng, khả năng mở rộng, chức năng, tính dễ sử dụng, đánh giá của khách hàng, trang web kinh doanh và công nghệ đánh giá và giải thưởng. Đối với bất kỳ thông tin còn thiếu, chúng tôi đã liên hệ với công ty. Trong quá trình này, chúng tôi không chỉ lấp đầy khoảng trống thông tin mà còn đánh giá tốc độ và mức độ phản hồi kỹ lưỡng của họ.
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về những sản phẩm này mà không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ trong các bài viết. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Những quảng cáo này, giống như những quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
Biên tập viên Ghi chú: Bạn đang tìm Phần mềm Quản lý Tài liệu cho công ty của mình? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Biên tập viên Ghi chú: Bạn đang tìm Phần mềm Quản lý Tài liệu cho công ty của mình? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
