Nếu bạn cần một hệ thống để giúp quản lý tài liệu của mình trong toàn bộ nhóm của mình, nhưng ngân sách của bạn eo hẹp, phiên bản miễn phí của Zoho Docs Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một lựa chọn chắc chắn. Phiên bản này hỗ trợ các nhóm lên đến 25 người dùng, phân bổ 5GB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng, đồng thời đề cao tính tuân thủ và bảo mật mạnh mẽ. Đó là lựa chọn của chúng tôi cho Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu Miễn phí Tốt nhất dành cho Doanh nghiệp Nhỏ năm 2018.
Khi chúng tôi xem xét DMS cho các doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi nhận thấy rằng rất ít cung cấp phiên bản phần mềm miễn phí của họ. Những người chúng tôi đã tìm thấy thường chỉ được phép cho một tài khoản người dùng. Chúng tôi cũng đã xem xét phần mềm mã nguồn mở miễn phí nhưng nhận thấy rằng việc sử dụng tốt phần mềm đó đòi hỏi phải có nhân viên CNTT có hiểu biết sâu rộng về hệ thống. Tuy nhiên, Zoho Docs có giao diện người dùng thân thiện, các diễn đàn trực tuyến để hỗ trợ và nhiều tính năng của các dịch vụ trả phí mà chúng tôi đã đánh giá.
Các tính năng được cung cấp trong phiên bản Zoho Docs miễn phí bao gồm:
Đồng bộ hóa máy tính để bàn
Giới hạn tải lên tệp 1GB
Kiểm soát của quản trị viên
Tích hợp Dropbox
Zoho Office Suite
SSL
Phiên bản tệp (tối đa 25 phiên bản)
Cộng tác tệp an toàn
Xác thực hai yếu tố
Ứng dụng di động
Trò chuyện trong ứng dụng
Thông báo có email
Tất nhiên, phiên bản miễn phí không có tất cả các tính năng mà người dùng Zoho Docs trả phí có được, chẳng hạn như đường mòn kiểm tra, phiên bản tệp không giới hạn, liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu / hết hạn, khôi phục không giới hạn, chuyển quyền sở hữu tệp và hơn thế nữa. Điều này được mong đợi và người dùng miễn phí có thể nâng cấp lên dịch vụ trả phí khi nhu cầu của họ tăng lên.
Đánh giá của khách hàng, bao gồm cả những người nhận xét về phiên bản miễn phí, nhìn chung rất tích cực. Nền tảng đã giành được Giải thưởng Trải nghiệm Người dùng Tuyệt vời của FinancesOnline.com năm 2017 và được xếp hạng # 11 trong hạng mục chia sẻ tệp & quản lý tài liệu của họ.
Zoho Docs, giống như Google Docs, có định dạng riêng cho các tệp. Một số người dùng nhận xét rằng làm việc với các tài liệu Word trong hệ thống này hơi khó khăn hơn họ muốn. Tuy nhiên, khi một tệp được chuyển đổi thành Zoho Doc, việc chỉnh sửa và cộng tác có vẻ dễ dàng. Hơn nữa, chức năng và giao diện của hầu hết các tính năng của giao diện người dùng sẽ quen thuộc. Ví dụ, tổ chức tệp sử dụng cấu trúc tủ tài liệu truyền thống. Và, giống như nhiều hệ thống quản lý tài liệu, chức năng tìm kiếm từ khóa toàn văn cho phép người dùng tìm thấy tài liệu ngay cả khi họ không thể nhớ lại vị trí hoặc tiêu đề của nó.
Một thách thức đối với phiên bản miễn phí có thể là nhận được sự hỗ trợ khi bạn cần. Hỗ trợ qua điện thoại chỉ có sẵn cho khách hàng trả tiền. Người dùng không trả phí có thể gửi phiếu hỗ trợ và truy cập các diễn đàn ngay từ ứng dụng để trò chuyện với những người dùng khác, những người có thể giúp giải quyết vấn đề. Bạn cũng có thể truy cập Hướng dẫn sử dụng, Câu hỏi thường gặp, hội thảo trên web và blog trên phần tài nguyên của trang web.
Nhìn chung, Zoho Docs có một bộ tính năng vững chắc để quản lý, lưu trữ và cộng tác trên các tài liệu trong các nhóm nhỏ. Các công ty có ngân sách eo hẹp hoặc muốn bắt đầu với dịch vụ miễn phí và sau đó nâng cấp khi nhu cầu tăng lên, có thể xem xét Zoho Docs phiên bản miễn phí.
Để tìm hiểu về các lựa chọn của chúng tôi về DMS tốt nhất trong các danh mục khác, hãy đọc ' Phần mềm / Hệ thống Quản lý Tài liệu Tốt nhất cho Doanh nghiệp Nhỏ 2018 . '
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về những sản phẩm này mà không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài báo. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ trong các bài viết. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Những quảng cáo này, giống như những quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
Ghi chú của người biên tập: Tìm kiếm Hệ thống quản lý tài liệu cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài báo. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
