Trên khắp nước Mỹ, những người quản lý truyền thông nội bộ đang viết bài về các chủ đề quan trọng - chiến lược công ty, các sáng kiến lớn, ra mắt sản phẩm mới - cho nhân viên của họ đọc.
Nhưng đây là vấn đề: Cuối cùng cách mà hầu hết nhân viên muốn sử dụng thông tin là đọc nó.
Trên thực tế, theo một khảo sát gần đây của Trung tâm nghiên cứu Pew , khi nói đến các phương tiện truyền thông bên ngoài, người Mỹ tiếp tục thích xem tin tức (đặc biệt là trên truyền hình) hơn là đọc và nghe nó. Và TV vẫn là nền tảng tin tức thống trị, với lượng tiêu thụ web vẫn còn chậm lại.
Trước khi đi sâu vào một số sự kiện chính từ nghiên cứu của Pew, hãy để tôi nhắc bạn lý do tại sao cần chú ý đến sở thích bên ngoài của nhân viên: Những sở thích đó ảnh hưởng đến kỳ vọng về cách giao tiếp bên trong tổ chức của bạn. Ví dụ: nếu nhân viên có thể xem một đoạn video dài 20 giây ghi lại một cách ngắn gọn một vấn đề nóng hổi, tại sao họ lại viết khẩu hiệu xuyên suốt 800, 600 hoặc thậm chí 400 từ văn bản?
Số liệu thống kê của Pew kể một câu chuyện thú vị:
- 47% người Mỹ thích xem tin tức hơn là đọc hoặc nghe nó. Con số này không thay đổi so với 46% trong năm 2016 và vượt qua con số 34% thích đọc tin tức và 19% thích nghe tin tức - cả hai tỷ lệ này cũng ngang bằng với số liệu năm 2016.
- Truyền hình tiếp tục xếp hạng đầu tiên là nền tảng ưa thích. 44% thích TV, so với khoảng 34% thích web, 14% radio và 7% báo in. ) Những thay đổi có ý nghĩa duy nhất kể từ năm 2016 là sự gia tăng nhỏ trong việc trực tuyến và giảm mức tiêu thụ tin tức in ấn.)
- Người lớn dưới 50 tuổi có nhiều khả năng thích Internet làm nền tảng để nhận tin tức, bất kể định dạng nào (đọc, xem hoặc nghe) mà họ yêu thích nhất. Khoảng ba lần số người xem và người nghe từ 18 đến 49 tuổi thích đưa tin tức của họ trực tuyến hơn so với đối tác của họ từ 50 tuổi trở lên.
Vì vậy, vì tất cả những điều này là đúng, bạn cần phải làm gì khác hơn? Đây là 7 điều:
- Làm cho mọi giao tiếp ngắn gọn và đơn giản nhất có thể . Vì một số nội dung của bạn cần được viết, hãy đảm bảo rằng các bài báo và các phần khác dễ dàng quét và đọc.
- Viết như bạn nói . Nhiều người trong chúng ta cầm bàn phím trong tay, và chúng ta cứng người lên như thể chúng ta đang có hành vi tốt nhất ở trường. Chúng tôi muốn âm thanh ấn tượng, vì vậy chúng tôi trở nên trang trọng hơn. Nếu điều này xảy ra với bạn, hãy thử hai cách: Đầu tiên, đọc to tác phẩm của bạn để đảm bảo rằng nó nghe có vẻ mang tính hội thoại và chân thực. Thứ hai, nếu bạn vẫn gặp khó khăn khi trò chuyện, hãy ghi lại những gì bạn muốn nói vào máy ghi âm, sau đó sử dụng bản ghi âm làm cơ sở cho cuộc giao tiếp của bạn.
- Giả vờ như bạn đang giao tiếp với một người - ngay cả khi bạn đang viết email cho 1.000 nhân viên. Hãy tưởng tượng giải thích chủ đề của bạn cho một nhân viên mới đang ngồi đối diện. Làm thế nào bạn sẽ thu hút được sự chú ý của người đó? Bạn định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc như thế nào? Bạn sẽ đáp ứng nhu cầu của người đó như thế nào?
- Giúp mọi người dễ dàng biết phải làm gì. Đây là lời khuyên từ Jane Shannon, tác giả của 73 cách để cải thiện chương trình giao tiếp với nhân viên của bạn : 'Bất cứ khi nào bạn cần truyền đạt điều gì đó yêu cầu nhân viên phải hành động, hãy tạo điều kiện dễ dàng nhất có thể để họ làm điều đúng.' Cô ấy đưa ra ví dụ về thời điểm một công ty đang giới thiệu một chương trình dành cho người khuyết tật. Tiêu đề là: 'Bảo vệ tiền lương của bạn. Hãy gọi 800-XXX-XXXX khi bạn bị ốm trong hơn năm ngày làm việc để tiền lương của bạn sẽ tiếp tục. ' Về cơ bản đó là tất cả những gì nhân viên cần biết.
- Cam kết sử dụng hình ảnh thay vì lời nói. Không thể phủ nhận rằng chúng ta đã trở thành một xã hội trung gian về mặt thị giác. Từ ngữ ngày càng ít quan trọng hơn; hình ảnh là chìa khóa. Vì vậy, giao tiếp bằng hình ảnh là một cơ hội tuyệt vời cho các nhà giao tiếp nhân viên. Hình ảnh nhanh chóng nhận được một thông điệp. Họ không yêu cầu dịch thuật. Hình ảnh kể toàn bộ câu chuyện, nhanh hơn và mang nhiều sắc thái hơn lời nói. Nhân viên muốn truy cập thông tin nhanh chóng và dễ hiểu và dễ hiểu. Hình ảnh hỗ trợ nhu cầu 'có được nó' nhanh chóng.
- Phát triển đồ họa thông tin để giải thích các chủ đề phức tạp. Trong một thế giới mà nhân viên bị thúc ép về thời gian và thời gian chú ý ngày càng giảm, bạn cần phải tạo ra các đoạn thông tin nhanh chóng, có kích thước nhỏ để vượt qua sự lộn xộn. Đồ họa thông tin (đại diện trực quan của dữ liệu) là một cách tuyệt vời để truyền đạt nhiều thông tin trong nháy mắt. Chúng đặc biệt hữu ích để giải thích các quy trình hoặc chương trình phức tạp.
- Tạo video ngắn, hấp dẫn. Xin vui lòng không có người đứng đầu nói chuyện về điều hành. Ngay khi tôi bắt đầu xem nhiều video nội bộ, tôi không thể ngừng xem đồng hồ. Đó là bởi vì video không thu hút tôi và khiến tôi quên mất 15 điều khác mà tôi nên làm ngay bây giờ. Nếu một video không hay, đó là một quả bom hẹn giờ - vì vậy, bạn cần phải cải tiến trò chơi của mình và tạo các video chuyển động nhanh, có hình ảnh cao, có thể ngay tại nhà trên YouTube. (Để lấy cảm hứng, đây là 10 quảng cáo hàng đầu trên YouTube năm 2017 .)
Này, tôi là một sinh viên chuyên ngành tiếng Anh, vì vậy tôi cảm thấy nỗi đau của bạn rằng nhân viên không thích đọc sách. Nhưng đã đến lúc mọi nhà giao tiếp phải đón nhận thực tế mới và thu hút sự yêu thích của nhân viên.
