BIỂU ĐỒ DÒNG CHẢY

Lưu đồ, hoặc sơ đồ dòng, là một biểu diễn đồ họa của một quy trình hoặc hệ thống trình bày chi tiết trình tự các bước cần thiết để tạo ra kết quả đầu ra. Một lưu đồ điển hình sử dụng một tập hợp các ký hiệu cơ bản để biểu thị các chức năng khác nhau, đồng thời thể hiện trình tự và sự liên kết giữa các chức năng bằng các đường và mũi tên. Lưu đồ có thể được sử dụng để ghi lại hầu như bất kỳ loại hệ thống kinh doanh nào, từ sự di chuyển của nguyên vật liệu qua máy móc trong hoạt động sản xuất cho đến luồng thông tin về ứng viên thông qua quy trình tuyển dụng trong bộ phận nhân sự.

Mỗi lưu đồ liên quan đến một quy trình hoặc hệ thống cụ thể. Nó bắt đầu với việc nhập dữ liệu hoặc nguyên liệu vào hệ thống và theo dõi tất cả các thủ tục cần thiết để chuyển đầu vào thành dạng đầu ra cuối cùng của nó. Các ký hiệu lưu đồ chuyên biệt hiển thị các quá trình diễn ra, các hành động được thực hiện trong mỗi bước và mối quan hệ giữa các bước khác nhau. Lưu đồ có thể bao gồm các mức chi tiết khác nhau khi cần thiết, từ tổng quan cấp cao của toàn bộ hệ thống đến sơ đồ chi tiết của một quy trình thành phần trong một hệ thống lớn hơn. Trong mọi trường hợp, lưu đồ hiển thị cấu trúc tổng thể của quy trình hoặc hệ thống, theo dõi luồng thông tin và hoạt động thông qua nó, đồng thời nêu bật các điểm xử lý và quyết định chính.

Lưu đồ là một công cụ quan trọng để cải tiến các quy trình. Bằng cách cung cấp biểu diễn đồ họa, chúng giúp các nhóm dự án xác định các yếu tố khác nhau của một quy trình và hiểu mối quan hệ qua lại giữa các bước khác nhau. Lưu đồ cũng có thể được sử dụng để thu thập thông tin và dữ liệu về một quá trình như một biện pháp hỗ trợ cho việc ra quyết định hoặc đánh giá hiệu suất. Ví dụ: chủ sở hữu của một đại lý quảng cáo nhỏ muốn giảm thời gian tạo quảng cáo in có thể sử dụng sơ đồ quy trình để xác định và loại bỏ các bước không cần thiết. Mặc dù lưu đồ là công cụ thiết kế tương đối cũ, nhưng chúng vẫn phổ biến đối với các lập trình viên máy tính làm việc về phân tích và thiết kế hệ thống. Trong những năm gần đây, nhiều chương trình phần mềm đã được phát triển để hỗ trợ những người kinh doanh trong việc tạo ra các biểu đồ.

HƯỚNG DẪN CHI PHÍ DÒNG CHẢY

Lưu đồ thường sử dụng các ký hiệu chuyên biệt. Một số ký hiệu chính được sử dụng để xây dựng lưu đồ bao gồm:

Hình chữ nhật có viền tròn để biểu thị các hoạt động bắt đầu và kết thúc, đôi khi được gọi là hoạt động cuối.
Một hình chữ nhật để đại diện cho một hoạt động hoặc bước. Mỗi bước hoặc hoạt động trong quy trình được biểu thị bằng một hình chữ nhật duy nhất, được gọi là biểu tượng hoạt động hoặc quy trình.
Một viên kim cương để biểu thị một điểm quyết định. Câu hỏi cần trả lời hoặc quyết định được thực hiện được viết bên trong viên kim cương, được biết đến như một biểu tượng quyết định. Câu trả lời xác định con đường sẽ được thực hiện như một bước tiếp theo.
Các đường dòng hiển thị sự tiến triển hoặc chuyển đổi từ bước này sang bước khác.

Xây dựng lưu đồ bao gồm các bước chính sau: 1) Xác định quy trình và xác định phạm vi của lưu đồ; 2) Xác định các thành viên trong nhóm dự án sẽ tham gia vào việc xây dựng sơ đồ quy trình; 3) Xác định các bước khác nhau liên quan đến quy trình và mối quan hệ qua lại giữa các bước khác nhau (tất cả các thành viên trong nhóm nên giúp phát triển và thống nhất các bước khác nhau cho quy trình); 4) Hoàn thiện sơ đồ, có sự tham gia của các cá nhân liên quan khác nếu cần và thực hiện bất kỳ sửa đổi nào cần thiết; và 5) Sử dụng sơ đồ luồng và cập nhật liên tục khi cần thiết.