Đối với một số doanh nhân, các cuộc họp tương đương với việc tập thể dục, chúng không vui nhưng bạn biết chúng cần thiết. Đôi khi các cuộc họp diễn ra nhanh chóng và đúng trọng tâm và những lần khác chúng chiếm một phần thời gian trong ngày của bạn. Tuy nhiên, cho dù cuộc họp kéo dài bao lâu, điều quan trọng nhất là bạn rút ra được gì từ nó.
Bạn có thời hạn để đáp ứng, rất nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành và cả một nhóm cần quản lý. Thời gian là tiền bạc và nếu không được xử lý đúng cách, các cuộc họp có thể ngốn rất nhiều giờ quý giá. Để giúp bạn tận dụng tối đa các cuộc họp nhóm, bạn và nhân viên của bạn có thể làm theo hướng dẫn năm bước này. Bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy bạn và nhóm của bạn sẽ dẫn dắt các cuộc họp hiệu quả hơn, thường xuyên hơn.
1. Xây dựng và phân phối chương trình làm việc.
Chuẩn bị trước chương trình họp cho phép bạn thiết lập một kế hoạch trò chơi chắc chắn. Bạn có thể liệt kê tất cả các mục quan trọng bạn muốn thảo luận và mục tiêu bạn muốn đạt được vào cuối cuộc họp. Làm cho nó ngắn gọn và thậm chí điền vào chỗ trống cho những điều bạn muốn biết.
Ở mặt sau của chương trình, bạn có thể tạo danh sách các ô trống được đánh số cho các mục hành động. Điều này cho phép những người tham dự cuộc họp viết ra bất cứ điều gì họ cần thực hiện sau cuộc họp và nó giữ mọi thứ ở một nơi.
Sau khi chương trình được hoàn thành, hãy gửi nó cho nhóm của bạn. Họ sẽ có thể biết chính xác những gì bạn muốn thảo luận, những câu hỏi bạn có thể có và loại ý tưởng hoặc mối quan tâm mà họ có thể muốn đưa ra. Một chương trình làm việc giúp mọi người cảm thấy có tổ chức về những gì sẽ xảy ra và những gì sẽ được mong đợi ở họ trong cuộc họp.
2. Lập kế hoạch xung quanh chương trình nghị sự.
Chương trình nghị sự chỉ đơn giản là một danh sách các điểm thảo luận. Điều cần thiết là yêu cầu mọi người xem lại chương trình làm việc trước cuộc họp để chuẩn bị một danh sách các câu hỏi, câu trả lời hoặc lời khuyên bên cạnh mỗi mục. Điều này sẽ giữ cho mọi người chủ đề, thảo luận về mọi thứ cần được thảo luận trước khi chuyển sang mục tiếp theo trong chương trình nghị sự.
Vào cuối mỗi chủ đề, hãy hỏi mọi người, 'Có ai có câu hỏi nào trước khi chúng ta chuyển sang không?' Đây là cơ hội để đưa ra bất kỳ câu hỏi nào khác trong khi thông tin vẫn còn mới trong tâm trí của mọi người.
3. Đi 'tối' trước mỗi cuộc họp.
Khuyến khích nhóm của bạn mang theo chương trình làm việc của họ và đi 'tối', hoặc tránh xa những thứ gây xao nhãng, để tập trung vào việc cập nhật các thông tin cập nhật và ý tưởng mới. Ví dụ, khi bạn quyết định có một cuộc họp động não, hãy yêu cầu mọi người dành 10-15 phút động não ngay trước cuộc họp để chuẩn bị một danh sách các ý tưởng cần thảo luận. Họ thậm chí có thể thêm ý tưởng và ghi chú của mình vào bản sao chương trình làm việc như một hướng dẫn tham khảo nhanh.
Điều này sẽ cho phép bạn và nhóm của bạn tham gia ngay vào cuộc họp và đi xung quanh bàn để thảo luận về các ý tưởng trong khi chúng là tâm trí của họ. Thay vì chờ đợi một thời gian dài để người tiếp theo lên tiếng, mọi người sẽ chuẩn bị sẵn sàng để thảo luận về các ý tưởng và bạn sẽ có cơ hội lớn hơn để quyết định hướng hành động tốt nhất vào ngày hôm đó. Năng lượng trong phòng sẽ được lan truyền và bạn sẽ rất vui khi thấy những cuộc họp này có thể đạt được năng suất cao hơn bao nhiêu.
4. Loại bỏ những phiền nhiễu bên ngoài.
Các cuộc họp được tạo ra để dành một khoảng thời gian nhất định để thảo luận những vấn đề quan trọng. Hãy tôn trọng thời gian đó bằng cách không mang theo bất kỳ thứ gì gây xao nhãng bên ngoài, chẳng hạn như điện thoại hoặc máy tính xách tay của bạn. Nếu không, đồng nghiệp có thể nghĩ rằng thật thô lỗ hoặc thiếu tôn trọng khi thấy bạn đánh máy hoặc liên tục kiểm tra điện thoại.
Tuy nhiên, vì một số người có thể cần thiết bị điện tử để ghi chú hoặc theo dõi email, hãy đảm bảo đặt thiết bị ở chế độ im lặng để không có thông báo ồn ào nào tắt. Ngoài ra, nếu bạn mang theo thiết bị điện tử, hãy nói với mọi người vào đầu cuộc họp rằng bạn sẽ sử dụng nó để ghi chép. Bằng cách không mang theo thiết bị hoặc cảnh báo trước với mọi người về lý do bạn mang theo thiết bị, sẽ ngăn đồng nghiệp tự hỏi liệu bạn có đang chú ý hay không.
5. Kết thúc cuộc họp bằng cách lặp lại những điều chính.
Với tư cách là người lãnh đạo cuộc họp, hãy đảm bảo sử dụng năm phút cuối cùng của mỗi cuộc họp để nhanh chóng tóm tắt những nội dung chính. Điều này giúp làm cho các bit thông tin quan trọng nhất trở nên rõ ràng. Lặp lại những gì mọi người dự kiến sẽ làm hoặc trình bày trong cuộc họp tiếp theo là một cách tuyệt vời để kết thúc cuộc họp và giữ mọi người làm việc.
Tận dụng giá trị của các cuộc họp nên là ưu tiên chính, đừng tổ chức các cuộc họp vì những việc bạn có thể thảo luận nhanh qua điện thoại hoặc email. Đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn được thiết lập cho các chủ đề thảo luận quan trọng và năng suất cao. Nhờ nhóm của bạn giúp bạn sử dụng thời gian này một cách khôn ngoan để làm việc cùng nhau và chuyển qua các dự án một cách suôn sẻ.
