Bạn đã ở đó. Dự án là rất quan trọng. Hầu như không có đủ thời gian và tiền cược cao. Áp lực là trên. Không có chỗ cho sai sót. Nếu bạn làm đúng, mọi thứ đều hạnh phúc, và bạn là người hùng. Nếu bạn làm sai, bi kịch sẽ ập đến và tất cả mọi người, bao gồm cả khách hàng của bạn, nhân viên của bạn và có thể cả gia đình bạn ở nhà sẽ coi bạn là kẻ thất bại.
Richard Phillips, Giám đốc điều hành của Pilot Freight Services, làm việc dưới áp lực như vậy hàng ngày. Công ty của ông xử lý hậu cần cho các tập đoàn lớn, những người phải giao mọi thứ, thiết lập và làm việc ở nhiều khu vực trên thế giới với rất ít hoặc không có sai sót.
Công ty của anh ta thường được yêu cầu xử lý các hoạt động độc đáo hoặc phức tạp. 'Thông thường, khi chúng tôi được yêu cầu làm điều gì đó phi thường, đó cũng là sứ mệnh quan trọng đối với khách hàng' Phillips tiết lộ. 'Những nỗ lực lần đầu tiên của chúng tôi luôn tồn tại trực tiếp và chúng diễn ra trên đường cao tốc, trong các nhà kho đông đúc, trên đường nhựa sân bay và ở các địa điểm xa xôi trên khắp thế giới.' Vận may của con người và đôi khi cuộc sống có thể nằm trên đường thẳng. Hoàn thành công việc ngay từ lần đầu tiên thường là lựa chọn duy nhất.
Phillips, một thành viên của Tổ chức các Chủ tịch Trẻ (YPO), đã chia sẻ một số mẹo tuyệt vời về cách đảm bảo bạn và nhóm của bạn sẽ không bị áp lực khi nhiệm vụ quan trọng.
1. Duy trì văn hóa trách nhiệm.
Đảm bảo rằng một dự án được thực hiện đúng ngay lần đầu tiên đặt ra trách nhiệm to lớn cho những người có liên quan. Nếu họ không sẵn sàng để đảm nhận trách nhiệm này, thì thất bại có thể sắp xảy ra. ' Mọi nhân viên Pilot đều biết rằng họ chịu trách nhiệm về mọi lô hàng trong hệ thống của chúng tôi, '' Phillips nói. ' Không có gì gọi là vấn đề của người khác. '
2. Duy trì văn hóa sở hữu.
Đó là một điều tốt để có trách nhiệm và một số người có thể tham gia vào một dự án lớn. Nhưng ai đó cần phải chịu trách nhiệm cho sự thành công chung. 'Mặc dù mọi nhân viên đều chịu trách nhiệm về mọi chuyến hàng, nhưng mọi chuyến hàng chủ yếu thuộc về một người hoặc một nhóm, những người biết rằng cần phải chủ động trong việc quản lý quy trình nếu chúng tôi muốn thành công, ' Phillips xây dựng.
3. Duy trì một nền văn hóa của sự thật.
Sai lầm thường không thể tránh khỏi trong các tình huống đặt cược cao. Với áp lực cao như vậy, một số người có thể cảm thấy buộc phải tránh nói toàn bộ sự thật khi có điều gì đó không ổn, nếu chỉ để cứu công việc của họ. Phillips đảm bảo rằng mọi người của anh ấy được khuyến khích trở thành những người nói sự thật cho dù kết quả thế nào đi chăng nữa. 'Mọi nhân viên Pilot đều biết rằng việc chỉ ra một vấn đề tiềm ẩn luôn là một điều tốt.' anh khẳng định. 'Ngay cả khi tin xấu.'
4. Nghiên cứu sâu rộng dự án.
Trong một nhiệm vụ cao, nhiệm vụ phức tạp, bất kỳ chi tiết nào bị bỏ sót đều có thể dẫn đến thảm họa. 'Biết hoàn toàn mọi thứ bạn có thể về khách hàng và những gì bạn đang làm cho họ trước khi bắt đầu. Biết được nhu cầu của khách hàng. Biết hoạt động của họ, ' thêm Phillips. ' Đối với chúng tôi, điều đó có nghĩa là chúng tôi không chỉ biết một lô hàng là quan trọng. Chúng tôi biết tại sao. Nó có dễ vỡ không? Nó dễ vỡ theo cách nào? Biết các nhà cung cấp. Họ thường đến muộn như thế nào? Làm thế nào để họ thích tài liệu của họ được chọn? Kiểm tra thời tiết. Biết chiều cao của các cửa bến tàu. Đảm bảo rằng cổng thang máy đang hoạt động. Kiểm tra lại thời tiết. Biết giờ hoạt động của mọi cơ sở nơi bạn có thể nhận hoặc trả hàng. Biết tên nhân viên bảo vệ sau giờ làm việc. Anh ta có một con vật cưng? Biết tên vật nuôi. Quan trọng nhất, hãy biết chính xác khả năng của bạn và những gì bạn sẽ làm. Bạn thường có thể tích lũy kinh nghiệm mà không gặp rủi ro nếu bạn học mọi thứ có thể về thế giới mà bạn đang vận hành. '
5. Biết khi nào nên nói 'Không' với khách hàng.
Thật tuyệt khi trở thành anh hùng mọi lúc, trừ khi bạn không thể. 'Nếu có rủi ro thất bại đáng kể, khách hàng của bạn sẽ cảm ơn bạn vì đã nói như vậy' Phillips khuyến nghị. 'Bạn sẽ có được uy tín, nâng cao mối quan hệ với khách hàng và quan trọng hơn, bạn sẽ phục vụ họ một cách thích hợp.'
6. Bắt đầu nhỏ để ủi các đường gấp khúc.
Khi bạn có một hoạt động lớn cần phải hoàn hảo ra khỏi cổng, bạn cần tạo ra sân thử nghiệm của riêng mình. 'Chúng tôi biết rằng thất bại luôn có hậu quả, nhưng nếu chúng tôi có thể thử một chương trình ở một hoặc hai thành phố, sau đó dừng lại và rút ra bài học của mình trước khi triển khai một chương trình trên toàn cầu, chúng tôi có thể tự tiết kiệm cho mình rất nhiều cơn đau đầu.' Phillips chia sẻ.
7. Thường xuyên giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn.
Kiến thức là vô ích trong một kịch bản nhóm trừ khi nó được chia sẻ. Việc để bất kỳ ai ra khỏi cuộc giao tiếp có thể dẫn đến những sai lầm không mong muốn khi áp lực tăng lên. 'Nói chuyện với đồng nghiệp của bạn và khi họ nói chuyện với bạn, hãy lắng nghe' Phillips nói. 'Có rất ít vấn đề có thể phát sinh mà không thể giải quyết được, nếu bạn biết về chúng.'
8. Giữ cho các bên bên ngoài trong vòng lặp.
Mọi người cả trong và ngoài nhóm của bạn phải làm việc đồng bộ để hoàn thành các dự án quan trọng. Đừng để nó có cơ hội rằng các đội bên ngoài của bạn biết điều gì đang xảy ra. 'Giữ liên lạc với mọi nhà cung cấp và biết cách họ đang lên kế hoạch thực hiện phần hoạt động của họ,' Phillips nhận xét. Ông cũng nhấn mạnh sự cần thiết phải quản lý các kỳ vọng của khách hàng trong suốt quá trình. 'Giữ liên lạc với khách hàng và cập nhật cho họ về những gì đang diễn ra. Làm điều này ngay cả khi mọi thứ đang diễn ra đúng như kế hoạch. Vâng, nó là nhàm chán. Trong thế giới của tôi, nhàm chán tương đương với thành công. '
9. Có một kế hoạch dự phòng ... cho mọi thứ.
Phillips có được phần lớn thành công nhờ vào khả năng lập kế hoạch của nhóm. Bằng cách suy nghĩ trước mọi tình huống có thể xảy ra và giải pháp, họ tiết kiệm thời gian và căng thẳng khi mọi thứ thực sự diễn ra không như ý muốn, ngay cả khi đó là kịch bản mà họ không ngờ tới. 'Biết chính xác bạn sẽ phản ứng như thế nào nếu nhà cung cấp đến muộn, nếu máy bay gặp sự cố cơ học, nếu có bão tuyết ở Trung Tây,' chỉ ra Phillips. 'Ba giờ sáng thường là thời điểm tồi tệ để thử và sáng tạo. Vì vậy, hãy giải quyết vấn đề sáng tạo của bạn trước. '
10. Tạo một đội muốn thành công.
Thành công trong các dự án quan trọng của sứ mệnh xảy ra khi mọi người vui vẻ chơi cùng nhau. Nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng của bạn phải tin tưởng và mong muốn rằng dự án là xứng đáng và có thể đạt được. Hãy chăm sóc họ với tư cách cá nhân và hỗ trợ họ như một đội để cùng nhau đạt được những điều kỳ diệu. 'Khi cả ba nhóm này hoạt động như một cộng đồng, các vấn đề rất hiếm xảy ra và có rất ít vấn đề không thể khắc phục được.' Phillips kết luận.
Mỗi tuần Kevin khám phá những câu chuyện độc quyền bên trong (YPO), tổ chức ngang hàng đầu tiên trên thế giới dành cho các giám đốc điều hành, đủ điều kiện từ 45 tuổi trở xuống.
