Jeff Bezos gần đây đã cấm PowerPoint tham gia các cuộc họp tại Amazon, nhấn mạnh rằng thay vào đó, các cuộc họp bắt đầu bằng việc những người tham dự đọc thầm một tài liệu bản cứng chứa thông tin cần thiết để thảo luận về vấn đề này.
Điều này không có gì đáng ngạc nhiên, vì có nghiên cứu khoa học quan trọng cho rằng việc sử dụng PowerPoint làm giảm trí thông minh của tổ chức. Tuy nhiên, thay thế PowerPoint bằng 'tài liệu tóm tắt' (như Bezos đã làm) không chỉ là khoa học tốt; đó cũng là một động thái tài chính cực kỳ thông minh, vì ba lý do sau:
- Tiết kiệm thời gian. PowerPoint giao tiếp với tốc độ mà người thuyết trình nói; một tài liệu tóm tắt truyền đạt với tốc độ mà khán giả đọc. Một bài thuyết trình sẽ kéo dài một giờ (không bị gián đoạn hoặc thảo luận) được cô đọng chỉ trong năm phút.
- Tiết kiệm thời gian. Bởi vì một tài liệu tóm tắt cung cấp thông tin quan trọng vào đầu cuộc họp, mọi người theo nghĩa đen 'ở trên cùng một trang' và cuộc thảo luận ngắn hơn và đi vào trọng tâm hơn. Hơn nữa, vì một bài thuyết trình cần một người thuyết trình, một phải đã tham dự cuộc họp để có được thông tin. Với một tài liệu tóm tắt, những người chỉ cần thông tin (nhưng không cần tham gia) có thể chỉ cần đọc tài liệu và bỏ qua cuộc họp.
- Tiết kiệm thời gian. Một tài liệu tóm tắt giúp loại bỏ ba điều lãng phí thời gian tồi tệ nhất trên PowerPoint: a) Các bài thuyết trình 'Họ không-thể-ghim-này-Jello-to-the-wall', b) 'Tôi-không-chuẩn-bị-vậy-tôi -sử dụng-của-tôi-tiêu chuẩn-slide-bài thuyết trình '; và tệ nhất là c) 'Đối với-tình-yêu-của-thần-sẽ-làm-bạn-vui lòng-nhận-được-điểm-chết-tiệt?' các bài thuyết trình.
Tôi đã đề cập rằng nó tiết kiệm thời gian? Tốt, vì như tôi đã chỉ ra trước đây, một giám đốc điều hành trung bình dành khoảng 50% thời gian của mình cho các cuộc họp (một phần ba trong số đó là hoàn toàn vô ích). Đây là một sự tiêu hao năng suất rất lớn, vượt quá khả năng khét tiếng của PowerPoint trong việc làm giảm trí thông minh của tổ chức.
Vì vậy, chúng ta hãy làm những con số. Vì tài liệu tóm tắt tiết kiệm (ít nhất) gấp đôi so với PowerPoint và có xu hướng loại bỏ những cuộc họp vô bổ nhất, bằng cách thay thế PowerPoint bằng tài liệu tóm tắt, Bezos đã tăng năng suất quản lý toàn công ty một cách hiệu quả bằng cách ít nhất 25 phần trăm.
Tôi đã nghiên cứu và viết về công nghệ văn phòng và kỹ thuật quản lý trong hơn 20 năm. Có rất ít nếu có bất kỳ công nghệ hoặc kỹ thuật nào, khi được triển khai, có thể có tác động tích cực đáng kể đến năng suất.
Nhưng đó không phải là tất cả. Việc cấm PowerPoint để hỗ trợ các tài liệu tóm tắt đã khiến Bezos và Amazon phải trả giá chính xác là 0,00 đô la. Đối với tất cả các mục đích thực tế, đó là ROI vô hạn.
Khá thông minh hả?
