Monotasking, còn được gọi là một nhiệm vụ, là thực hành cống hiến bản thân cho một nhiệm vụ nhất định và giảm thiểu gián đoạn tiềm năng cho đến khi nhiệm vụ được hoàn thành hoặc một khoảng thời gian đáng kể đã trôi qua. Monotasking trái ngược với đa nhiệm, đó là khả năng phân chia trọng tâm của một người giữa nhiều nhiệm vụ.
Đây là định nghĩa sách giáo khoa về monotasking. Dựa theo Bryant Adibe, M.D. , monotasking là một suy nghĩ sâu sắc và khiến bạn phải xem xét lại mối quan hệ của mình theo thời gian - điều cơ bản và quý giá nhất của bạn tài sản .
Bryant Adibe nói, 'Vào cuối cuộc đời của chúng ta, sẽ không ai nhớ chúng ta đã trả lời email nhanh như thế nào; và không ai trên giường bệnh của họ yêu cầu thêm thời gian để ngồi thông qua một cuộc họp ngân sách khác. Thay vào đó, chúng ta tìm kiếm nhiều thời gian hơn để làm và trải nghiệm những điều mang lại cho chúng ta ý nghĩa và mục đích. Đó là cốt lõi của việc đơn nhiệm - đó là việc suy nghĩ lại cách chúng ta làm việc để chúng ta có thể tham gia có ý nghĩa hơn với môi trường của mình. '
Đa nhiệm và trí não
Các nghiên cứu chỉ ra rằng những người làm việc đa nhiệm bị giảm chỉ số IQ của họ và đa tác vụ mãn tính có thể giảm mật độ chất xám ở vùng vỏ não trước của vỏ não - đây là vùng liên quan đến sự đồng cảm và kiểm soát cảm xúc.
Khi bạn đa nhiệm, bạn không thực sự làm nhiều việc cùng một lúc. Thay vào đó, bộ não của bạn đang nhanh chóng chuyển sự chú ý theo tuần tự giữa mỗi hoạt động mà bạn đang cố gắng. Điều này được gọi là 'chuyển đổi nhiệm vụ' và nó là cái chết của năng suất. Mặc dù mỗi tập này xảy ra trong một phần nhỏ của giây, nghiên cứu cho thấy rằng các tập này có thể làm giảm 40% năng suất.
Chuyển đổi tác vụ xảy ra ngay cả trong các hoạt động thông thường đơn giản như kiểm tra tin nhắn văn bản, thông báo email hoặc thậm chí khi đồng nghiệp ghé qua bàn của bạn để trò chuyện. Bất cứ điều gì làm chệch hướng sự chú ý và sự tập trung của bạn đều gây ra tình trạng chuyển đổi nhiệm vụ.
Vì bạn không thể kiểm soát tất cả các kích thích bên ngoài và trong một số trường hợp, bạn sẽ phải chuyển đổi công việc, chẳng hạn như nấu ăn và nói chuyện với con mình cùng một lúc, nên việc phát triển tư duy đơn điệu trong các lĩnh vực mà bạn có thể kiểm soát càng quan trọng hơn. thích công việc và chăm sóc bản thân cá nhân.
Bryant Adibe, người hiện đang là Giám đốc chăm sóc sức khỏe tại Đại học Mount Saint Mary ở Los Angeles, có 5 lời khuyên để đưa bản thân vào tư duy làm việc đơn điệu.
Mẹo để có được tư duy độc hành ngay hôm nay
1. Làm việc sâu sắc
Để đơn nhiệm, bạn sẽ cần phải tăng khả năng làm việc sâu. Làm việc sâu sắc là khả năng tập trung vào một nhiệm vụ đòi hỏi cao hơn - một nhiệm vụ đòi hỏi mức độ cao hơn về khả năng nhận thức và nhận thức - mà không bị phân tâm trong một thời gian dài.
Hầu hết mọi người chỉ lướt qua bề mặt khi nói đến sự tập trung và gắn bó. Bạn sẽ làm việc trong khoảng thời gian ngắn từ 15 đến 20 phút mỗi lần. Dòng chảy liên tục của sự không chú ý ngăn cản bạn tìm hiểu sâu hơn đến một mức độ mà kết nối thực sự được tạo ra. Khi bạn thường xuyên làm việc trong một khung trí óc nông cạn và mất tập trung, bạn có thể vĩnh viễn giảm khả năng đạt được mức độ tập trung và chú ý sâu hơn khi bạn cần nhất.
Thực hành công việc sâu sắc, sẽ sửa chữa điều này. Mỗi ngày dành ra từ 2 đến 4 giờ để bạn có thể tập trung vào một dự án duy nhất mà không bị gián đoạn (không có điện thoại, email, cuộc trò chuyện, mạng xã hội). Loại sự tập trung đơn lẻ này sẽ thu hút cả hai bên não của bạn và bạn sẽ có thể đạt được loại đột phá tạo ra tác động lớn nhất đến dự án bạn đang thực hiện.
Để tìm hiểu sâu hơn, hãy đọc Deep Work của Cal Newport .
2. Xác định thời gian hiệu suất cao nhất của bạn
Mọi người đều có một khoảng thời gian cụ thể trong ngày khi bạn ở trạng thái tốt nhất. Đây là lúc bạn nhạy bén nhất, ít bị phân tâm nhất và dễ có những khoảnh khắc đột phá nhất. Khoảng thời gian này cũng là lúc bạn dễ dàng làm đơn giản nhất.
Đối với một số người, nó xảy ra vào buổi sáng và những người khác vào ban đêm. Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là phải nghiên cứu bản thân và xác định thời gian hiệu suất cao nhất của bạn là bao nhiêu.
Nếu bạn không nhận thức được thời gian hiệu suất cao nhất của mình là khi nào, bạn có nguy cơ phải đi làm trong thời gian đó, hoặc ngủ quên trong thời gian đó, hoặc ngược lại, cố gắng thực hiện tư duy ở cấp độ cao hơn khi bạn mệt mỏi, rã rời và trong trạng thái kém sáng tạo nhất. .
Một khi bạn có thể xác định thời gian hiệu suất cao nhất trong ngày, hãy dành thời gian đó làm thời gian được bảo vệ để thực hiện công việc chuyên sâu. Bảo vệ trong khoảng thời gian này. Đó là khoảnh khắc thiêng liêng của bạn.
3. Loại bỏ sự phân tâm và tập trung vào hai câu hỏi quan trọng
Monotasking không phải là tập trung vào một mục tiêu, mà nhiều hơn về việc loại bỏ những phiền nhiễu khiến bạn không thể hoàn thành một mục tiêu.
Đôi khi sự phân tâm tồi tệ nhất là mong muốn có chủ đích tốt của bạn là được làm việc hiệu quả.
Bạn có thể bắt đầu một ngày với 10 mục trong danh sách việc cần làm của mình và hy vọng sẽ hoàn thành được tất cả. Nếu bạn không đạt được tất cả chúng, bạn có thể bắt đầu tự đánh giá và cảm thấy không hiệu quả, chỉ để lặp lại chu kỳ vào ngày mai.
Thay vào đó, hãy bắt đầu một ngày của bạn bằng cách tự hỏi bản thân hai câu hỏi:
1. Tôi có thể làm gì hôm nay sẽ mang lại cho tôi ý nghĩa và mục đích?
2. Hai điều quan trọng nhất mà tôi có thể làm hôm nay sẽ có tác động lớn nhất là gì?
Câu hỏi đầu tiên nhắc bạn kết hợp các hoạt động trong ngày để mang lại cho bạn sự hoàn thiện và thúc đẩy hạnh phúc, chẳng hạn như đọc sách cho con bạn hoặc đi bộ đường dài với chó của bạn. Câu hỏi thứ hai buộc bạn phải đi sâu vào hai mục thực sự quan trọng, đưa sự chú ý của bạn ra khỏi những mục chỉ có vẻ quan trọng trên bề mặt.
4. Xây dựng một ngày của bạn như một tòa nhà chọc trời
Các tòa nhà chọc trời hiện đại thường được xây dựng bằng cách sử dụng một ống cấu trúc lõi được bao quanh ở ngoại vi bởi các dầm hỗ trợ. Bạn có thể sử dụng khái niệm bền bỉ và đàn hồi tương tự để cấu trúc các ngày của mình.
Cốt lõi là hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của bạn từ câu hỏi thứ hai ở trên. Bao vây ở ngoại vi là những nhiệm vụ cần thiết, nhưng năng suất thấp hơn mà bạn phải làm. Những việc như trả lời email, gọi điện, việc vặt hoặc giấy tờ.
Lên lịch cho công việc chuyên sâu của bạn trong các khoảng thời gian từ 2 đến 4 giờ để cố định một ngày của bạn và tập hợp các hoạt động ngoại vi khác thành các nhóm mà bạn có thể thực hiện cùng nhau.
Ví dụ: thay vì trả lời tất cả các email khi chúng đến, hãy đặt giờ định trước - như 8 giờ sáng, buổi trưa và 5 giờ chiều. Bạn có thể sử dụng một hệ thống tương tự để gọi điện, gửi tin nhắn văn bản hoặc kiểm tra / đăng bài trên mạng xã hội. Bằng cách tổng hợp các hoạt động này và loại bỏ tất cả chúng lại với nhau, bạn tiết kiệm thời gian và giảm nhu cầu thực hiện nhiều nhiệm vụ với chúng khi làm việc. Quan trọng nhất, nó sẽ cho phép bạn tập trung vào từng tin nhắn hoặc cuộc gọi với sự chú ý không phân chia - đó là nhiệm vụ đơn lẻ.
5. Tạo và lên lịch thời gian tiêu cực
Một nhiệm vụ không chỉ áp dụng cho công việc - nó cũng quan trọng không kém với thời gian nghỉ của bạn.
Thông thường, bạn vẫn còn mải mê với công việc khi bạn nên dành thời gian cho con cái và gia đình. Đó là một hiện tượng được gọi là 'dư lượng sự chú ý', có nghĩa là bạn vẫn đang suy nghĩ về một nhiệm vụ, trong khi bạn đã chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Đó là một hậu quả tai hại của đa nhiệm.
Thời gian tiêu cực là thời gian dành ra để hoàn toàn không làm gì cả. Trong hầu hết các trường hợp, lịch trình của bạn bị dồn dập từ lúc mặt trời mọc đến lúc mặt trời lặn khiến bạn không còn chỗ trống. Về mặt thần kinh, bạn cần thời gian đó để cho não được nghỉ ngơi. Cho bộ não của bạn nghỉ ngơi cho phép bạn tích hợp, giải quyết vấn đề và kết nối các dấu chấm trong nền ở mức độ sâu hơn nhiều.
Tạo và lập lịch thời gian tiêu cực cho phép bạn quay trở lại làm việc mới với quan điểm rõ ràng.
Bạn có thể tạo ra thời gian tiêu cực bằng cách thiết lập ranh giới rõ ràng cho thời điểm ngày làm việc của bạn thực sự bắt đầu và khi bạn không còn rảnh (kể cả qua email). Lên kế hoạch từ 1 đến 2 giờ mỗi ngày để bạn có thể nghỉ ngơi, làm trống đầu óc và tham gia vào hoạt động giúp giảm căng thẳng - như đi bộ, đọc sách, thiền hoặc hòa mình vào thiên nhiên. Bất kể hoạt động nào, điều quan trọng là phải có mặt và tham gia một cách có ý nghĩa với môi trường yên tĩnh của bạn.
Để tìm hiểu sâu hơn về việc xây dựng thói quen xung quanh việc làm đơn điệu, hãy đọc Tools of Titans của Tim Ferris.
Bryant Adibe cũng khuyên bạn nên sử dụng chế độ máy bay trên điện thoại di động thường xuyên hơn. Trong các buổi làm việc chuyên sâu của mình, anh ấy để điện thoại của mình trong một phòng riêng và anh ấy nói nếu có thể thì anh ấy sẽ đóng băng nó trong nước đá. Nó đáng để tập trung, sức khỏe và năng suất.
