'Dịch vụ dùng chung' là một thuật ngữ xác định triết lý hoạt động liên quan đến việc tập trung hóa các chức năng quản trị của một công ty đã từng được thực hiện ở các bộ phận hoặc địa điểm riêng biệt. Các dịch vụ có thể được chia sẻ giữa các đơn vị kinh doanh khác nhau của một công ty bao gồm tài chính, mua hàng, kiểm kê, trả lương, thuê mướn và công nghệ thông tin. Ví dụ, một trụ sở trung tâm có thể kiểm soát tất cả việc tuyển dụng cho toàn bộ chuỗi cửa hàng bán lẻ. Thuật ngữ 'dịch vụ được chia sẻ' cũng có thể áp dụng cho các quan hệ đối tác được hình thành giữa các doanh nghiệp riêng biệt. Trong trường hợp này, những người thuê tòa nhà văn phòng có thể chia sẻ dịch vụ viễn thông hoặc bảo trì. Các dịch vụ chia sẻ cũng có sẵn trên Internet. Một ví dụ về hình thức dịch vụ chia sẻ này là Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) cung cấp cho nhiều khách hàng doanh nghiệp quyền truy cập vào các ứng dụng trực tuyến để họ có thể tránh mua các hệ thống và phần mềm đặc biệt.
Lý tưởng nhất là các công ty triển khai các dịch vụ dùng chung được tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách tiêu chuẩn hóa các quy trình và thực hành cũng như tạo ra lợi thế theo quy mô. Những người ủng hộ cho rằng thực hiện một chức năng ở một địa điểm thường đòi hỏi ít đầu tư hơn vào công nghệ và không gian văn phòng, cũng như ít nhân viên hơn tới 30% so với thực hiện chức năng ở nhiều địa điểm. Erik Sherman giải thích: 'Theo các dịch vụ chia sẻ, một công ty tập trung vào các chức năng của bộ phận văn phòng, chẳng hạn như kế toán, kho bãi, và thậm chí cả công nghệ thông tin, và coi họ như những nhà cung cấp nội bộ. Computerworld . 'Phần còn lại của công ty có thể sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để thay thế, vì vậy áp lực cạnh tranh thúc đẩy dịch vụ đáp ứng và giảm nhân sự giúp tiết kiệm tiền.' Trong một số trường hợp, các chức năng tập trung — hoặc các tổ chức dịch vụ chia sẻ — tính phí các bộ phận khác nhau cho việc sử dụng dịch vụ của họ. Các tổ chức dịch vụ chia sẻ khác thậm chí còn cung cấp dịch vụ của họ cho các công ty bên ngoài trên thị trường mở.
Việc áp dụng các dịch vụ dùng chung là một chiến lược kinh doanh phổ biến. Trên thực tế, Elizabeth Ferrarini đã lưu ý trong Computerworld rằng nó đã được một nửa trong số 500 công ty trong danh sách Fortune chấp nhận. 'Tập trung hóa các chức năng của công ty - theo cách hiện được gọi là mô hình 'dịch vụ chia sẻ' - là một trong những xu hướng kinh doanh nóng nhất hiện nay', Mark Henricks viết trong Doanh nhân . 'Những người thực hành nó nói rằng họ có thể cắt giảm chi phí trong khi cải thiện chất lượng của các dịch vụ được chia sẻ.' Khái niệm dịch vụ chia sẻ được đưa ra vào những năm 1980, khi một số công ty lớn với nhiều đơn vị kinh doanh bắt đầu tìm cách giảm chi phí hành chính của họ. Kể từ đó, Henricks lưu ý, 'các dịch vụ chia sẻ đã phát triển thành một công cụ toàn diện và linh hoạt hơn để cải tiến quy trình, cho phép đầu tư công nghệ, tạo ra lợi nhuận và giảm chi phí.'
Tuy nhiên, có một số nhược điểm tiềm ẩn liên quan đến các dịch vụ chia sẻ. Ví dụ, các công ty chuyển sang mô hình dịch vụ chia sẻ thường phải chịu chi phí thuê người mới và cài đặt công nghệ mới. Ngoài ra, việc triển khai các dịch vụ dùng chung cần có thời gian — thường là hơn một năm. Hơn nữa, như Henricks đã cảnh báo, tập trung hóa không thích hợp cho mọi chức năng. Các công ty không nên tập trung hóa các năng lực hoặc chức năng cốt lõi của mình liên quan đến việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đặc biệt nếu các công ty bên ngoài cũng sử dụng các dịch vụ dùng chung.
Việc triển khai các dịch vụ dùng chung cũng có thể tạo ra các vấn đề trong công ty. Ví dụ, các nhân viên đã từng cung cấp dịch vụ trong các đơn vị kinh doanh khác nhau có thể khó chịu với sự mất kiểm soát mà họ gặp phải theo thỏa thuận mới. Ngoài ra, các nhân viên trụ sở cung cấp dịch vụ chia sẻ từ một vị trí trung tâm có thể không thoải mái khi coi các đơn vị kinh doanh là khách hàng. Trên thực tế, việc chuyển sang môi trường dịch vụ chia sẻ đòi hỏi nhân viên phải phát triển các kỹ năng mới, trong đó chú trọng hơn đến tính linh hoạt và dịch vụ khách hàng. Sherman nói: “Để trở thành nhà cung cấp được ưu tiên - và thậm chí để có được sự tồn tại an toàn của công ty - dịch vụ dùng chung phải mang lại hiệu quả về chi phí, mang lại kết quả vượt trội. Kết quả là, một hệ thống dịch vụ dùng chung không thích hợp cho mọi doanh nghiệp. Henricks lưu ý: “Đối với nhiều công ty, các dịch vụ dùng chung sẽ vẫn là một khái niệm hấp dẫn và không phù hợp với nhu cầu của họ. 'Đối với những người khác, nó sẽ đại diện chính xác mô hình phù hợp để tận dụng cơ hội đầy hứa hẹn để tận dụng tối đa các kỹ năng văn phòng tại nhà mà các bộ phận, địa điểm khác và thậm chí các công ty khác cũng có thể sử dụng.'
THƯ MỤC
Bangemann, Tom. Dịch vụ dùng chung trong tài chính và kế toán . Gower Publishing Ltd., tháng 12 năm 2005.
Ferrarini, Elizabeth. 'Chia sẻ dịch vụ.' Computerworld . Ngày 27 tháng 11 năm 2000.
Henricks, Mark. 'Học cách chia sẻ.' Doanh nhân . Tháng 3 năm 2001.
Herman, Jim. 'Dịch vụ kinh doanh được chia sẻ trên mạng.' Đánh giá Truyền thông Doanh nghiệp . Tháng 6 năm 2000.
Reilly, Peter A. Cách Nhận Giá trị Tốt nhất từ Nhân sự: Tùy chọn Dịch vụ Chia sẻ . Gower Publishing Ltd., tháng 1 năm 2003.
Quinn, Barbara. Dịch vụ chia sẻ: Khai thác vàng doanh nghiệp . Prentice-Hall, 2000.
Schwartz, Ephraim. 'HP đặt ra để phát triển cung cấp dịch vụ chia sẻ CNTT: CNTT với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ nội bộ hứa hẹn sẽ linh hoạt hơn.' InfoWorld . 23 tháng 5 năm 2006.
Sherman, Erik. 'Thách thức về dịch vụ được chia sẻ: Tập hợp lại CNTT với tư cách là nhà cung cấp nội bộ để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho nhiều người, nhưng thật dễ dàng để đánh bại Snafus.' Computerworld . Ngày 2 tháng 8 năm 1999.
Whitehead, William T. 'Dịch vụ chia sẻ: Chiến lược kinh doanh để tăng giá trị cổ đông.' Vị tri được lựa chọn . Tháng 7 năm 2000.
