Có vài điều khó chịu hơn là ngữ pháp kém trong email công việc! Tờ Wall Street Journal gần đây đã đăng một bài báo về sự chuyên chế của dấu chấm than trong văn phòng, và tôi đã có phản ứng! Tôi ghét nó khi mọi người sử dụng quá nhiều dấu chấm than! Sau đó, tôi cảm thấy áp lực khi sử dụng một loạt chúng trong câu trả lời của mình, và tôi cũng ghét điều đó! Tất cả điều đó là vi phạm các phương pháp hay nhất về ngữ pháp!
Cho dù bạn quá xúc động hay có tảng băng trong huyết quản, thì ngữ pháp email công việc cũng rất quan trọng. Bạn muốn nghe chuyên nghiệp và đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng. Thái độ đặc biệt khó thể hiện và thông qua email. Thật không may, việc sử dụng dấu chấm than đã trở thành một điều mới cần phân tích và lo lắng. Đúng vậy, dấu chấm than! Nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng đó là thực tế. Các sắc thái sẽ khiến đầu bạn quay cuồng. 'Anh ấy đã không sử dụng dấu chấm than trong câu trả lời của mình! Anh ấy có giận tôi không? Ý tưởng của tôi có bốc mùi không? Anh ta không hài lòng về điều gì khác và tập trung cơn thịnh nộ của mình vào đây? Tôi có nên theo dõi không? Anh ấy có thể cư xử ... bình thường không? '
Giống như nhiều người khác, tôi cũng ước có khoảng trống giữa dấu chấm và dấu chấm than. Nhưng vì các vị thần ngữ pháp có lẽ không sắp phát minh ra một dấu chấm câu mới, nên hãy ngừng sử dụng hoàn toàn dấu chấm than. Đây là lý do tại sao và làm thế nào để giải phóng bản thân khỏi nhà tù của những câu cảm thán:
Lý do:
1. Nó không hiệu quả.
Dấu câu ở cuối câu không cần phải phức tạp. Phần lớn các câu liên quan đến công việc của bạn đều kết thúc đúng bằng dấu chấm. Nếu bạn chỉ sử dụng nó và tiếp tục, bạn có thể đã trả lời thêm hai email nữa vào lúc này. Nếu bạn bị choáng ngợp bởi số lượng email nhận được, đây là một nơi dễ dàng để lấy lại thời gian. Bạn cũng sẽ giúp người khác làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách không sử dụng dấu chấm than thường xuyên, bạn cho phép họ tập trung vào thông điệp, thay vì băn khoăn về giọng điệu của bạn.
2. Họ cần biết khi nào bạn có ý đó.
Giống như nhiều thứ khác, dấu chấm than sẽ mất tác dụng nếu chúng bị lạm dụng quá mức. Đây chính xác là cách vấn đề này bắt đầu: nhiều dấu chấm than trở thành một bình thường mới và nó làm sai lệch tiêu chuẩn mà mọi người mong đợi. 'Bình tĩnh' trong dấu câu của bạn không có nghĩa là bạn đang cộc lốc - nó chỉ có nghĩa là bạn đang viết đúng. Để củng cố ý tưởng đó, không bao giờ bắt đầu ngay từ đầu với việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than sẽ dễ dàng hơn. Than ôi, một số đã quá xa để được cứu.
3. Nó đang miễn phí.
Nghe có vẻ ngớ ngẩn, băn khoăn về dấu chấm câu là một gánh nặng về cảm xúc, cho cả bản thân bạn và người đọc của bạn. Nó không cần phải theo cách này. Nếu bạn chỉ sử dụng dấu chấm than khi thực sự cảm thán điều gì đó, bạn sẽ không cần phải lo lắng nhiều về cách bạn đọc email. Bạn có rất nhiều điều thực sự phải lo lắng, vì vậy hãy giải tỏa nỗi lo lắng không cần thiết này.
Cách làm:
1. Hãy nhất quán.
Ngay từ đầu, hãy sử dụng các câu cảm thán một cách hạn chế. Điều đáng chú ý là sự thay đổi trong tỷ lệ sử dụng. Vì vậy, nếu bạn không sử dụng nhiều câu cảm thán ngay từ đầu, bạn đã thiết lập một tiền lệ vững chắc. Sẽ không ai thắc mắc về sự thay đổi cảm xúc của bạn nếu bạn luôn nói về những điều tương tự. Nếu bạn đã là người lạm dụng hàng loạt dấu chấm than, hãy bỏ món gà tây lạnh lùng. Có thể có một khoảng thời gian lúng túng ngắn ngủi, nhưng mọi người sẽ nhanh chóng điều chỉnh.
2. Luôn sử dụng đúng ngữ pháp.
Dù sao thì bạn cũng nên làm điều này, nhưng nó phải lặp lại: luôn sử dụng ngữ pháp thích hợp trong email công việc. Nó chuyên nghiệp hơn và nó thể hiện sự tôn trọng thời gian của người khác. Ngữ pháp phù hợp cũng cải thiện sự rõ ràng, vì vậy mọi người đều nhận được thông điệp chính xác như bạn dự định. Sử dụng ngữ pháp phù hợp sẽ làm cho việc sử dụng ít dấu chấm than của bạn có vẻ phù hợp với giọng điệu bình thường của bạn.
3. Đừng thay thế một vấn đề này bằng một vấn đề khác.
Nếu bạn cần ngừng sử dụng quá nhiều dấu chấm than, đừng bù đắp bằng cách thay thế bằng hình mặt cười hoặc biểu tượng cảm xúc khác. Bạn chỉ tạo ra cùng một kỳ vọng thông qua một cơ chế khác. Kìm hãm ý muốn 'làm dịu' kỳ kinh của bạn bằng một khuôn mặt nhăn nhó. Chỉ cần nói những gì bạn muốn và hoàn thành với nó.
4. Thể hiện lòng biết ơn một cách xưng hô.
Trong hầu hết các trường hợp, email không phải là hình thức liên lạc duy nhất giữa các đối tác kinh doanh. Hãy tận dụng những cơ hội qua điện thoại và gặp trực tiếp để bày tỏ lòng biết ơn đối với công việc của họ. Điều này đặc biệt hiệu quả nếu bạn làm điều đó trước mặt người khác. Nó sẽ trấn an họ rằng ảnh hưởng của một email phẳng không chuyển thành tức giận.
