Khi bạn nhận được gần 150 email công việc mỗi ngày , hộp thư đến của bạn có thể nhanh chóng trở thành vật cản cho sự tồn tại của bạn.
Sự đau khổ đó tăng lên theo cấp số nhân khi bạn là lãnh đạo của một công ty.
Vậy làm cách nào để các giám đốc điều hành hàng đầu như Bill Gates và Tim Cook quản lý lượng hộp thư đến tràn ngập của họ?
Giám đốc điều hành Amazon Jeff Bezos chuyển tiếp các email bức xúc có thêm một ký tự.
Khi một khách hàng gửi email cho Bezos để phàn nàn về điều gì đó liên quan đến Amazon, điều mà họ có thể dễ dàng thực hiện, Bezos thường chuyển tiếp thông điệp đến người thích hợp tại công ty, chỉ thêm một ký tự: '?'
'Khi nhân viên của Amazon nhận được email có dấu chấm hỏi của Bezos, họ phản ứng như thể họ vừa phát hiện ra một quả bom tích tắc, ' Businessweek báo cáo năm 2013 . 'Họ thường có vài giờ để giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà CEO đã gắn cờ và chuẩn bị một lời giải thích kỹ lưỡng về cách nó xảy ra, một phản hồi sẽ được xem xét bởi một loạt các nhà quản lý trước khi câu trả lời được trình bày cho chính Bezos.'
Giám đốc điều hành LinkedIn, Jeff Weiner, gửi ít email hơn.
Theo Weiner, nguyên tắc vàng để quản lý email là, nếu bạn muốn ít email hơn, hãy gửi ít email hơn.Anh ta viết trên LinkedIn Quy tắc đó xảy ra với anh ta tại một công ty trước đây khi, sau khi hai đồng nghiệp hài lòng với email rời khỏi công ty, lưu lượng truy cập hộp thư đến của anh ta giảm gần 30%.
'Hóa ra, không chỉ email của họ tạo ra tất cả hoạt động trong hộp thư đến đó - đó là phản hồi của tôi đối với email của họ, phản hồi của những người được thêm vào các chuỗi đó, phản hồi của những người mà sau đó họ đã sao chép , và vân vân, 'Weiner viết.
Anh ấy tiếp tục: 'Sau khi nhận ra động thái này, tôi quyết định tiến hành một thử nghiệm mà tôi sẽ không viết email trừ khi thực sự cần thiết. Kết quả cuối cùng: Ít email hơn đáng kể và hộp thư đến dễ điều hướng hơn. Tôi đã cố gắng tuân theo cùng một quy tắc kể từ đó. '
Người đồng sáng lập Birchbox Katia Beauchamp yêu cầu nhân viên đưa ra thời hạn trả lời.
Giám đốc điều hành dịch vụ đăng ký mẫu làm đẹp nói với Lifehacker rằng việc nhấn mạnh mọi người trong nhóm cho biết khi nào họ cần phản hồi trong tất cả các email là một trong những thủ thuật tiết kiệm thời gian tốt nhất của cô ấy.Cô nói: “Nó làm cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên nhanh hơn rất nhiều.
Giám đốc điều hành Zappos, Tony Hsieh, thuê một nhóm ninja email toàn thời gian.
Trong một chủ đề Quora hấp dẫn về thói quen sử dụng email của CEO, Michael Chen, một người trả lời từng gặp Hsieh, đã viết rằng CEO của Zappos nói với anh ấy rằng anh ấy có một nhóm gồm bốn hoặc năm người xử lý email toàn thời gian.
Chen nói: “Thực tế thú vị, tôi nghĩ rằng tiêu đề chính thức của họ là Email Ninja.
Giám đốc điều hành của Loews Jonathan M. Tisch không bao giờ bắt đầu email bằng 'Tôi'.
'Sếp của tôi nói với tôi rằng bất cứ khi nào bạn viết thư - và bây giờ nó áp dụng cho email ngày nay - đừng bao giờ bắt đầu một đoạn văn bằng từ' Tôi ', bởi vì điều đó ngay lập tức gửi đi một thông điệp rằng bạn quan trọng hơn người đó. bạn đang giao tiếp với, 'Tisch kể lại Adam Bryant của tờ New York Times.
Anh ấy nói rằng việc phải suy nghĩ về cách bắt đầu một câu mà không có 'Tôi' sẽ giúp bạn trở thành một người viết tốt hơn và dạy bạn cách thực sự suy nghĩ thấu đáo một vấn đề.
Giám đốc điều hành của Apple, Tim Cook, đọc hầu hết hơn 700 email của mình.
CEO thức dậy lúc 3:45 sáng mỗi ngày cho biết trong một cuộc phỏng vấn với ABC rằng anh ấy nhận được khoảng 700 đến 800 email mỗi ngày:Và tôi đọc phần lớn những ... hàng ngày, hàng ngày. Tôi là một người nghiện công việc.
Giám đốc điều hành Microsoft Bill Gates may mắn có quá ít email khiến bạn phải căng thẳng về số không hộp thư đến.
Gates nói với 'Today' vào năm 2013 rằng anh ấy chỉ nhận được từ 40 đến 50 email mỗi ngày.
Vì vậy, bạn xử lý một số và quay lại với những người khác vào ban đêm. Bạn chắc chắn rằng nếu bạn bỏ một thứ gì đó, bạn sẽ quay lại với nó sau này, 'anh ấy giải thích.
Người đồng sáng lập Huffington Post, Arianna Huffington, có ba lần cấm email.
Arianna Huffington (giữa) cùng hai con gái Isabella và Christina Huffington.Huffington có ba quy tắc đơn giản cho email :
1. Không có email trong nửa giờ trước khi đi ngủ.
2. Không vội vã gửi email ngay khi cô ấy thức dậy.
3. Không có email khi cô ấy ở với các con của cô ấy.
“Lần cuối cùng mẹ tôi tức giận với tôi trước khi bà mất là khi bà nhìn thấy tôi đọc email và nói chuyện với các con cùng một lúc,” Huffington viết trong cuốn sách của mình. Phát triển . ' '[B] eing kết nối một cách nông cạn với toàn bộ thế giới có thể ngăn chúng ta kết nối sâu sắc với những người gần gũi nhất với chúng ta - bao gồm cả chính chúng ta.'
Giám đốc điều hành Etsy Chad Dickerson có một hệ thống để ghi nhớ các số liên lạc.
Giám đốc điều hành thị trường trực tuyến nói với Fast Company rằng bạn cần phải có một hệ thống cho mọi thứ, bất kể nó là gì.
Ví dụ: bất cứ khi nào anh ấy gặp ai đó mới và thêm thông tin liên hệ của họ vào sổ địa chỉ của mình, anh ấy sẽ gửi kèm ghi chú về thời điểm họ gặp nhau và những gì họ đã thảo luận. Bằng cách đó, bất cứ khi nào anh ấy gửi email cho ai đó, anh ấy có thể trực tiếp tham khảo cuộc họp của họ trước khi tiếp tục.
Người sáng lập và Giám đốc điều hành Hint Water, Kara Goldin thức dậy sớm để kiểm tra email.
Goldin coi buổi sáng của cô ấy là một phần quan trọng trong ngày của cô ấy và dành một chút thời gian của buổi sáng để kiểm tra email và lịch trình của cô ấy.Cô ấy nói rằng cô ấy đi thẳng đến hộp thư đến của mình lúc 5:30 sáng bởi vì 'làm điều này giúp tôi hiểu rõ ràng về những gì sẽ diễn ra trong 12 giờ tới và những ưu tiên của tôi khi tôi đến văn phòng.'
Giám đốc điều hành và người sáng lập Hootsuite Ryan Holmes đi vì email bị hỏng.
Khi bị choáng ngợp với hộp thư đến của anh ấy, Holmes thích 'tuyên bố phá sản hộp thư đến' và xóa mọi thứ để anh ấy có thể bắt đầu mới.
Ông khuyến nghị chỉ thực hiện việc này vài năm một lần và các học viên nên thêm thông báo từ chối trách nhiệm vào chữ ký email của họ sau khi xóa các thư chưa đọc. Đại loại như, 'Xin lỗi nếu tôi không nhận lại được email cuối cùng của bạn. Để trở thành một người giao tiếp tốt hơn vào năm 2015, tôi gần đây đã tuyên bố phá sản email ', anh ấy khuyên.
Chủ tịch điều hành Google Eric Schmidt trả lời nhanh mọi email.
Trong cuốn sách của anh ấy ' Cách hoạt động của Google , cựu Giám đốc điều hành Google đã viết, 'Hầu hết những người giỏi nhất - và bận rộn nhất - mà chúng tôi biết hành động nhanh chóng trên email của họ, không chỉ với chúng tôi hoặc một số người gửi được chọn, mà với tất cả mọi người.'
Ngay cả khi câu trả lời đơn giản là 'hiểu rồi', Schmidt nói rằng phản ứng nhanh sẽ thiết lập một vòng giao tiếp tích cực và một nền văn hóa tập trung vào thành tích.
Người sáng lập và Giám đốc điều hành của Zuckerberg Media, Randi Zuckerberg đã tạm dừng email.
Zuckerberg nói với Marie Claire rằng cô ấy có hai quy tắc quan trọng khi nói đến email:
1. Cô ấy đợi ít nhất 20 phút sau khi thức dậy rồi mới kiểm tra.
2. Cô ấy ngừng gửi email khi biết mình đang cảm thấy quá xúc động.
'Bạn có thể sẽ thở phào nhẹ nhõm vì bạn đã không gửi nó khi bạn đã đọc lại nó,' cô ấy nói.
Điều này câu chuyện lần đầu tiên xuất hiện trên Thương nhân trong cuộc .
