Hướng dẫn sử dụng cho nhân viên , sổ tay chính sách và thủ tục, sổ tay nhân viên - bất kể bạn muốn gọi chúng là gì - thường bị cả người lao động và người sử dụng lao động coi là một thứ xấu xa cần thiết. Chúng thường tạo ra sự khó chịu từ nhân viên, đặc biệt nếu chúng không rõ ràng, viết tốt và cụ thể cho doanh nghiệp và nếu chúng tập trung chủ yếu vào tiêu cực - nói cách khác, chỉ liệt kê những việc không nên làm. Trong khi đó, các nhà tuyển dụng thường xem xét các hướng dẫn này về cách bảo vệ… tài sản… của họ trong trường hợp có bất kỳ vụ kiện tụng tiềm năng nào.
Tuy nhiên, có một cách tốt hơn.
Các chuyên gia nói rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể soạn thảo sổ tay hướng dẫn nhân viên để vừa bảo vệ họ khỏi kiện tụng vừa giúp nhân viên thoải mái bằng cách viết ra những điều khoản tích cực trong các chính sách của công ty. Để có một sổ tay chính sách hiệu quả, người sử dụng lao động nên dành thời gian để xác định điều gì là quan trọng đối với doanh nghiệp, cả việc giữ cho nhân viên được thông báo và hạnh phúc, cũng như hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của công ty. Nancy Cooper, chủ tịch nhóm lao động và việc làm của Garvey Schubert Barer , một công ty luật có trụ sở tại Portland, Oregon.
Paul Rowson, giám đốc điều hành tại Thế giới tại nơi làm việc , một hiệp hội nguồn nhân lực toàn cầu tập trung vào lương thưởng, phúc lợi, cuộc sống công việc và tổng phần thưởng tích hợp. 'Điều này bao gồm cách thức đưa ra quyết định trả lương, cách họ được đánh giá dựa trên hiệu suất của họ, cách công ty đối xử với những thứ như nghỉ ốm và các phúc lợi khác, cách công ty xem các chương trình làm việc cuộc sống và họ sẽ được đối xử như thế nào trong một cuộc tranh chấp.' Ông cho biết thêm, việc ghi tất cả những vấn đề đó trong một cuốn sổ tay có thể giúp nhân viên làm việc tốt nhất của họ mà không phải lo lắng rằng người sử dụng lao động sẽ đối xử không công bằng với họ.
Nhưng ma quỷ ở trong các chi tiết, như họ nói. Sự thành công của sổ tay nhân viên phụ thuộc vào những gì bạn bao gồm và cách bạn soạn thảo các chính sách. Nguyên tắc đầu tiên để viết một cuốn sách chiến thắng là nó phải được viết một cách rõ ràng, dễ hiểu và phản ánh được văn hóa của doanh nghiệp. Một số chính sách nhất định cần phải có trong cẩm nang của pháp luật. Điều này có nghĩa là bạn nên dành thời gian để tìm hiểu về các yêu cầu của địa phương và tiểu bang, cũng như các yêu cầu của liên bang, Cooper nói. Các chính sách khác nên có trong sổ tay để bảo vệ người sử dụng lao động. Bà nói thêm: “Bất kể lý do đằng sau các chính sách là gì, tất cả đều phải được thực thi một cách nhất quán.
Biên tập viên Ghi chú: Tìm kiếm Nhân sự cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Hướng dẫn sau đây sẽ phác thảo những điều bạn phải bao gồm theo luật, các điều khoản mà các chuyên gia pháp lý nói rằng mọi cuốn sổ tay nhân viên nên bao gồm và sau đó là các điều khoản tùy chọn khác mà bạn có thể muốn đưa vào sổ tay nhân viên để làm cho nó có hiệu quả với bạn và nhân viên của bạn.
Những Điều Cần Bao Gồm Trong Sổ Tay Nhân Viên: Các Quy Định Về Sổ Tay Theo Yêu Cầu Của Pháp Luật
Trước khi bắt tay vào viết sổ tay nhân viên, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ những gì họ cần đưa vào theo quy định của pháp luật. Điều đó cũng có thể xác định cách bạn quyết định thiết lập sổ tay nhân viên.
Bước đầu tiên là làm quen với luật việc làm của liên bang, tiểu bang và địa phương mà bạn phải tuân thủ - một số luật thậm chí còn được yêu cầu đăng trong sổ tay nhân viên của công ty. Bộ Lao động Hoa Kỳ cung cấp thông tin cho người sử dụng lao động về luật liên bang ảnh hưởng đến các vấn đề tại nơi làm việc trên trang web của mình tại www.dol.gov . Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nhiều tiểu bang, bạn có thể có lý do pháp lý để viết những cuốn sổ tay khác nhau cho nhân viên ở mỗi tiểu bang. Cooper nói: “Mỗi tiểu bang có luật việc làm riêng. 'Nhiều luật ở cấp tiểu bang nói rằng bạn phải có nó trong cuốn sổ tay.'
Các vấn đề khác cũng có thể ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận sổ tay nhân viên. Ví dụ: nếu bạn có các đơn vị kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như cơ sở sản xuất và cơ sở bán hàng và nghiên cứu, bạn có thể muốn có sổ tay cốt lõi giống nhau cho từng nhóm nhân viên nhưng bạn có thể muốn bao gồm các chính sách cụ thể cho các đơn vị kinh doanh cụ thể , chẳng hạn như nếu một đơn vị kinh doanh có công đoàn hoặc nhân viên được trả lương theo giờ, Cooper nói.
Sau khi xác định cách bạn sẽ tiếp cận sổ tay nhân viên, bạn cần xác định những chính sách nào bạn cần đưa vào theo luật. Một số công ty cung cấp phần mềm hoặc mẫu có thể là bước khởi đầu tốt để giúp bạn hoàn thành quy trình. Nhưng các chính sách có thể khác nhau giữa các bang. Nếu bạn không chắc chắn những chính sách nào được yêu cầu bởi luật pháp, bạn nên kiểm tra với các tổ chức nhân sự hoặc luật sư việc làm của bạn. Nhiều sở lao động của tiểu bang cũng có danh sách trên trang web của họ cho người sử dụng lao động về luật mà họ phải tuân thủ khi kinh doanh tại tiểu bang và những điều này có thể hữu ích trong việc xác định những gì cần đưa vào sổ tay nhân viên.
Các chính sách bạn cần đưa vào sổ tay nhân viên theo luật có thể bao gồm những điều sau:
- Chính sách nghỉ việc cho gia đình . Đạo luật Nghỉ phép Y tế Gia đình của chính phủ liên bang yêu cầu các chủ lao động ở quy mô nhất định phải cung cấp cho nhân viên tối đa 12 tuần nghỉ phép không lương trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào để sinh hoặc chăm sóc một đứa trẻ, để chăm sóc cho một thành viên trong gia đình có tình trạng sức khỏe nghiêm trọng. , hoặc nếu nhân viên có tình trạng sức khỏe nghiêm trọng. Nhiều tiểu bang cũng có chính sách riêng của họ liên quan đến việc nghỉ phép không lương.
- Chính sách việc làm bình đẳng và không phân biệt đối xử . Bộ Lao động Hoa Kỳ yêu cầu nhiều doanh nghiệp đăng thông tin nêu rõ rằng doanh nghiệp tuân thủ luật không phân biệt đối xử và bình đẳng về cơ hội việc làm trong việc tuyển dụng và thăng chức.
- Chính sách đãi ngộ của người lao động . Nhiều tiểu bang yêu cầu nhân viên phải được thông báo bằng văn bản về các chính sách bồi thường cho người lao động.
Trong số các luật khác có thể yêu cầu đưa vào sổ tay nhân viên là các chính sách về chỗ ở của người khuyết tật, chính sách về nghỉ phép trong quân đội, chính sách về chỗ ở cho con bú và chính sách rời bỏ nạn nhân tội phạm.
Đào sâu hơn: Làm thế nào để tập hợp một sổ tay nhân viên
Những gì cần bao gồm trong sổ tay nhân viên: Các điều khoản Mỗi sổ tay nhân viên nên bao gồm
Có một số tuyên bố từ chối trách nhiệm chung mà mọi cuốn sổ tay nhân viên nên có.
- Không phải hợp đồng . Điều quan trọng là phải chỉ ra rằng cuốn sổ tay chỉ là một cuốn sổ tay - và không đưa ra bất kỳ lời hứa nào về việc tiếp tục được tuyển dụng. Cooper đề xuất cách diễn đạt sau: 'Cuốn sổ tay này không phải là một hợp đồng, rõ ràng hay ngụ ý, cũng không đảm bảo việc làm trong bất kỳ khoảng thời gian cụ thể nào. Mặc dù chúng tôi hy vọng mối quan hệ lao động của chúng tôi sẽ lâu dài, nhưng Công ty hoặc bạn có thể kết thúc mối quan hệ bất cứ lúc nào, có hoặc không thông báo, có hoặc không có lý do, trong phạm vi pháp luật cho phép. '
- Sổ tay vượt trội hơn các tài liệu chính sách trước đây . Cuốn sổ tay phải làm rõ rằng đây là từ cuối cùng trong các chính sách của công ty. Cooper đề nghị bạn sử dụng ngôn ngữ sau: 'Sổ tay Nhân viên này thay thế và thay thế tất cả các chính sách và thủ tục trước đây bao gồm nhưng không giới hạn ở tất cả các bản ghi nhớ hoặc các chính sách bằng văn bản có thể đã được ban hành về các chủ đề được đề cập trong sổ tay này.'
- Các chính sách trong sổ tay có thể thay đổi . Điều quan trọng là để lại một khoảng trống nhỏ vì thời gian thay đổi, các vấn đề mới xuất hiện và bạn có thể cần phải sửa đổi. Đây là cách Cooper gợi ý bạn từ điều khoản này: 'Các chính sách có trong sổ tay này chỉ là hướng dẫn và có thể thay đổi khi Công ty cho là phù hợp và cần thiết. Đôi khi, bạn có thể nhận được thông báo về các chính sách, thủ tục, lợi ích hoặc chương trình mới hoặc được sửa đổi. '
- Trang xác nhận nhân viên . Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn và xác minh rằng nhân viên của bạn biết rằng công ty của bạn tuân thủ các luật này, điều quan trọng là phải bao gồm trang xác nhận mà nhân viên ký và quay lại. Xác nhận phải nêu rõ rằng nhân viên hiểu trách nhiệm của họ là phải đọc và tuân theo các chính sách. Cooper nói: “Bạn muốn có trang xác nhận có thể tháo rời khỏi cuốn sổ tay. 'Khi nó đã được ký, nó cần được đưa vào hồ sơ nhân sự của nhân viên.'
Đào sâu hơn: Công cụ: Ghi nhận Sổ tay Nhân viên Biên nhận
Những gì cần bao gồm trong sổ tay nhân viên
Trước khi viết sổ tay nhân viên, bạn cũng nên dành thời gian để xác định điều gì là quan trọng đối với bạn với tư cách là một doanh nghiệp. Bạn có quan tâm đến việc nhân viên của bạn xuất hiện như thế nào khi họ đang làm việc? Bạn có muốn họ hạn chế nhắn tin khi đang làm việc không? Bạn có quan tâm nếu họ viết blog về công ty? Nếu vấn đề quan trọng đối với bạn và bạn mong đợi hành vi của nhân viên, bạn nên giải quyết vấn đề đó trong một chính sách.
'Các vấn đề quan trọng có thể là những thứ như khả năng sử dụng điện thoại di động của nhân viên tại nơi làm việc hoặc khi lái xe; đối phó với cách thích hợp (hoặc cách không phù hợp) mà nhân viên thảo luận với người sử dụng lao động trong các phòng trò chuyện hoặc trên blog sau giờ làm việc; hoặc thậm chí khả năng của người sử dụng lao động trong việc giải quyết các vấn đề do cách nhân viên sử dụng máy tính, e-mail và hộp thư thoại của họ, 'Cooper nói. 'Một trong những điều quan trọng nhất cần nhớ là cuốn sổ tay của bạn cần phản ánh cách bạn kinh doanh. Nếu bạn viết một chính sách, hãy chuẩn bị để thực thi chính sách - cho dù đó là một chính sách đặt ra các giới hạn hay một chính sách hỗ trợ các mục tiêu. Bạn cần phải có cuốn sổ tay phản ánh chân thực về công việc kinh doanh của bạn. '
Bạn cũng cần phải quyết định xem bạn muốn cuốn sổ tay của mình có giọng điệu nào. Nhiều cuốn sổ tay được viết từ quan điểm tiêu cực 'sẽ không'. Tuy nhiên, một số hướng dẫn sử dụng hiệu quả nhất là những hướng dẫn được viết từ quan điểm tích cực. Cooper nói: 'Chắc chắn nhân viên cần biết loại hành vi nào sẽ gây ra vấn đề, chẳng hạn như vắng mặt quá mức, nhưng chính sách không cần phải được viết tập trung vào hình phạt.
Dưới đây là hướng dẫn về những phần bạn có thể muốn đưa vào sổ tay nhân viên:
1. Lịch sử công ty . Mặc dù không bắt buộc, nhưng một phần ngắn thảo luận về lịch sử của công ty và sứ mệnh của nó có thể giúp tạo ra tiếng nói cho sổ tay nhân viên. Rowson cho biết phần này có thể bao gồm các cuộc thảo luận về tuyên bố sứ mệnh của công ty, lý do tồn tại là gì, khách hàng là ai, vị trí của công ty trên thị trường là gì, v.v. 'Bạn có thể nói về người sáng lập để hiểu về lịch sử công ty hoặc văn hóa, 'Rowson nói. 'Bạn có thể thêm một cuộc thảo luận về đội ngũ lãnh đạo để mọi người cảm thấy như thể họ biết cuối cùng họ đang làm việc cho ai.' Cooper lưu ý không đưa ra bất kỳ lời hứa nào trong phần này, chẳng hạn như hứa trả cho nhân viên số tiền hàng đầu trong lĩnh vực của bạn, điều này có thể khó duy trì nếu công ty rơi vào thời kỳ kinh tế khó khăn.
2. Chính sách thời gian nghỉ có trả tiền . Phần này trình bày chính sách nghỉ phép của công ty, chẳng hạn như cách kiếm được thời gian nghỉ phép và cách sắp xếp thời gian nghỉ. Nó cũng phải nêu rõ những ngày nghỉ mà công ty tuân theo, bao gồm cả những ngày nghỉ mà công ty đóng cửa và nếu công ty là một nhà hàng hoặc doanh nghiệp khác vẫn mở cửa vào ngày lễ, thì nhân viên sẽ được trả lương như thế nào khi làm việc trong kỳ nghỉ. Bạn cũng có thể muốn đề cập đến việc nghỉ ốm, nghỉ chữa bệnh cho gia đình, và các loại nghỉ phép khác, chẳng hạn như nghỉ phép cho vợ / chồng trong quân đội.
3. Hành vi của nhân viên . Dưới tiêu đề này, bạn có thể thảo luận về chính sách chuyên cần, thời gian nghỉ ăn và nghỉ ngơi cũng như những kỳ vọng chung về hạnh kiểm của nhân viên. Điều này có thể bao gồm nêu rõ chính sách chống phân biệt đối xử quấy rối nhân viên, cấm hút thuốc, chính sách lạm dụng chất kích thích, cách nhân viên có thể sử dụng Internet hoặc e-mail và quy định về trang phục - nếu bạn có. Bạn có thể muốn đề cập đến việc nhân viên nên xử lý như thế nào để giải quyết xung đột. Làm cho phần này rất chung chung về bản chất. Cooper nói: “Đừng đi vào quá nhiều chi tiết. 'Bản chất con người là muốn có một danh sách giặt là tất cả những thứ có thể chấp nhận được nhưng bản chất con người là bạn cũng sẽ quên một thứ gì đó.'
4. Thanh toán và Khuyến mại . Viết ra các phương thức thanh toán của bạn và cho nhân viên biết liệu họ sẽ được trả lương hàng tuần hay hai tuần một lần hoặc bất cứ điều gì. Đây là nơi bạn nêu chính sách làm thêm giờ của mình, xác định giờ làm việc và thảo luận về cấu trúc mức lương của bạn để mọi người biết họ phù hợp ở đâu trong hệ thống phân cấp, Rowson nói. Rowson nói: “Điều cuối cùng bạn muốn làm khi thuê ai đó là làm họ ngạc nhiên về thời điểm tiền lương của họ sẽ đến. 'Bạn muốn cho mọi người biết tần suất họ sẽ được thanh toán và cách họ sẽ được thanh toán, bạn có cung cấp tiền gửi trực tiếp không và có bao nhiêu kỳ hạn trả trong một năm.' Bạn cũng có thể nói về những loại gói bồi thường mà bạn cung cấp, bao gồm việc liệu nhân viên có đủ điều kiện nhận tiền thưởng hoặc quyền chọn cổ phiếu hay không và cách thức hoạt động của quy trình đánh giá hiệu suất. Cooper cảnh báo rằng nếu bạn đưa ra một chính sách của công ty để thăng tiến, bạn cần nhớ rằng công ty và các nhà quản lý của nó đều cần phải tuân theo chính sách đó. Bà nói: “Đó là nơi mà hầu hết các công ty đều mắc sai lầm. 'Họ hứa hẹn quá nhiều và họ không tuân theo chính sách của riêng mình.'
5. Lợi ích . Trong phần này, hãy cung cấp cho nhân viên một cái nhìn tổng quát về những lợi ích mà bạn cung cấp về chăm sóc sức khỏe, nha khoa, nhãn khoa, bảo hiểm nhân thọ, v.v., nhưng không thảo luận về các chính sách cụ thể với các công ty cụ thể. Cooper chỉ ra: 'Quyền lợi của bạn có thể thay đổi thường xuyên - có lẽ thường xuyên hơn so với sổ tay hướng dẫn. Hãy nói về việc ai đủ điều kiện, liệu chỉ nhân viên toàn thời gian hay nhân viên bán thời gian được cung cấp gói phúc lợi theo tỷ lệ, cũng giải quyết vấn đề đó. Liệt kê các tiêu chí để đủ điều kiện, khi nào bạn có thể đăng ký nhận trợ cấp và những sự kiện quan trọng trong cuộc sống mà bạn có thể thay đổi quyền lợi - chẳng hạn như kết hôn hoặc sinh con.
Sau khi tất cả thông tin được tập hợp thành một cuốn sổ tay nhân viên, hãy nhớ kiểm tra tài liệu trước khi phân phát cho nhân viên. Nếu có thể, một luật sư nên tham gia vào việc soạn thảo sổ tay. Cooper nói: “Nếu một nhà tuyển dụng đang cố gắng tiết kiệm tiền, thì điều tối thiểu họ nên làm là nhờ luật sư xem xét lại sau khi tổng hợp lại.” Bà cho biết thêm, đánh giá đó chỉ có thể giúp doanh nghiệp của bạn tránh được các vụ kiện trong tương lai liên quan đến hành vi của nhân viên - hoặc không - được xác định trong sổ tay nhân viên.
Đào sâu hơn: Bạn có cần một chính sách truyền thông xã hội không?
Những gì cần bao gồm trong sổ tay nhân viên: Các liên kết được đề xuất
Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực
http://www.shrm.org
SHRM là hiệp hội lớn nhất thế giới dành cho quản lý nguồn nhân lực, đại diện cho hơn 250.000 thành viên tại hơn 140 quốc gia.
Bộ Lao động Hoa Kỳ
http://www.dol.gov
Hướng dẫn về luật lao động liên bang trên trang web của bộ lao động có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang nắm bắt những điều cơ bản trong sổ tay nhân viên của mình.
Sổ tay Doanh nghiệp Nhỏ
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Sổ tay của Cục Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp dành cho các doanh nghiệp nhỏ của Bộ Lao động có thể giúp người sử dụng lao động cung cấp một nơi làm việc an toàn và lành mạnh cho nhân viên của họ.
Sổ tay Mô hình Miễn phí
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com cung cấp một sổ tay mô hình miễn phí. Sổ tay Chính sách Hoàn chỉnh của Viện Alexander Hamilton ($ 100) là một CD-ROM có các chính sách có thể chỉnh sửa cùng với các hướng dẫn của từng tiểu bang. Và Policies Now là một chương trình sang trọng (hrtools.com; $ 199) sử dụng thuật sĩ Hỏi & Đáp để giúp bạn tùy chỉnh sổ tay
Thế giới tại nơi làm việc
http://www.worldatwork.org
Hiệp hội nguồn nhân lực toàn cầu này tập trung vào lương thưởng, phúc lợi, đời sống công việc và tổng phần thưởng tích hợp để giúp các tổ chức thu hút, tạo động lực và giữ chân lực lượng lao động tài năng.
Biên tập viên Ghi chú: Tìm kiếm Nhân sự cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
