Có những ngày, dường như dù cố gắng đến đâu, chúng ta cũng không thể hoàn thành kế hoạch của mình. Luôn có những nhiệm vụ không được hoàn thành, cuộc gọi không được thực hiện, email không được trả lời.
Có 2 giải pháp để làm chủ thời gian mà nhiều doanh nhân chống lại:
- Phái đoàn
- Gia công phần mềm
Điều này đặc biệt đúng với những người làm nghề giải độc, những người thường có ngân sách eo hẹp và những người có thể đấu tranh với ý tưởng giải phóng quyền kiểm soát. Đôi khi có vẻ dễ dàng hơn khi nói, 'Tôi sẽ tự làm việc đó' hơn là đầu tư thời gian vào việc tìm ai đó để giúp bạn.
Tôi xem tất cả các hoạt động hàng ngày của mình qua cửa sổ 4 ngăn:
- Tôi yêu những gì tôi phải làm và tôi rất giỏi.
- Tôi không thích những gì tôi phải làm nhưng tôi giỏi nó.
- Tôi thích những gì tôi phải làm nhưng tôi không giỏi.
- Tôi không thích những gì tôi phải làm, và tôi không làm tốt.
TôiNgoài ra, tôi tự hỏi mình, 'Đây có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của tôi không? Tôi có thể yêu những gì tôi phải làm, và tôi có thể làm điều đó thậttốt, nhưng tôi có thể thuê người khác có thể làm việc đó tốt hơn, nhanh hơn hoặc rẻ hơn không?
Mục tiêu của tôi là chỉ tập trung vàonhững hoạt động mà tôi yêu thích, tôi làm tốt và là cách sử dụng thời gian tốt nhất của tôi.
Điều đó nghe có vẻ là một mục tiêu tuyệt vời, nhưng việc thực hiện mới là điều quan trọng. Vì vậy, làm thế nào để bạn tìm thấy các nguồn lực để xử lý các nhiệm vụ mà chúng ta sợ hãi hoặc các nhiệm vụ được người khác hoàn thành tốt hơn?
Ủy quyền và nâng cao một cách khôn ngoan
Nếu bạn có nhân viên, nơi tự nhiên để ủy quyền là nội bộ nếu bạn có tài nguyên vượt trội so với những gì bạn cần. Đây là một cảnh báo quan trọng.
Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ cố gắng thêm các nhiệm vụ vào danh sách nhân viên bởi vì họ tình cờ có sẵn, không phải vì họ là những người giỏi nhất với công việc. Điều này có thể dẫn đến rất nhiều vấn đề, bao gồm thực hiện kém, thất vọng cao và tinh thần nhân viên giảm sút.
Việc giao nhiệm vụ cho nhân viên đòi hỏi phải có sự suy tính trước và theo dõi. Việc ủy quyền thành công nhất xảy ra khi người sử dụng lao động làm theo các bước sau:
1: Xác định rõ ràng các nhiệm vụ và công việc được giao.
2: Xác định người bạn sẽ giao nhiệm vụ. Đảm bảo rằng bạn không yêu cầu ai đó đảm nhận thêm những trách nhiệm không phù hợp với sức mạnh, tài năng hoặc sự sẵn sàng của họ. Nhân viên phải có khả năng quản lý bản thân trước khi đảm nhận trách nhiệm quản lý người khác.
3: Tạo một kế hoạch quản lý cho người được giao các nhiệm vụ này. Khi chúng tôi ủy thác nhiệm vụ, chúng tôi không giải phóng trách nhiệm hoặc quyền sở hữu đối với nhiệm vụ đó. Thay vào đó, chúng tôi đã thêm vào trách nhiệm giải trình của chính mình bởi vì chúng tôi hiện chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của những người khác. Chất lượng hiệu suất của chính chúng ta gắn liền trực tiếp với hiệu suất của những người chúng ta quản lý.
4: Lên lịch các cuộc họp tình trạng thường xuyên với (các) nhân viên hiện đang chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ này để đảm bảo họ không vượt quá tầm của họ và có thể hoàn thành.
Thuê ngoài một cách thông minh
Nếu bạn không có nhân viên mà bạn có thể ủy quyền, thuê ngoài là một cách tuyệt vời để xóa sạch mọi thứ bạn không nên làm. Đặc biệt là trong môi trường trực tuyến, tập trung vào nền tảng ngày nay, nơi mà mọi thứ di chuyển nhanh chóng, các chủ doanh nghiệp phải tìm đến các chuyên gia chuyên môn để theo kịp.
Một nguyên tắc chung cho việc thuê ngoài là bất cứ thứ gì không liên quan đến năng lực cốt lõi của bạn đều nên được thuê ngoài. Trừ khi bạn hoàn toàn có thể biện minh cho một nguồn lực toàn thời gian cho một chức năng cụ thể, tốt nhất bạn nên thuê ngoài những chuyên gia tập trung vào một lĩnh vực cụ thể toàn thời gian, cập nhật các kỹ năng và công nghệ cần thiết và yêu thích công việc.
Các khu vực áp dụng điều này là:
- Quản lý tài chính / kế toán / sổ sách kế toán
- Quản lý phương tiện truyền thông xã hội, với kiến thức chuyên môn về nền tảng cụ thể
- Quản lí IT
- Phát triển và bảo trì web
- Quản lý nhân sự
Về cơ bản, bất kỳ chức năng nào mà bạn hoàn toàn phải có để điều hành doanh nghiệp của mình nhưng không liên quan đến năng lực của bạn đều là những ứng cử viên tuyệt vời cho việc thuê ngoài. Thời gian của bạn được sử dụng tốt nhất để xây dựng chiến lược, gặp gỡ khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ với nhân viên và khách hàng, phát triển các kỹ năng phù hợp với năng lực cốt lõi của bạn và thiết lập bản thân trở thành người có thẩm quyền hàng đầu trong ngành của bạn.
Chọn cẩn thận
Không thiếu các công ty có vẻ uy tín để quản lý các nhiệm vụ quan trọng của bạn. Lực lượng lao động dự phòng / thuê ngoài tiếp tục phát triển nhanh chóng. Mặc dù những xu hướng này cung cấp nhiều lựa chọn hơn, nhưng chúng cũng mang lại nhiều cơ hội hơn cho những công việc tầm thường hoặc có vấn đề. Nếu bạn chọn thuê ngoài, hãy có chọn lọc. Kiểm tra tài liệu tham khảo, bắt đầu từ từ với một dự án nhỏ và tiếp tục tham gia cho đến khi đối tác của bạn đã chứng minh được bản thân. Đảm bảo bạn có một điều khoản chấm dứt giải phóng bạn khỏi một cam kết không thành công.
Xóa những công việc mà bạn cho là 'tệ nạn cần thiết' khỏi lịch sẽ không chỉ giải phóng thời gian quý giá của bạn mà còn tạo ra kết quả tốt hơn và khiến bạn trở thành một người hạnh phúc hơn. Điều đó không đáng để dành thời gian để ủy quyền và thuê ngoài sao? Chúc may mắn!
