Không quan trọng việc bản trình bày PowerPoint của bạn trôi chảy như thế nào, bạn có thể trả lời các câu hỏi khó một cách nghệ thuật như thế nào hay sự kết hợp giữa thống kê và câu chuyện của bạn được cân bằng hoàn hảo như thế nào. Nếu bạn lấp đầy giao hàng của mình bằng những từ lấp đầy như 'ừm', 'uh', 'thích', 'phải', 'vậy' hoặc 'bạn biết đấy', bạn đang lãng phí thời gian quý giá, làm giảm uy tín nghề nghiệp của bạn và mang đến cho người nghe nhiều cơ hội để điều chỉnh.
Trong hai thập kỷ của tôi với tư cách là một huấn luyện viên và người hướng dẫn kỹ năng thuyết trình và giao tiếp, tôi đã làm việc với hàng trăm nhà lãnh đạo từ khắp nơi trên thế giới, những người đang vật lộn với những từ lấp lửng.
Ở Hoa Kỳ, 'ừm', 'uh' và 'như vậy' là những từ phổ biến nhất. Đối với các khách hàng của tôi ở Ireland, 'em' dường như là từ bổ sung để lựa chọn. Đối với khách hàng Israel của tôi, đó là 'ehhh', và đối với những người nói tiếng Trung bản ngữ, đó là '??' (phát âm là 'zhège'). Bất kể bạn nói ngôn ngữ nào, rất có thể, bạn đã phát triển một thói quen mà bạn vô thức tạo ra một 'cầu nối âm thanh' giữa các ý tưởng để bạn không bị mất phương hướng suy nghĩ. Và thói quen đó đang khiến bạn trở nên kém bóng bẩy, đĩnh đạc và chuyên nghiệp hơn những gì bạn muốn.
Nhận thức rằng việc sử dụng các từ bổ sung thực sự là một thói quen là bước đầu tiên quan trọng để kiểm soát hành vi này. Trong cuốn sách của anh ấy, Sức mạnh của thói quen: Tại sao chúng ta làm những gì chúng ta làm trong cuộc sống và kinh doanh , tác giả Charles Duhigg nhắc nhở chúng ta rằng chúng ta không thể loại bỏ một thói quen - chúng ta chỉ có thể thay đổi nó để có một sự thay thế tốt hơn. Có gì thay thế tốt hơn là nói 'như' mỗi từ thứ năm hoặc kết thúc tất cả các câu của bạn bằng 'phải không?'
Đang tạm dừng.
Chủ động chọn không nói gì là một giải pháp thay thế tốt hơn là lấp đầy không gian bằng âm thanh không làm tăng thêm nội dung hoặc uy tín của bạn. Và việc tạm dừng có những lợi ích bổ sung, bao gồm cho khán giả thời gian để xử lý thông tin bạn đang chia sẻ, giúp bạn tăng tốc độ bản thân (đặc biệt nếu bạn có xu hướng tăng tốc khi lo lắng), giúp bạn có thời gian để lấy lại hơi thở và suy nghĩ theo thứ tự .
Tin tốt là nếu bạn đang sử dụng chất đệm trong các bài thuyết trình, có thể bạn đang sử dụng chúng trong cuộc trò chuyện hàng ngày. Tại sao đó là tin tốt? Bởi vì nó có nghĩa là bạn không cần phải đợi đến buổi thuyết trình chính thức tiếp theo của mình để làm tốt hơn điều này. Bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay.
Mặc dù thực tế là các từ điền vào rất đa dạng và phổ biến, cách khắc phục của tôi tương đối đơn giản.
Dưới đây là kế hoạch 4 tuần đã làm việc cho hàng trăm khách hàng của tôi để loại bỏ chất làm đầy và lấp đầy không gian bằng một số khoảng lặng rất cần thiết:
Tuần 1: Tìm đối tác để giúp nâng cao nhận thức
Rất có thể, bạn không nhận thức được tần suất mình nói 'ừm', 'thích' hoặc 'bạn biết đấy' vì nó diễn ra trong vô thức. (Hầu hết khách hàng của tôi không biết họ đang sử dụng bao nhiêu chất độn cho đến khi họ nghe bản ghi âm của chính họ.) Giai đoạn học tập này được gọi là 'sự kém cỏi trong vô thức', và để chuyển nó từ vô thức sang có ý thức, bạn sẽ cần một đối tác - hoặc hai. Tìm ai đó tại nơi làm việc và có thể là ai đó ở nhà, người mà bạn yêu cầu chỉ ra mỗi khi bạn sử dụng một từ bổ sung. Tự ghi âm và lắng nghe nó, kiểm đếm tần suất bạn sử dụng các từ bổ sung. Mục tiêu không phải là làm bạn khó xử. Nó để giúp bạn nghe những gì bạn chưa nghe thấy một mình.
Tuần 2: Nắm bắt bản thân khi bạn nói
Mục tiêu của tuần thứ hai là bạn có thể nghe chính mình nói 'ừm' hoặc 'vậy' mà không cần ai chỉ ra cho bạn. Giai đoạn học tập này được gọi là 'sự kém cỏi về ý thức'. Đây là tuần mà bạn nói với chính mình, 'Tôi vừa nói' uh '! ' và 'Tôi vừa nói lại lần nữa! ' và cảm thấy thất vọng vì bạn không xử lý được nó. Đó chính xác là nơi bạn nên ở vào thời điểm này - ý thức một cách có ý thức về tần suất nó xảy ra - và thực sự sẵn sàng cho một sự thay đổi!
Tuần 3: Thay thế thói quen xấu bằng một thói quen hữu ích
Sau một tuần nghe bản thân sử dụng các từ bổ sung, bạn đã sẵn sàng để dừng bản thân trong câu 'ừm', 'uh' hoặc 'phải không?' theo dõi và thay thế âm thanh bằng im lặng. Nói cách khác, bạn đã sẵn sàng để chuyển sang 'năng lực có ý thức', nơi bạn cực kỳ ý thức về những gì bạn đang làm đúng. Thời điểm bạn nghe (hoặc thậm chí cảm thấy) bản thân bắt đầu sử dụng một từ bổ sung, hãy dừng lại. Đừng nói từ hoặc âm thanh khác. Tạm ngừng. Chỉ cần tạm dừng. Điều này sẽ nghe rất kỳ lạ đối với tai của bạn, và nó sẽ ít kỳ lạ hơn đối với tai người nghe của bạn (tôi hứa!). Mỗi khi bạn bắt đầu phát âm một từ phụ, chỉ cần ngừng nói. Khán giả của bạn - và cả bản thân nghề nghiệp trong tương lai của bạn - sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.
Tuần 4: Tiếp tục luyện tập
Trong khi tuần thứ ba sẽ cảm thấy giống như một quá trình bắt đầu từ đầu, thì tuần thứ tư sẽ bắt đầu cảm thấy tự nhiên hơn một chút - và bạn sẽ muốn có bằng chứng rằng bạn đã cải thiện. Nếu bạn chưa làm hết được đối tác Tuần một của mình, hãy hỏi cô ấy một số phản hồi, so sánh khả năng nói trôi chảy của bạn với giọng nói của bạn ba tuần trước. Ghi âm lại bản thân và nghe nó, so sánh các bảng đối chiếu từ tuần đầu tiên. Hãy ăn mừng sự cải tiến của bạn, nhưng hãy lưu ý đến việc bạn có thể dễ dàng hoàn nguyên như thế nào nếu bạn không cập nhật nó. Nếu bạn cần cải thiện nhiều hơn, hãy quay lại tuần một hoặc hai.
Sau tất cả quá trình luyện tập này, bạn có thể thấy mình đang ở giai đoạn cuối của việc học, 'năng lực vô thức', nơi bạn thậm chí không biết rằng mình đã loại bỏ những từ phụ. Bạn chỉ nói một cách trôi chảy và khéo léo. Và cách tốt nhất để biết rằng bạn đã xử lý được vấn đề này? Khi ai đó đến gặp bạn và hỏi bạn rằng bạn đã học cách nào để trở thành một diễn giả tuyệt vời như vậy!
