Quá nhiều minh bạch. Gián đoạn . Thiếu sự tham gia. Đây là một vài trong số những từ mà các giám đốc điều hành đã đưa ra trong các cuộc thảo luận của họ về môi trường làm việc văn phòng mở thú vị một thời. Nhưng trước khi bắt đầu hành động chống mở văn phòng, hãy tìm hiểu lý do tại sao những kiểu không gian làm việc này thường thất bại.
Với chiến lược thành công đúng đắn, các công ty có thể gặt hái được những lợi ích tích cực của môi trường văn phòng mở. Từ việc nâng cao chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên đến cải thiện năng suất và sự hài lòng trong công việc, tất cả đều bắt đầu với ba thành phần chính: thiết kế dựa trên bằng chứng, công nghệ và đào tạo.
1. Kinh doanh là về con người.
Một không gian làm việc được thiết kế tốt bắt đầu bằng thiết kế dựa trên bằng chứng . Bắt đầu bằng cách hỏi một câu hỏi: 70% mọi người đang làm gì trong ngày? Thông qua quá trình khám phá này, bạn có thể phát triển sự hiểu biết về các quy trình kinh doanh của tổ chức và các nhu cầu của cá nhân và nhóm đối với các hoạt động theo yêu cầu. Thông thường, sự gia tăng năng suất thực sự xảy ra khi mọi người rời xa bàn làm việc. Đó là tất cả về việc điều chỉnh cấu hình phù hợp để tôn trọng các hoạt động và nhu cầu của nhân viên. Cho dù đó là phòng tập trung, phòng chiến lược nhận thức cho tư duy tự do hay các khu vực mở khai thác các mô hình di chuyển, các thiết kế được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ thúc đẩy tương tác, chia sẻ, đào tạo tại chỗ và kết nối.
2. Hợp nhất các không gian theo yêu cầu với công nghệ.
Bây giờ đã đến lúc thiết kế dựa trên bằng chứng tiến thêm một bước nữa bằng cách tích hợp công nghệ trong toàn bộ không gian. Vì thiết kế dựa trên bằng chứng giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp nên bạn có thể điều chỉnh không gian để đáp ứng những nhu cầu đó. Để gỡ rối một nhân viên, tích hợp công nghệ nên biến các công cụ trở thành một phần của môi trường, chứ không phải là một suy nghĩ sau đó. Tích hợp công nghệ chiến lược bắt đầu ở giai đoạn lập kế hoạch - với sự hiểu biết về loại thiết bị và phần mềm cần thiết và cách nó trở thành một công cụ tích hợp và liền mạch. Công nghệ phải hoạt động giống như một thiết bị mà người dùng có thể đến và vận hành ngay lập tức mà không cần đào tạo hoặc can thiệp.
3. Tàu, tàu, tàu!
Chỉ vì bạn xây dựng nó không có nghĩa là họ sẽ làm theo. Không gian không duy trì sự thay đổi tổ chức, nhưng việc đào tạo những người trong nghề về cách sử dụng không gian và công nghệ mới có thể dẫn đến một môi trường văn phòng mở thành công. Triển khai chương trình đào tạo hướng dẫn nhân viên về giao thức nơi làm việc mới, bao gồm cách chia sẻ toàn bộ văn phòng và vận hành công nghệ. Khi có công nghệ, nhân viên có thể kiểm soát năng suất của chính họ. Các quy trình tổ chức năng động không ngồi yên và một văn phòng hiệu suất cao phải hỗ trợ sự gia tăng chuyển động - với công nghệ.
Về cốt lõi, thiết kế nơi làm việc không phải là giảm diện tích vuông. Đó là việc giúp tổ chức và mọi người dễ dàng làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách điều chỉnh các hoạt động theo yêu cầu, tích hợp công nghệ trong toàn bộ không gian và đào tạo người làm việc về các giao thức và công nghệ mới tại nơi làm việc, văn phòng mở có thể trở thành một công cụ chiến lược để thành công trong kinh doanh.
