Hệ thống thông tin liên lạc là các quá trình khác nhau, cả chính thức và không chính thức, qua đó thông tin được chuyển giữa các nhà quản lý và nhân viên trong một doanh nghiệp, hoặc giữa chính doanh nghiệp và bên ngoài. Giao tiếp — cho dù bằng văn bản, bằng lời nói, không lời, hình ảnh hay điện tử — đều có tác động đáng kể đến cách thức tiến hành hoạt động kinh doanh. Quá trình giao tiếp cơ bản bắt đầu khi một người quan sát thấy một thực tế hoặc ý tưởng. Người đó (người gửi) có thể quyết định chuyển quan sát thành một thông điệp, và sau đó truyền thông điệp qua một số phương tiện giao tiếp đến một người khác (người nhận). Sau đó, người nhận phải giải thích thông điệp và cung cấp phản hồi cho người gửi để chỉ ra rằng thông điệp đã được hiểu và thực hiện hành động thích hợp.
Mục tiêu của bất kỳ hình thức giao tiếp nào là thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ về một thông điệp. Nhưng sự cố trong giao tiếp có thể xảy ra ở bất kỳ bước nào trong quá trình này. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần hiểu và loại bỏ những trở ngại phổ biến ngăn cản hoạt động giao tiếp hiệu quả. Một số nguyên nhân gây ra sự cố giao tiếp trong cơ sở kinh doanh bao gồm:
- Thiếu các kỹ năng ngôn ngữ cơ bản
- Kỳ vọng và nhận thức khác nhau giữa người gửi và người nhận
- Tính chọn lọc hoặc xu hướng các cá nhân chọn và chọn những gì họ giữ lại khi nhận được tin nhắn từ người khác
- Những phiền nhiễu như điện thoại đổ chuông, các cuộc họp đã lên lịch và các báo cáo chưa hoàn thành
Theo Herta A. Murphy và Herbert W. Hildebrandt trong cuốn sách của họ Truyền thông kinh doanh hiệu quả , giao tiếp tốt cần phải đầy đủ, ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể, chính xác, ân cần và lịch sự. Cụ thể hơn, điều này có nghĩa là giao tiếp nên: trả lời những câu hỏi cơ bản như ai, cái gì, khi nào, ở đâu; có liên quan và không quá nhiều từ; tập trung vào người nhận và sở thích của họ; sử dụng các sự kiện và số liệu cụ thể và các động từ hoạt động; sử dụng giọng đàm thoại để dễ đọc; bao gồm các ví dụ và hỗ trợ trực quan khi cần thiết; khéo léo và tốt bụng; và phải chính xác và không phân biệt đối xử.
Giao tiếp kinh doanh không rõ ràng, không chính xác hoặc thiếu cân nhắc có thể lãng phí thời gian quý báu, xa lánh nhân viên hoặc khách hàng và hủy hoại thiện chí đối với ban quản lý hoặc doanh nghiệp nói chung. Trên thực tế, theo một nghiên cứu năm 2004 của Ủy ban Quốc gia về Chữ viết, có tên Viết: Một Vé Đi Làm '¦ Hoặc Một Vé Ra , 'dường như việc khắc phục thiếu sót trong văn bản có thể khiến các công ty Mỹ thiệt hại tới 3,1 tỷ đô la mỗi năm.' Khi chúng ta bước vào thời đại thông tin, tầm quan trọng của giao tiếp tăng lên rõ ràng và sự chú trọng vào giao tiếp bằng văn bản tăng lên. Brent Staples giải thích sự thay đổi của nền kinh tế thời đại thông tin đang làm tăng nhu cầu về kỹ năng viết tốt ở Thời báo New York bài báo, 'Nghệ thuật vẽ nó xuống giấy nhanh chóng.' 'Các công ty từng bao che cho những nhà văn kém cỏi bằng cách vây quanh họ những người có thể dịch suy nghĩ của họ ra giấy. Nhưng chiến lược này đã tỏ ra kém thực tế hơn trong thời đại thông tin định hướng cuối cùng, vốn đòi hỏi nhiều bài viết chất lượng cao hơn từ nhiều loại nhân viên hơn bao giờ hết. Thay vì bao che cho những người không phải là nhà văn, các công ty đang ngày càng tìm cách để sàng lọc họ ngay từ cửa. '
LỊCH SỬ GIAO TIẾP KINH DOANH
Trong những năm đầu của công ty Mỹ, các nhà quản lý doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở chặt chẽ của giao tiếp từ trên xuống. Bất cứ điều gì ông chủ hoặc chủ sở hữu của công ty nói là luật. Trong hầu hết các trường hợp, các chiến lược để thực hiện mọi thứ từ bán sản phẩm đến giao dịch với nhân viên sẽ được thảo luận sau những cánh cửa đóng kín. Một khi những quyết định đó được đưa ra bởi các nhà quản lý, các nhân viên cấp dưới sẽ phải thực hiện chúng. Nhân viên có rất ít đầu vào; họ đã làm như họ đã được chỉ bảo hoặc tìm thấy công việc ở nơi khác. Những thái độ quản lý như vậy, đặc biệt khi họ áp dụng vào các vấn đề an toàn lao động ở những nơi như mỏ than và thép, đã dẫn đến sự phát triển của các liên đoàn lao động. Nếu không có gì khác, các công đoàn có quyền trong nhiều trường hợp để làm chậm hoặc ngừng hoạt động sản xuất cho đến khi ban lãnh đạo lắng nghe yêu cầu của người lao động.
Để đáp ứng các yêu cầu của công đoàn, các công ty cuối cùng đã thiết lập hệ thống liên lạc nơi các thành viên cấp bậc có thể nói lên suy nghĩ của họ thông qua đại diện của công đoàn. Mặc dù các công đoàn đã tạo động lực để các nhà quản lý công ty triển khai các hệ thống như vậy, nhưng các nhà quản lý cuối cùng đã nhận ra rằng nhân viên có thể có ý kiến đóng góp có ý nghĩa trong việc giải quyết các vấn đề của công ty. Khi có cơ hội đóng góp, nhiều nhân viên đã chớp lấy cơ hội. Loại phản hồi này được gọi là giao tiếp từ dưới lên.
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, hầu hết các tập đoàn đều khuyến khích nhân viên đóng vai trò tích cực trong công ty. Những nhân viên nhận thấy cách cải thiện sản xuất được khuyến khích và thường được khen thưởng vì đã chuyển những ý tưởng đó cho người quản lý. Những nhân viên đưa ra ý tưởng chịu được sự nghiên cứu căng thẳng có thể được thưởng một phần trăm số tiền tiết kiệm được cho công ty. Những nhân viên bị quấy rối trong công việc được khuyến khích thông báo về những hành vi quấy rối đó đến cấp quản lý trong chuỗi nếu cần thiết để ngăn chặn hành vi đó. Các cuộc họp nhân viên thường xuyên được tổ chức trong đó nhân viên cấp thấp nhất có thể đứng lên và hỏi người quản lý cấp cao nhất một câu hỏi trực tiếp với kỳ vọng đầy đủ rằng câu trả lời trực tiếp sẽ được đáp lại.
Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng đã phát triển một phương pháp giám sát công ty đang hoạt động như thế nào trong khi gặp nhân viên giữa chừng. Đôi khi được gọi là 'quản lý bằng cách đi bộ xung quanh', phương pháp giao tiếp này kêu gọi các nhà quản lý hàng đầu ra khỏi văn phòng của họ và xem điều gì đang xảy ra ở cấp độ mà công việc được thực hiện. Thay vì chỉ đọc báo cáo từ cấp dưới, chủ doanh nghiệp hãy đến thăm các nhà máy hoặc trung tâm dịch vụ, quan sát nhân viên thực hiện công việc và hỏi ý kiến của họ. Mặc dù cách làm này thường xuyên được các chuyên gia quản lý kinh doanh ca ngợi và chê bai, nhưng hình thức giao tiếp này thực sự giúp giữ liên lạc với sếp.
CHUẨN BỊ THÔNG ĐIỆP HIỆU QUẢ
Có lẽ phần quan trọng nhất của giao tiếp kinh doanh là dành thời gian để chuẩn bị một thông điệp hiệu quả và dễ hiểu. Theo Murphy và Hildebrandt, bước đầu tiên là biết mục đích chính của thông điệp. Ví dụ, một tin nhắn cho nhà cung cấp có thể có mục đích yêu cầu thay thế một bộ phận bị lỗi. Bước tiếp theo là phân tích đối tượng để thông điệp có thể được điều chỉnh cho phù hợp với quan điểm và nhu cầu của họ. Có thể hữu ích khi hình dung người nhận và suy nghĩ về lĩnh vực nào của thông điệp mà họ có thể thấy tích cực hoặc tiêu cực, thú vị hay nhàm chán, làm hài lòng hoặc không hài lòng. Sau đó, người gửi phải chọn những ý tưởng để đưa vào và thu thập tất cả các dữ kiện cần thiết. Bước tiếp theo liên quan đến việc tổ chức thông báo, vì một thông báo được tổ chức kém sẽ không thể tạo ra phản hồi cần thiết. Có thể hữu ích nếu bạn chuẩn bị trước một dàn ý, đặc biệt chú ý đến phần mở đầu và phần kết thúc. Cuối cùng, trước khi truyền thông điệp, điều quan trọng là phải chỉnh sửa và hiệu đính.
PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG
Có hai phương tiện chính được sử dụng để giao tiếp: bằng văn bản và bằng miệng. Giao tiếp phi ngôn ngữ cũng là một thành tố của hệ thống giao tiếp. Mỗi loại giao tiếp này được mô tả dưới đây.
Giao tiếp bằng văn bản
Giao tiếp bằng văn bản là hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất và hơn thế nữa trong thời đại thông tin và sự lan rộng của các công cụ truyền thông điện tử. Điều cần thiết là các chủ doanh nghiệp nhỏ và người quản lý phải phát triển các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản hiệu quả và khuyến khích tất cả nhân viên của mình như vậy. Thời đại thông tin đã làm thay đổi cách thức chúng ta giao tiếp và ngày càng chú trọng hơn vào giao tiếp bằng văn bản so với truyền miệng.
Việc sử dụng ngày càng nhiều máy tính và mạng máy tính để tổ chức và truyền tải thông tin có nghĩa là nhu cầu về kỹ năng viết thành thạo đang tăng lên. Tiến sĩ Craig Hogan, một cựu giáo sư đại học hiện đang đứng đầu một trường trực tuyến về viết kinh doanh, nhận được hàng trăm câu hỏi mỗi tháng từ các nhà quản lý và giám đốc điều hành yêu cầu giúp đỡ để cải thiện kỹ năng viết của chính họ và nhân viên của họ. Tiến sĩ Hogan giải thích, trong một bài báo có tựa đề 'Doanh nghiệp nước Mỹ không thể xây dựng: Một câu', rằng hàng triệu người trước đây không cần phải viết nhiều trong công việc thì giờ đây họ phải viết thường xuyên và nhanh chóng. Theo Tiến sĩ Hogan, nhiều người trong số họ không hoàn thành nhiệm vụ. 'E-mail là một bữa tiệc mà giáo viên tiếng Anh không được mời. Nó có những công ty xé toạc sợi tóc của họ. ' Kết quả khảo sát từ nghiên cứu của Ủy ban Quốc gia về Viết hỗ trợ đánh giá này. Họ phát hiện ra rằng một phần ba số nhân viên trong các công ty 'blue chip' của quốc gia viết kém và cần được hướng dẫn khắc phục.
Các nguyên tắc cơ bản nhất của giao tiếp bằng văn bản cũng tương tự như các nguyên tắc giao tiếp tổng thể. Các chuyên gia trong ngành công nghiệp khắc phục hậu quả đang phát triển đồng ý rằng có năm yêu cầu tối thiểu để viết tốt. Họ đang:
- Biết khán giả của bạn
- Giữ các câu ngắn gọn và đơn giản
- Tránh biệt ngữ và sáo ngữ
- Phân biệt giữa sự kiện và ý kiến
- Luôn kiểm tra kỹ chính tả, ngữ pháp và dấu câu
Tất nhiên, điều quan trọng là truyền đạt ý nghĩa một cách chính xác và ngắn gọn nhất có thể. Mọi người không đọc các bản ghi nhớ kinh doanh vì niềm vui đọc. Họ làm như vậy để nhận được hướng dẫn hoặc thông tin để làm cơ sở đưa ra quyết định hoặc hành động. Vì vậy, văn xuôi mang tính văn học cao không được mong muốn trong sáng tác kinh doanh. Văn xuôi quá trang trọng cũng có thể phản tác dụng khi có vẻ khó hiểu hoặc đơn giản là dài dòng. Một phong cách viết quá trang trọng cũng có thể truyền tải một thông điệp không mong muốn, đó là chủ đề không nghiêm túc hoặc không được người gửi coi trọng. Một giọng điệu thẳng thắn, nhã nhặn thường là lựa chọn tốt nhất nhưng có thể không đến một cách tự nhiên nếu không thực hành.
Thư từ kinh doanh nên bắt đầu bằng một tuyên bố thẳng thắn về mục đích của thông điệp và phải được theo sau với các chi tiết đơn giản và rõ ràng để hỗ trợ cho mục đích đó. Người nhận thư cần thông tin để hành động thích hợp. Họ cũng cần những lý do thuyết phục họ hành động hoặc suy nghĩ theo cách mà người gửi dự định. Nếu thông điệp truyền tải được ý nghĩa của nó với những lập luận rõ ràng xác định lý do và cung cấp bằng chứng thì nó sẽ đạt được mục tiêu đó.
Cần quan tâm đặc biệt đến tất cả các thư từ bên ngoài vì nó phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh. Ví dụ, những lá thư nhằm thuyết phục ai đó đầu tư vào một dự án hoặc mua hàng từ một công ty có tổ chức đặc biệt. Theo Murphy và Hildebrandt, họ nên: 1) thu hút sự chú ý thuận lợi từ người đọc; 2) khơi dậy sự quan tâm; 3) thuyết phục người đọc và tạo ra mong muốn; và 4) mô tả hành động mà người đọc nên thực hiện. Khi mục đích của thư là bán hàng, điều quan trọng là phải bao gồm các thông tin thực tế về sản phẩm và điểm bán hàng trung tâm rõ ràng. Trên hết, điều quan trọng là bất kỳ hình thức giao tiếp bằng văn bản nào bắt nguồn từ việc kinh doanh đều tạo ra hoặc nâng cao thiện chí.
Giao tiếp bằng miệng
Các chủ doanh nghiệp nhỏ và các nhà quản lý thường được yêu cầu thuyết trình, phỏng vấn hoặc dẫn dắt các cuộc họp, vì vậy kỹ năng giao tiếp bằng miệng là một lĩnh vực quan trọng khác để phát triển. Các bài thuyết trình có thể được thực hiện cho nhân viên vì mục đích đào tạo hoặc cho khách hàng tiềm năng vì mục đích bán hàng. Trong cả hai trường hợp, kỹ thuật trình bày tốt có thể tạo ra sự quan tâm và tạo ra sự tự tin. Kỹ năng phỏng vấn có thể cần thiết để tuyển dụng nhân viên mới, thực hiện đánh giá hiệu suất hoặc thực hiện nghiên cứu thị trường. Các cuộc họp hoặc hội nghị có thể là những công cụ quan trọng để liên quan đến nhân viên hoặc các bên quan tâm bên ngoài tổ chức nhằm giải quyết vấn đề hoặc thiết lập mục tiêu.
Các nguyên tắc tương tự áp dụng cho các hình thức giao tiếp bằng miệng khác cũng áp dụng cho việc gọi điện thoại. Điều quan trọng là phải lập kế hoạch cho các cuộc gọi kinh doanh bằng cách xác định mục đích, xem xét đối tượng (bao gồm cả thời điểm tốt nhất để gọi), và quyết định các ý tưởng được đưa vào và các câu hỏi sẽ được hỏi. Khi trả lời điện thoại trong môi trường kinh doanh, điều quan trọng là phải trả lời nhanh chóng và nói rõ tên và bộ phận của bạn bằng giọng rõ ràng, dễ chịu. Giao tiếp qua điện thoại có thể tạo ra những ấn tượng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp nhỏ.
Một yếu tố thường bị bỏ qua của giao tiếp bằng miệng là lắng nghe. Kỹ năng lắng nghe tốt có thể rất quan trọng trong việc tìm ra giải pháp cho những bất bình hoặc thậm chí trong việc thực hiện các cuộc gọi bán hàng. Lắng nghe bao gồm việc thể hiện sự quan tâm đến người nói, tập trung vào thông điệp và đặt câu hỏi để đảm bảo sự hiểu biết. Nó giúp chuẩn bị cho cuộc thảo luận, tránh tranh luận hoặc làm gián đoạn, ghi chú khi cần thiết và tóm tắt các phát biểu của người nói.
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ — chẳng hạn như nét mặt, cử chỉ, tư thế và giọng nói — có thể hỗ trợ việc giải thích thành công một thông điệp. 'Đôi khi thông điệp phi ngôn ngữ mâu thuẫn với lời nói; thường họ thể hiện cảm xúc thật chính xác hơn ngôn ngữ nói hoặc viết, 'Murphy và Hildebrandt lưu ý. Trên thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng từ 60 đến 90 phần trăm hiệu ứng của một thông điệp có thể đến từ các manh mối phi ngôn ngữ. Do đó, các chủ doanh nghiệp nhỏ và các nhà quản lý cũng nên nhận thức được các manh mối phi ngôn ngữ trong hành vi của chính họ và phát triển kỹ năng đọc các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ trong hành vi của người khác.
Có ba yếu tố chính của giao tiếp phi ngôn ngữ: ngoại hình, ngôn ngữ cơ thể và âm thanh. Sự xuất hiện của cả người nói và môi trường xung quanh đều rất quan trọng trong giao tiếp bằng miệng, trong khi sự xuất hiện của giao tiếp bằng văn bản có thể truyền tải tầm quan trọng hoặc khiến một bức thư bị ném ra ngoài như một bức thư rác. Ngôn ngữ cơ thể, và đặc biệt là nét mặt, có thể cung cấp thông tin quan trọng có thể không có trong phần lời nói của cuộc giao tiếp. Cuối cùng, giai điệu, tốc độ và âm lượng của giọng nói của một người nói có thể truyền tải các ý nghĩa khác nhau, như những âm thanh như cười, hắng giọng hoặc vo ve.
CÔNG NGHỆ TRUYỀN THÔNG
Những tiến bộ của công nghệ trong 20 năm qua đã thay đổi đáng kể cách thức diễn ra các hoạt động giao tiếp trong kinh doanh. Trên thực tế, theo nhiều cách, công nghệ truyền thông đã thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh. Việc mở rộng sử dụng thư điện tử và Internet nói chung đã cho phép các doanh nghiệp dễ dàng di chuyển công việc từ địa điểm này sang địa điểm khác, thiết lập các văn phòng từ xa và / hoặc di động, thậm chí tạo các văn phòng ảo. Công nghệ liên lạc mới cũng đã tăng tốc thời gian quay vòng để đưa ra quyết định và xóa mờ ranh giới giữa giờ làm việc và giờ cá nhân. Tất cả những phát triển này thách thức các công ty thích ứng với môi trường kinh doanh nhanh hơn. Đây vừa là cơ hội để các công ty trở nên năng suất và hiệu quả hơn, vừa là bài kiểm tra khả năng thích ứng của họ.
Mặc dù những thay đổi trong công nghệ truyền thông điện tử đang diễn ra với tốc độ phi thường, nhưng chúng không phải là những thay đổi căn bản trong các hình thức truyền thông cơ bản. Thay vào đó, chúng là những cải tiến của các kỹ thuật truyền thông truyền thống. Những công nghệ này đã thực hiện hai cải tiến cơ bản trong cách chúng ta có thể giao tiếp.
Tính di động và phạm vi tiếp cận
Công nghệ không dây và di động đã mở rộng đáng kể những nơi mà chúng ta có thể giao tiếp và khoảng cách mà chúng ta có thể giao tiếp dễ dàng. Một người quản lý đang trên đường đi làm ở bất kỳ đâu ở Hoa Kỳ có thể dễ dàng gọi điện và trò chuyện với đồng nghiệp hoặc nhà cung cấp ở Singapore khi cô ấy về nhà vào buổi tối ở đó.
Tốc độ và sức mạnh
Đường dây điện thoại cáp quang tốc độ cao và đường truyền vệ tinh tốc độ cao giá hợp lý đã tạo ra một tình huống dễ dàng chuyển các tệp dữ liệu lớn từ bộ phận này sang bộ phận khác trong một tòa nhà cũng như chuyển các tệp tin đó đến một vị trí ở bất kỳ đâu. trên thế giới.
Cả hai cải tiến này đối với truyền thông đã ảnh hưởng đến cách thức hoạt động kinh doanh. Mỗi người đều có những mặt thăng trầm. Sự dễ dàng mà các đồng nghiệp có thể giữ liên lạc với nhau sẽ rất hữu ích trong việc điều phối các hoạt động của công ty. Giữ liên hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp cũng có lợi. Tuy nhiên, đối với một nhân viên cụ thể, việc có mặt bất cứ lúc nào cũng có thể là một gánh nặng.
Điện thoại di động, máy tính xách tay và các thiết bị nhắn tin cầm tay các loại đều là những công cụ hữu ích cho giao tiếp công việc. Chúng nâng cao khả năng giao tiếp và giữ liên lạc của chúng tôi nhưng để được hưởng lợi từ tiềm năng của chúng, công ty phải sử dụng chúng một cách khôn ngoan và hiệu quả và thiết lập các quy tắc ngăn thiết bị trở thành gánh nặng cho người dùng. Dễ dàng cũng có thể mang đến sự tự mãn. Ví dụ: chỉ vì đại diện bán hàng có thể gọi cho Joan đang sản xuất — dễ dàng, nhanh chóng và từ hầu hết mọi nơi — để làm rõ và trả lời các câu hỏi về một đơn hàng được đặt cẩu thả không có nghĩa là việc thực hiện và trả lời nhiều cuộc gọi về đơn hàng đó là hiệu quả. Cần nhấn mạnh vào thông tin liên lạc rõ ràng và chính xác để đạt hiệu quả, bất kể mức độ dễ dàng hay tốc độ mà các thiết bị truyền thông hoạt động.
Truyền thông nội bộ
Mạng nội bộ, hoặc mạng máy tính tổ chức nội bộ, đã trở thành phương tiện truyền thông được hầu hết các công ty lựa chọn khi cần thông báo cho nhân viên. Mạng nội bộ của công ty có thể được sử dụng giống như một bảng thông báo điện tử và khi kết hợp với e-mail có thể phục vụ cho việc phổ biến thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Vì mạng nội bộ có thể được sử dụng để dễ dàng kết nối những người làm việc ở nhiều vị trí khác nhau, nó có thể giúp thiết lập hoặc duy trì ý thức cộng đồng trong một tổ chức bị phân tán về mặt địa lý. Trên thực tế, mạng nội bộ giúp cho các nhóm người có thể làm việc cùng nhau chặt chẽ trong cái thường được gọi là văn phòng ảo. Nhiều doanh nghiệp dịch vụ nhỏ được bắt đầu như một văn phòng ảo, trong đó mỗi người trong nhóm làm việc tại nhà riêng của họ hoặc địa điểm mà họ lựa chọn. Điều hợp nhất nhóm là hai thứ: một mục tiêu chung và một mạng máy tính thuộc một loại nào đó mà thông qua đó thông tin và các công cụ phần mềm được chia sẻ.
Truyền thông bên ngoài
Sự phát triển của Internet đã khiến cho một doanh nghiệp phải có sự hiện diện trực tuyến gần như là điều cần thiết, mặc dù điều đó có thể đơn giản. Trên một trang Web Internet đơn giản, một công ty có thể cung cấp cho khách hàng tiềm năng, khách hàng, nhân viên và / hoặc nhà đầu tư thông tin liên hệ và hình ảnh của công ty. Đối với những người muốn sử dụng Internet như một phương tiện tiếp thị và bán hàng, một trang web phức tạp hơn (và đắt tiền) có thể được phát triển. Thường được gọi là các trang web Thương mại điện tử, các trang web này được sử dụng để quảng cáo, trưng bày hàng hóa, nhận và xử lý đơn đặt hàng, theo dõi đơn đặt hàng và / hoặc thực hiện nhiều nhiệm vụ dịch vụ khách hàng.
Các doanh nghiệp nhỏ có thể có một cơ hội duy nhất để hưởng lợi từ sự hiện diện trên Web. Khả năng tiếp cận thông qua một trang Web được tiếp thị tốt lớn hơn nhiều so với khả năng có thể thông qua bất kỳ phương tiện nào khác với chi phí tương tự. Theo một số nhà phân tích, đối với các doanh nghiệp, một trong những khía cạnh mạnh mẽ nhất của một phương tiện tương tác như Internet là khả năng phát triển cuộc trò chuyện hai chiều thực sự với khách hàng và khách hàng. Internet là một công cụ truyền thông mạnh mẽ và là một công cụ mà các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô hiện nay sử dụng thường xuyên.
GIAO TIẾP THÔNG TIN
Các phương pháp giao tiếp không chính thức, chẳng hạn như tin đồn và 'công ty sản xuất kinh doanh', có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý. Nhom là một hình thức giao tiếp từ dưới lên, trong đó nhân viên cố gắng hiểu những gì đang xảy ra xung quanh họ khi không có lời chính thức từ cấp quản lý. Khi quản lý im lặng, nhân viên lấp đầy khoảng trống bằng những phỏng đoán về những gì đang xảy ra. Mặc dù không có cách nào ngăn chặn được cây nho, nhưng nó có thể bị ảnh hưởng. Khi đối mặt với những câu hỏi không thể hoặc không nên trả lời, các nhà quản lý nên chủ động trước khi bắt đầu xuất hiện những tin đồn tiêu cực. Nếu nhân viên thấy rõ rằng công ty sẽ sớm trải qua những thay đổi lớn, chẳng hạn, ban giám đốc nên xác nhận rằng điều đó sẽ xảy ra. Nhân viên cần được thông báo rằng ban lãnh đạo nhận thấy họ có những mối quan tâm chính đáng và sẽ được giải quyết khi có thể. Nếu cuộc nói chuyện chính thức sẽ gây thiệt hại cho công ty, điều đó nên được nói rõ với nhân viên.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP TỐT
Tất cả các hình thức giao tiếp, ngay cả khi thiếu nó, có thể có tác động đáng kể đến các giao dịch kinh doanh. Một bản ghi nhớ cứng nhắc, mang âm hưởng chính thức gửi cho nhân viên yêu cầu họ không nói chuyện với báo chí về những vụ kiện tụng sắp xảy ra có thể được hiểu là thừa nhận rằng công ty đã làm điều gì đó sai trái. Việc quản lý lặp đi lặp lại 'không bình luận' với nhân viên và báo chí về một tin đồn sáp nhập có thể khởi động hàng chục cuộc thảo luận không chính thức về những người cầu hôn công ty, công ty sẽ bán với giá bao nhiêu và bao nhiêu nhân viên sẽ bị sa thải.
Để tránh những tác động tiêu cực của những tình huống như vậy, các chủ doanh nghiệp nhỏ nên thực hành giao tiếp càng nhiều và cởi mở càng tốt. Họ nên suy nghĩ kỹ trước khi loại bỏ bản tin của công ty như một biện pháp tiết kiệm chi phí, cập nhật bảng thông báo điện tử và tổ chức các cuộc họp trong đó nhân viên có thể đặt câu hỏi với ban quản lý. Ngoài ra, họ nên phát triển các kỹ năng của mình để tất cả các giao tiếp kinh doanh có thể dễ dàng hiểu được. Các thuật ngữ quản lý và biệt ngữ, ngôn ngữ thô tục hoặc hoa mỹ có thể góp phần tạo nên ấn tượng giữa các nhân viên rằng ban lãnh đạo đang nói chuyện với họ. Việc thu thập và phân tích phản hồi cũng rất hữu ích. Hỏi nhân viên xem họ có cảm thấy được thông báo hay không và điều gì sẽ khiến họ cảm thấy được thông tin nhiều hơn về công ty có thể mở ra các kênh giao tiếp có giá trị.
THƯ MỤC
Bonner, William H. và Lillian H. Chaney. Giao tiếp hiệu quả trong thời đại thông tin . Tái bản lần thứ hai, Nhà xuất bản Dame, 2003.
Holz, Shel. 'Thiết lập kết nối: Công nghệ truyền thông ngày nay đã thay đổi động lực.' Thế giới truyền thông . Tháng 5-tháng 6 năm 2005.
Irwin, David. Truyền thông kinh doanh hiệu quả . Nhà xuất bản Thorogood, 2001.
Murphy, Herta A. và Herbert W. Hildebrandt. Truyền thông kinh doanh hiệu quả . Phiên bản thứ bảy. McGraw-Hill, 1997.
Olkkonen, Rami, Henrikkie Tikkanen và Kimmo Alajoutsijarvi. 'Vai trò của Giao tiếp trong Quan hệ Kinh doanh và Mạng lưới.' Quyết định quản lý . Tháng 5 đến tháng 6 năm 2000.
Ross-Larson, Bruce. Viết cho thời đại thông tin . W.W. Norton & Company, 2002.
Kim bấm, Brent. 'Nghệ thuật vẽ nó xuống giấy nhanh chóng.' Thời báo New York . Ngày 15 tháng 5 năm 2005.
Viết: Một vé đi làm '¦ Hoặc một tấm vé Ngoài. Ủy ban Quốc gia về Viết, The College Board. Tháng 9 năm 2004.
