Các chương trình làm việc linh hoạt là sự sắp xếp công việc trong đó nhân viên được tự do sắp xếp lịch trình nhiều hơn trong cách họ hoàn thành các nghĩa vụ ở vị trí của mình. Điểm phổ biến nhất của các chương trình này là thời gian linh hoạt, mang lại cho người lao động thời gian thoải mái hơn nhiều về thời gian họ bắt đầu và kết thúc công việc, miễn là họ đưa vào tổng số giờ mà người sử dụng lao động yêu cầu. Các sắp xếp làm việc linh hoạt phổ biến khác bao gồm các tuần làm việc từ xa, chia sẻ công việc và làm việc nén.
Những người ủng hộ các chương trình làm việc linh hoạt ca ngợi họ là sự thừa nhận quan trọng về những khó khăn mà nhiều nhân viên gặp phải trong việc cân bằng giữa nghĩa vụ gia đình và nhiệm vụ công việc, và họ lưu ý rằng những chương trình như vậy có thể khiến một công ty trở nên hấp dẫn hơn đối với nhân viên tương lai. Tuy nhiên, các nhà phê bình cho rằng trong khi các sáng kiến việc làm linh hoạt cố gắng giải quyết một số bất bình đẳng lâu dài trong việc cân bằng cuộc sống công việc và cuộc sống gia đình, các kế hoạch thiếu cân nhắc có thể có tác động có hại đối với một công ty.
CÁC CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC LINH HOẠT CHÍNH
Sắp xếp công việc linh hoạt có thể có nhiều hình thức khác nhau, từ các chương trình linh hoạt cơ bản đến các chương trình chăm sóc trẻ em và người lớn tuổi sáng tạo.
- Linh hoạt — Đây là một hệ thống trong đó nhân viên chọn thời gian bắt đầu và nghỉ việc của họ từ một loạt các giờ có sẵn. Những khoảng thời gian này thường vào cuối thời điểm 'cốt lõi' mà hầu hết các hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra. Trước đây được coi là một cách sắp xếp nơi làm việc tiên tiến, hiếm có, thời gian linh hoạt ngày nay thường được thực hiện trong nhiều ngành công nghiệp.
- Tuần làm việc nén — Theo thỏa thuận này, tuần làm việc tiêu chuẩn được nén thành ít hơn năm ngày. Thời gian phổ biến nhất của tuần làm việc nén là một trong bốn ngày 10 giờ. Các lựa chọn khác bao gồm ba ngày 12 giờ hoặc sắp xếp trong đó nhân viên làm việc 9 hoặc 10 giờ mỗi ngày trong hai tuần và được bù thêm một hoặc hai ngày nghỉ trong thời gian đó.
- Linh hoạt — Thuật ngữ này bao gồm nhiều cách sắp xếp khác nhau trong đó một nhân viên làm việc tại nhà hoặc một số địa điểm khác ngoài văn phòng. Viễn thông là ví dụ thực tế phổ biến nhất về loại hình việc làm linh hoạt này.
- Chia sẻ công việc — Theo các thỏa thuận này, hai người tự nguyện chia sẻ các nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí toàn thời gian, với cả mức lương và lợi ích của vị trí đó được phân chia theo tỷ lệ giữa hai cá nhân.
- Chia sẻ Công việc — Các chương trình này ngày càng được sử dụng bởi các công ty muốn tránh sa thải nhân viên. Nó cho phép các doanh nghiệp tạm thời giảm giờ làm và tiền lương cho một bộ phận lực lượng lao động của họ trong khi vẫn duy trì số lượng nhân viên.
- Nghỉ phép Mở rộng — Tùy chọn này mang lại cho nhân viên sự linh hoạt hơn trong việc yêu cầu kéo dài thời gian nghỉ việc mà không bị mất các quyền của họ với tư cách là nhân viên. Nghỉ phép mở rộng, có thể được cấp có lương hoặc không lương, được sử dụng vì nhiều lý do, bao gồm nghỉ phép, giáo dục, phục vụ cộng đồng, các vấn đề gia đình và chăm sóc y tế (hai lý do sau phần lớn được đề cập trong các điều khoản của Đạo luật Nghỉ phép cho Gia đình và Y tế).
- Nghỉ hưu theo giai đoạn — Theo các thỏa thuận này, nhân viên và chủ lao động đồng ý với một lịch trình trong đó các cam kết làm việc toàn thời gian của nhân viên được giảm dần trong khoảng thời gian vài tháng hoặc vài năm.
- Hưu trí một phần — Các chương trình này cho phép nhân viên lớn tuổi tiếp tục làm việc bán thời gian, không có ngày kết thúc được ấn định.
- Chương trình Công việc và Gia đình — Những chương trình này vẫn còn tương đối hiếm, mặc dù một số công ty lớn hơn đã báo cáo kết quả tốt với các sáng kiến thí điểm trong lĩnh vực này. Những chương trình này là những chương trình mà người sử dụng lao động cung cấp một số hỗ trợ cho nhân viên của họ trong lĩnh vực chăm sóc trẻ em và chăm sóc người già. Chương trình nổi tiếng nhất trong số các chương trình này là các cơ sở trong nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc con cái của nhân viên, nhưng ngay cả các chương trình cơ bản về thời gian linh hoạt cũng có thể dễ dàng hậu cần chăm sóc trẻ cho nhân viên.
ƯU ĐIỂM CỦA CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC LINH HOẠT
Những người bảo vệ các sáng kiến làm việc linh hoạt chỉ ra những lợi thế cạnh tranh mà các chương trình đó mang lại cho các công ty cung cấp các loại chương trình này. Có lẽ lý do duy nhất được trích dẫn nhiều nhất để giới thiệu một môi trường làm việc linh hoạt là giữ chân nhân viên. Thật vậy, nhiều doanh nghiệp cho rằng xu hướng gần đây đối với thời gian linh hoạt và các chương trình khác khiến họ cần phải giới thiệu các chương trình của riêng mình hoặc có nguy cơ mất đi những nhân viên có giá trị. Elizabeth Sheley viết: 'Một lập luận kinh doanh khác để sắp xếp công việc linh hoạt là chúng cho phép các công ty phù hợp với đỉnh cao và thung lũng của hoạt động. HRMagazine . 'Nhiều tổ chức đã chuyển trọng tâm sang việc những thay đổi tiềm ẩn trong lịch trình sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm như thế nào. Tình trạng vắng mặt giảm, mặc dù thường bị bỏ qua, cũng là một lý do kinh doanh hợp pháp; các lựa chọn linh hoạt không chỉ củng cố sự cam kết mà còn cho nhân viên thêm thời gian để xử lý các tình huống đôi khi dẫn đến việc vắng mặt. '
Những người ủng hộ cũng lưu ý rằng, ở nhiều khía cạnh, các chương trình làm việc linh hoạt cung cấp một cách để doanh nghiệp tăng cường lòng trung thành của nhân viên mà không cần phải thực hiện những thay đổi cơ bản trong hoạt động của họ. Thật vậy, Sheley nhận thấy rằng 'những lựa chọn công việc linh hoạt phổ biến nhất là những lựa chọn ít thay đổi nhất. Ví dụ: thời gian linh hoạt và tuần làm việc nén, gọi cho cùng một số giờ, tại cùng một nơi làm việc, như trong cách sắp xếp công việc truyền thống. '
Ngoài ra, một số người ủng hộ việc sắp xếp công việc linh hoạt cho rằng những chương trình như vậy thực sự có thể có tác động tích cực đến năng suất của nhân viên. Họ cho rằng những nhân viên có khả năng đáp ứng các nhu cầu của gia đình tốt hơn thông qua thời gian linh hoạt có nhiều khả năng hài lòng và làm việc hiệu quả hơn, trong khi những nhân viên giỏi làm việc từ xa có thể hoàn thành công việc nhiều hơn nếu họ không bị gián đoạn văn phòng.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các chương trình linh hoạt để giải quyết các vấn đề về thể chế. Ví dụ, một doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ bị nhồi nhét trong một cơ sở hoặc văn phòng nhỏ có thể muốn khám phá các chương trình telecommuting để giải tỏa tình hình mà không cần phải di dời hoặc mở rộng tốn kém. Cuối cùng, những người ủng hộ cho rằng các chương trình làm việc linh hoạt có thể mang lại lợi ích cho các công ty bằng cách nâng cao hình ảnh trước công chúng và mở rộng số giờ phục vụ khách hàng.
NHƯỢC ĐIỂM CỦA CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC LINH HOẠT
Các chương trình làm việc linh hoạt có nhiều ưu điểm rõ ràng, nhưng các nhà phê bình chỉ ra rằng các chương trình sai lầm có thể có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp và họ nói thêm rằng ngay cả những chương trình tốt cũng thường đưa ra những thách thức mà một doanh nghiệp phải giải quyết.
Trước hết, các chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý cần nhận ra rằng việc sắp xếp công việc linh hoạt không phải lúc nào cũng phù hợp với tất cả mọi người, mọi công việc hay mọi ngành nghề. Ví dụ, việc ngắt kết nối viễn thông và các thỏa thuận 'linh hoạt' khác có thể là tai hại (hoặc ít nhất là làm giảm năng suất) nếu được sử dụng bởi những nhân viên không muốn hoặc không thể làm việc cả ngày trong bối cảnh những cám dỗ không phải công việc (truyền hình, niềm vui đọc sách, dọn dẹp nhà cửa, v.v.) của khung cảnh gia đình. Trong khi đó, các công ty khác nhận thấy rằng nhân viên 'linh hoạt' ra vào doanh nghiệp vào những giờ khác nhau đến mức chi phí tăng cao, dịch vụ khách hàng bị ảnh hưởng (tức là không có ai đến làm việc cho đến 9:30 sáng, một tình trạng buộc khách hàng và các nhà cung cấp để nguội gót chân của họ cho đến khi đó), và sản lượng sản xuất bị ảnh hưởng. Yếu tố thứ hai này làm cho thời gian linh hoạt trở thành một khó khăn phù hợp với nhiều cơ sở sản xuất. Trong bối cảnh sản xuất, nhiều hoạt động của nhà máy phụ thuộc vào một nhóm giờ hoạt động duy nhất trong các hoạt động. Khi một người làm việc với một công ty sử dụng khái niệm sản xuất nhóm tế bào làm việc, thời gian linh hoạt không phải là một lựa chọn.
Các nhà phê bình cũng cho rằng các chương trình linh hoạt thường khiến các nhà quản lý rơi vào tình huống cực kỳ khó khăn. Martha H. Peak viết trong Xem lại việc quản lý . 'Ở những công ty này, các chính sách linh hoạt được nêu trong sổ tay nhân viên nhưng việc thực hiện lại phụ thuộc vào từng người quản lý. Sau đó, khi các nhà quản lý cố gắng thực hiện các chương trình này, họ phát hiện ra rằng để công bằng, linh hoạt đòi hỏi họ phải đối xử khác biệt với các nhân viên khác nhau. '
Cuối cùng, nhiều nhà quan sát cho rằng các doanh nghiệp tung ra các kế hoạch làm việc linh hoạt mà không có sự chuẩn bị đầy đủ. Peak nói: “Tôi biết rằng flex là yếu tố cơ bản của thân thiện với gia đình và thân thiện với gia đình là điều kiện tiên quyết cho các công ty cạnh tranh. 'Nhưng cần nhiều hơn một tuyên bố trong sổ tay chính sách để thể chế hóa linh hoạt. Cần có các phương pháp luận mới để đo lường thành công trong công việc và đầu tư vào công nghệ để giữ cho nhân viên liên lạc thường xuyên. '
CÀI ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC LINH HOẠT
Các chuyên gia kinh doanh và các công ty đã thiết lập các chương trình làm việc linh hoạt đưa ra nhiều khuyến nghị cho các doanh nghiệp đang cân nhắc chuyển sang môi trường làm việc linh hoạt.
Nghiên cứu
Nghiên cứu những ưu và nhược điểm của việc thiết lập một chương trình làm việc linh hoạt trong công ty của bạn. Mọi nhu cầu và môi trường hoạt động của công ty đều khác nhau; chỉ vì một chương trình linh hoạt hoạt động cho một doanh nghiệp lân cận, điều đó không nhất thiết có nghĩa là nó sẽ hoạt động cho công ty của bạn. Ngược lại, một chương trình không thành công ở một công ty khác có thể hoạt động trong công ty của bạn. Do đó, nghiên cứu chi tiết về nhu cầu và áp lực của cả hoạt động và nhân viên của mỗi doanh nghiệp là một thành phần cần thiết của bất kỳ quyết định nào. Đánh giá trung thực về phẩm chất của lực lượng lao động của doanh nghiệp cũng vậy.
Một công ty được may mắn với một lực lượng lao động gồm những nhân viên tận tâm và tận tâm sẽ có khả năng làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường linh hoạt hơn là một công ty bị đè nặng bởi một loạt nhân viên không có động lực. Đánh giá kỹ lưỡng và trung thực về lực lượng lao động hiện có của công ty cũng như nhu cầu lao động trong tương lai là rất quan trọng trong việc xác định liệu một chương trình làm việc linh hoạt có khả năng thành công cho công ty đó hay không.
Nguyên tắc
Tạo ra các hướng dẫn và hệ thống quản trị chương trình linh hoạt: 1) giải quyết tất cả các nhu cầu kinh doanh và 2) đứng vững trước các thử nghiệm về tính công bằng và toàn diện. Quy trình được sử dụng để tạo ra các hướng dẫn cho một chương trình làm việc linh hoạt nên bao gồm các bước để đảm bảo rằng các chính sách mới tương thích với các mục tiêu hiện tại của công ty. Các vấn đề như tính đủ điều kiện, quy trình đăng ký, khả năng hoàn nguyên và thay đổi trạng thái nhân viên phải được giải quyết rõ ràng. Cuối cùng, các công ty nên chính thức hóa các hướng dẫn để loại bỏ các khiếu nại về sự thiên vị hoặc đối xử không công bằng. Vì đối xử cân bằng và công bằng với tất cả nhân viên là điều quan trọng, nên thuật ngữ được sử dụng trong các hướng dẫn chính thức phải càng chung chung càng tốt - ví dụ như nghĩa vụ gia đình có thể được sử dụng thay cho nghĩa vụ chăm sóc con cái.
Đào tạo
Nhân viên nên được giáo dục về các chính sách và cảm thấy thoải mái khi sử dụng chúng. Điều này chỉ có thể xảy ra nếu công ty tích cực quảng bá chương trình. Nhân viên cần biết rằng việc tham gia vào các sáng kiến như vậy sẽ không làm tổn hại đến sự nghiệp của họ. Thật, HRMagazine lưu ý rằng một báo cáo vào giữa những năm 1990 của tổ chức nghiên cứu Catalyst chỉ ra rằng điều này có thể là một biện pháp ngăn chặn đáng kể: 'Nhiều lựa chọn để lập lịch linh hoạt bị quản lý và đồng nghiệp coi là không tốt cho sự nghiệp của một người, những người có cách sắp xếp làm việc truyền thống hơn . Theo suy nghĩ, một đối tác chia sẻ công việc hoặc nhân viên bán thời gian không thể được như cam kết. Trải nghiệm tích cực với ít hơn công việc toàn thời gian phụ thuộc vào các giá trị văn hóa của tổ chức của nhân viên. Trong một số tổ chức, những người có lịch trình ít truyền thống hơn bị coi là tự sát trong sự nghiệp. '
Nhân viên không phải là công nhân duy nhất cần được trấn an. Các công ty thiết lập kế hoạch làm việc linh hoạt cũng phải phát triển các tài liệu nguồn và chương trình đào tạo cho các nhà quản lý. Trên thực tế, ở nhiều khía cạnh, các nhà quản lý nhân sự và dự án là những người phải điều chỉnh lớn nhất để có được một môi trường làm việc linh hoạt. Sheley viết: 'Tính linh hoạt của nơi làm việc đòi hỏi các nhà quản lý phải phát triển một loạt các kỹ năng mới. 'Người quản lý được sử dụng để quản lý bằng mắt, và xác định công việc theo giờ trên công trường. Nếu một nhân viên ở văn phòng trong tám giờ, ông chủ cho rằng người đó đã làm tám giờ. ' Tuy nhiên, với thời gian linh hoạt và các phát triển khác, các nhà quản lý cần phát triển các kỹ năng mới nhấn mạnh vào quy trình làm việc và năng suất. Bản thân các nhà quản lý và nhân viên sẽ cần phải linh hoạt để có thể thực hiện thành công việc sắp xếp này.
Điều khiển
Cuối cùng, một chương trình làm việc linh hoạt chỉ đáng được duy trì nếu nó mang lại lợi ích cho các mục tiêu tài chính, chiến lược và sản xuất của công ty bạn. Chìa khóa để đảm bảo rằng những nhu cầu đó được đáp ứng là duy trì quyền kiểm soát chương trình. Nhân viên và nhóm làm việc có thể rất hữu ích trong việc định hình các hướng dẫn công việc linh hoạt, nhưng chủ doanh nghiệp và người quản lý nên cảnh giác với việc giao quá nhiều quyền kiểm soát. Thật vậy, họ cần đảm bảo rằng các cân nhắc kinh doanh vẫn là điều tối quan trọng trong bất kỳ cuộc thảo luận nào về thời gian linh hoạt và các lựa chọn khác, và quyền kiểm soát cuối cùng đối với các chương trình làm việc linh hoạt thuộc về họ. Ví dụ, các nhóm làm việc kém chức năng sẽ giảm thời gian linh hoạt xuống mức hỗn loạn nếu họ được để tự mình điều động và giám sát.
Đánh giá
Các doanh nghiệp nên đánh giá các chương trình làm việc linh hoạt của họ một cách thường xuyên. Quá nhiều doanh nghiệp giới thiệu các chương trình linh hoạt tại nơi làm việc còn thiếu sót, nhưng thay vì xem xét lại chương trình và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết, họ lại vung tay lên và yêu cầu nhân viên của mình (người quản lý và nhân viên đủ điều kiện) định hình lại trách nhiệm, ưu tiên và lập kế hoạch cho phù hợp chương trình thiếu sót. Các công ty khác tung ra các chương trình tốt mà mất hiệu quả theo thời gian vì bị bỏ quên. Thay vào đó, các nhà quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp cần thực hành cải tiến liên tục trong các chương trình linh hoạt tại nơi làm việc của họ, giống như cách họ làm trong các khía cạnh khác của hoạt động. Sheley viết: 'Hãy tinh chỉnh chương trình. 'Quá trình đánh giá sẽ cung cấp ít nhất một số thông tin cần thiết để thực hiện các điều chỉnh nhằm tạo ra một chương trình linh hoạt tại nơi làm việc mang lại lợi ích tối ưu cho cả công ty và nhân viên.'
TIẾP TỤC THAY ĐỔI CÁC CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC LINH HOẠT
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, các lĩnh vực việc làm linh hoạt như flextime và telecommuting tiếp tục phát triển, phần lớn là do các doanh nghiệp giới thiệu họ tiếp tục phát triển thịnh vượng đồng thời cải thiện chất lượng cuộc sống của nhân viên. Nhìn về phía trước, rõ ràng là các chương trình làm việc linh hoạt sẽ tiếp tục được sử dụng và được sử dụng thường xuyên hơn. Với sự gia tăng của Internet và sự lan truyền nhanh chóng của các kết nối tốc độ cao tới Internet trong gia đình cũng như văn phòng, các công cụ cần thiết để thực hiện các chương trình làm việc linh hoạt thành công đang được nhân lên. Việc tạo ra một chương trình làm việc linh hoạt phù hợp với một doanh nghiệp và công ty cụ thể sẽ tiếp tục là nỗ lực của mỗi cá nhân nhưng sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với các công nghệ và công cụ truyền thông mới.
THƯ MỤC
Dreike Almer, Elizabeth và Louis E. Single. 'Hậu quả nghề nghiệp của việc sắp xếp công việc linh hoạt: Theo dõi bố.' Tạp chí CPA . Tháng 9 năm 2004.
'Thực tiễn Làm việc Linh hoạt Thúc đẩy Thành công Kinh doanh.' Tạp chí Phát triển Tổ chức & Lãnh đạo . Tháng 2 đến tháng 3 năm 1997.
Graham, Baxter W. 'Lập luận kinh doanh cho tính linh hoạt.' HRMagazine . Tháng 5 năm 1996.
Leveen-Sher, Margery. 'Tính linh hoạt là chìa khóa cho lợi ích của doanh nghiệp nhỏ.' Tạp chí Kinh doanh Washington . 16 tháng 2 năm 1996.
Peak, Martha H. 'Tại sao tôi lại ghét Flextime.' Xem lại việc quản lý . Tháng 2 năm 1994.
Sheley, Elizabeth. 'Tùy chọn Công việc Linh hoạt.' HRMagazine . Tháng 2 năm 1996.
Skyrme, David J. 'Làm việc Linh hoạt: Xây dựng một Tổ chức Tinh gọn và Đáp ứng.' Kế hoạch dài hạn . Tháng 10 năm 1994.
Whittard, Mark. 'Sắp xếp công việc linh hoạt: Bạn hay kẻ thù?' Giữ các công ty tốt . Tháng 12 năm 2005.
'Một cuộc cách mạng về phong cách làm việc? Khảo sát về Thực tiễn Việc làm Linh hoạt. ' Tạp chí Phát triển Tổ chức và Lãnh đạo . Tháng 11 năm 1999.
