Với tất cả sự tôn trọng đối với tin nhắn và mạng xã hội, email vẫn là hình thức giao tiếp quan trọng của doanh nghiệp. Nó được biết là thực hiện hoặc phá vỡ các giao dịch. Thông thường, nó không phải là nội dung của email, mà là nghi thức của người gửi (hoặc thiếu).
Khi sử dụng email thường xuyên trong suốt cuộc đời kinh doanh của mình, đôi khi chúng ta bỏ qua các quy tắc giao tiếp cơ bản: lịch sự, xưng hô đúng mực, phản hồi kịp thời và hơn thế nữa.
BCC là ví dụ hoàn hảo về cách email có thể được sử dụng hiệu quả hoặc bị lạm dụng hoàn toàn. Khi sử dụng BCC, chúng ta thậm chí có nghĩ về những gì chúng ta đang làm và nó có thể gây phản tác dụng như thế nào không?
Nó đã xảy ra với tôi hơn một lần. Để giúp bạn đỡ bối rối nghiêm trọng, tôi muốn giải quyết vấn đề ở đây và ngay bây giờ.
Chỉ có hai tình huống cho BCC.
Đầu tiên, hàng loạt email. Hiếm khi họ được biện minh.
Nếu bạn cần gửi một cái - chẳng hạn như bạn có một bản tin hoặc bạn đang gửi một lời mời đến quán bar mitzvah của con trai bạn - để mọi người thấy mọi địa chỉ email của người nhận là một điều tối kỵ. Sử dụng BCC.
Là một nhà văn trực tuyến, tôi thường nhận được những lời mời chào đến hộp thư đến của mình, được gửi đến hàng trăm (nếu không phải hàng nghìn) blogger và nhà báo. Nếu bạn là dân PR, hãy chú ý: Đây không phải là cách làm PR, thậm chí là không đóng. Nếu, vì bất kỳ lý do gì, bạn cho rằng email đó là một ý tưởng hay, hãy sử dụng BCC. Không nhà báo nào muốn email của cô ấy được gửi cho hàng trăm người khác mà cô ấy không biết.
Nếu bạn không sử dụng BCC trong trường hợp đó, bạn có thể bị đưa vào danh sách đen của rất nhiều nhà báo. Hoặc các thành viên trong gia đình không đồng ý với danh sách mời đến quán bar của bạn.
Thứ hai, bạn nhất thiết phải sử dụng BCC khi ai đó giới thiệu bạn với người khác. Người thực hiện phần giới thiệu đã làm một điều tốt đẹp và không cần phải đau khổ khi trả lời email ban đầu đó.
Bằng cách BCCing cho người đó, bạn sẽ giải phóng họ khỏi các email tiếp theo. Đó là phép lịch sự thông thường và nên thực hiện 1-2 email sau phần giới thiệu của họ.
Ngoài ra, đừng bao giờ để người khác nghe trộm bằng cách sử dụng BCC.
Trong mọi trường hợp khác, khi bạn gửi email cho ai đó và BCC cho người khác, bạn đang không trung thực - dù muốn hay không.
Bạn đang gửi email cho Người X mà họ không biết, để Người Y nghe trộm cuộc trò chuyện của bạn. Người X không biết rằng ai đó đang đọc email này, trong khi thực tế, bạn cũng đã bí mật gửi nó cho người khác.
Có thể điều này nghe có vẻ như là một vấn đề nhỏ. Nó không thể.
Trong kinh doanh, tính chính trực và minh bạch là đặc điểm quan trọng nhất của bạn. Nếu bạn là kiểu người BCC trong tất cả các email của mình, thì bạn không phải là kiểu người mà tôi muốn hợp tác kinh doanh.
Khi mọi người BCC cho tôi qua email, tôi ngay lập tức trả lời họ và nói với họ rằng đừng bao giờ sử dụng BCC như thế này nữa.
Điều này dẫn tôi đến điểm tiếp theo: sự nguy hiểm của BCC.
BCC có thể dẫn đến một tình huống khó xử nghiêm trọng.
Tôi đã từng gửi email cho một giám đốc điều hành cấp cao của Google để giới thiệu một người bạn cho một công việc. Tôi đã mắc sai lầm khi BCC cho người bạn đó để cho anh ta biết tôi đang gửi email đó.
Đoán xem bạn tôi đã làm gì? Anh ấy đã vô tình đáp lại tất cả, rằng: 'Cảm ơn.' Điều đó có nghĩa là giám đốc điều hành đã nhận được một email cảm ơn anh ta từ một người mà anh ta thậm chí không nhận ra đã có trên chủ đề ngay từ đầu.
Ai là người trông thực sự xấu? Tôi. Ai đã không nhận được công việc? Bạn tôi.
Nếu bạn nhất thiết phải sử dụng, hãy sử dụng nút Chuyển tiếp.
Nếu bạn cảm thấy rằng email bạn đã gửi hoàn toàn phải được người khác nhìn thấy ngoài người nhận, hãy chuyển tiếp nó sau khi bạn gửi. Nó tốt hơn một chút so với sử dụng BCC. Tôi vẫn không khuyến khích nó, mặc dù vậy.
Bằng cách chuyển tiếp, bạn tránh được rủi ro Trả lời tất cả - nhưng đó không phải là một động thái trung thực hơn. Bạn vẫn đang chia sẻ email riêng tư mà không một trong các bên trên chuỗi biết.
Đạo đức kinh doanh là tất cả. Chúng bắt đầu bằng cách chúng ta giao tiếp. Hãy là kiểu người bạn muốn làm việc cùng - không phải kiểu người khiến bạn đổ mồ hôi với mỗi email.
