PER DIEM PHỤ CẤP

Thuật ngữ 'công tác phí' có nghĩa là 'hàng ngày.' Trong một cơ sở kinh doanh, thuật ngữ này có nghĩa là mức giá hàng ngày mà nhân viên sử dụng cho các chi phí phát sinh khi đi các hoạt động liên quan đến kinh doanh. Các mức giá này có thể khác nhau dựa trên việc nhân viên đi du lịch trong khu vực quê hương của mình, xa nhà hay quốc tế. Phụ cấp công tác phí là số tiền được cấp cho một khách du lịch để trang trải các chi phí như chỗ ở, ăn uống và giải trí liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ phục vụ cho một công ty.

Thông thường, bộ phận nhân sự của một tổ chức sẽ thiết lập mức công tác phí để hoàn trả chi phí đi lại của nhân viên cũng như các chính sách để gửi biểu mẫu chi phí đi lại và lập hồ sơ tất cả các khoản chi phí được duyệt. Số tiền công tác phí thường được đặt trước. Thông thường, nhân viên có thể yêu cầu các chi phí thực tế phát sinh hoặc sử dụng tỷ lệ công tác phí đã thiết lập hoặc kết hợp các phương pháp này. Ví dụ, nhân viên có thể yêu cầu một khoản công tác phí cho các bữa ăn và yêu cầu chi phí thực tế cho chỗ ở, miễn là chi phí chỗ ở không vượt quá phụ cấp công tác phí cho chỗ ở.

THIẾT LẬP TỶ GIÁ MỖI ĐƠN HÀNG

Giá công tác phí được thiết lập cho một số lĩnh vực, bao gồm đi lại bằng đường hàng không trong nước, đi lại bằng đường hàng không quốc tế, chỗ ở, xe cho thuê, xe tải và xe tải, các phương tiện di chuyển khác, ăn uống và giải trí, sử dụng điện thoại, các chi phí có thể hoàn lại và không được hoàn lại và đi bảo hiểm. Các công ty cũng có thể chỉ định các đại lý và chương trình du lịch được ưu tiên và thiết lập các chính sách thanh toán chi phí đi lại và mức công tác phí.

Các công ty không đặt mức giá riêng có thể sử dụng số tiền công tác phí dựa trên các quy định về du lịch của liên bang Hoa Kỳ. Số tiền công tác phí khác nhau tùy theo thành phố. Mức công tác phí cho bữa ăn của Hoa Kỳ được quy định vào tháng Giêng hàng năm. Mức công tác phí ăn uống của người nước ngoài được ban hành hàng tháng. Các tổ chức thường sẽ chia tỷ lệ công tác phí cho thời gian đi lại dưới một ngày. Các quy định của IRS và các yêu cầu báo cáo quản lý công tác phí khác nhau. Đối với nhân viên, nếu công tác phí được yêu cầu vượt quá tỷ lệ công tác phí của liên bang cho địa điểm và thời gian nhất định của chuyến đi, số tiền vượt quá được coi là thu nhập phải báo cáo và được thêm vào W-2 của nhân viên. Đối với các nhà thầu độc lập, các khoản thanh toán công tác phí cho những cá nhân đó là thu nhập có thể báo cáo và sẽ được báo cáo trên Biểu mẫu 1099M.

Điều quan trọng là một công ty phải thiết lập số tiền công tác phí và chính sách đi lại rõ ràng trước khi nhân viên được thuê và bắt đầu đi du lịch cho công ty. Ví dụ: một công ty phải quyết định xem họ có hoàn tiền cho các cuộc gọi điện thoại cá nhân của nhân viên khi đi du lịch hay không, nếu họ sẽ hoàn lại tiền cho nhân viên khi sử dụng điện thoại, v.v. vv), phí câu lạc bộ sức khỏe khách sạn, giặt là / giặt hấp / ủi bộ đồ, bưu phí / giao hàng qua đêm, phí đậu xe và cầu đường, tiền boa, và phí visa / hộ chiếu / lãnh sự.

Như một đặc quyền cho nhân viên, một số công ty xem xét việc trả tiền cho các dịch vụ bổ sung để thưởng, động viên hoặc giữ chân nhân viên trong thị trường lao động chật hẹp. Một số khoản công tác phí cần xem xét có thể bao gồm: phí thành viên câu lạc bộ hàng không, phí hàng năm cho thẻ tín dụng cá nhân, làm tóc, quần áo hoặc đồ vệ sinh, phí câu lạc bộ đồng quê, chi phí liên quan đến kỳ nghỉ hoặc những ngày cá nhân được thực hiện trước, trong hoặc sau chuyến công tác, phí chơi gôn, hành lý và cặp, tạp chí, sách, báo, tài liệu đọc cá nhân, đồ uống giải khát có cồn trong minibar, phim (bao gồm cả phim trên máy bay và phim trong khách sạn), bảo dưỡng / điều chỉnh ô tô cá nhân, dịch vụ cho thuê vật nuôi nâng cấp xe hơi, phòng xông hơi khô, mát-xa, đánh giày hoặc phí séc du lịch Mỹ.

VÍ DỤ MỖI ĐOẠN DIEM

Per Diem, Ủy ban cho phép đi lại và vận chuyển tồn tại để đảm bảo rằng các quy định đi lại và vận chuyển thống nhất được ban hành cho các thành viên của bảy chi nhánh của quân đội Hoa Kỳ (Lục quân, Hải quân, Không quân, Thủy quân lục chiến, Cảnh sát biển, Cơ quan Khí quyển và Đại dương Quốc gia, và Dịch vụ Y tế Công cộng). Mục tiêu của các quy định này là hoàn trả công bằng và công bằng cho các thành viên mặc đồng phục và nhân viên dân sự.

Chính phủ Hoa Kỳ, thông qua Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, cung cấp số tiền trợ cấp công tác phí cho việc đi lại ở các khu vực nước ngoài thay cho việc hoàn trả cho các chi phí sinh hoạt thực tế. Các khoản phụ cấp được cung cấp cho người lao động và những người phụ thuộc đủ điều kiện để chi trả hàng ngày trong tình trạng đi công tác tạm thời tại các địa phương được liệt kê để đi công tác chính thức từ chức vụ hoặc nhiệm vụ chính thức. Tỷ lệ được thiết lập là số tiền tối đa. Theo quy định về du lịch do Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp và các cơ quan liên bang riêng lẻ thực hiện, các quan chức có thẩm quyền phải giảm mức phí tối đa khi cần thiết để duy trì mức thanh toán phù hợp với chi phí đi lại cần thiết. Các khoản riêng được thiết lập cho chỗ ở và ăn uống cộng với chi phí đi lại phát sinh. Số tiền lưu trú tối đa nhằm mục đích trang trải đáng kể chi phí lưu trú tại các cơ sở đầy đủ, phù hợp và giá cả vừa phải. Phần ăn uống và chi phí phát sinh nhằm mục đích trang trải đáng kể chi phí ăn uống và chi phí đi lại phát sinh như giặt thường và giặt hấp.