Tất cả chúng ta đều đã ở đó: lãng phí thời gian quý báu trong một cuộc họp không đi đến đâu nhanh chóng.
Có rất nhiều lý do khiến điều này xảy ra, nhưng thường là do thiếu sự chuẩn bị. Hãy suy nghĩ về điều đó: Bạn có thể gửi trước một chương trình làm việc, bạn có thể cung cấp tất cả các nguồn lực mà nhóm của bạn cần để có một cuộc họp hiệu quả, nhưng điều này sẽ không tốt chút nào trừ khi mọi người dành thời gian xem xét và suy nghĩ trước mọi thứ.
Ý tưởng rằng mọi người của bạn chuẩn bị kỹ càng trước mỗi cuộc họp là rất tốt, nhưng hãy trở thành hiện thực: Nó chỉ đơn giản là sẽ không xảy ra.
Và đó là những gì làm cho chiến thuật sau đây trở thành một người thay đổi cuộc chơi.
Một chiến thuật từ Bezos: Bắt đầu với sự im lặng
Lần đầu tiên tôi biết đến phương pháp này từ người sáng lập kiêm Giám đốc điều hành Amazon Jeff Bezos, trong một phỏng vấn trên diện rộng anh ấy đã giao hàng vài năm trước.
Tôi thích gọi nó là: bắt đầu im lặng.
Làm thế nào nó hoạt động?
Trong biên bản mở đầu của một số cuộc họp, trước khi bất kỳ cuộc thảo luận nào bắt đầu, Bezos và nhóm giám đốc điều hành cấp cao của ông đã đọc các bản ghi nhớ trong hoàn toàn im lặng. (Các bản ghi nhớ đã được biết là dài tới sáu trang và thời gian bắt đầu im lặng có thể kéo dài đến 30 phút.) Trong thời gian này, người kiểm duyệt và người tham dự sẽ lưu ý. Họ viết nguệch ngoạc trong lề.
Nhưng quan trọng nhất, họ suy nghĩ.
Bezos nói: “Đối với những nhân viên mới, đó là một trải nghiệm ban đầu kỳ lạ. 'Họ chỉ không quen với việc ngồi im lặng trong phòng và làm việc trong phòng nghiên cứu với một loạt các giám đốc điều hành.'
Bezos nói rằng bài tập cộng đồng này có một mục đích tuyệt vời: Nó đảm bảo sự chú ý không phân chia của tất cả mọi người tham dự. Ngoài ra, nó giúp chuẩn bị tốt hơn cho những người dẫn dắt các cuộc thảo luận như vậy - bởi vì kỹ năng và sự suy nghĩ tập trung cần thiết để tập hợp các bản ghi nhớ này lại với nhau ngay từ đầu.
Nhà sáng lập nổi tiếng giải thích: 'Những câu đầy đủ khó viết hơn. 'Chúng có các động từ. Các đoạn văn có câu chủ đề. Không có cách nào để viết một bản ghi nhớ dài sáu trang, có cấu trúc tường thuật và không có tư duy rõ ràng. '
Nếu bạn lo sợ rằng việc bắt đầu cuộc họp với một khoảng thời gian im lặng kéo dài sẽ phản tác dụng, tôi có thể đảm bảo với bạn là không. Tôi đã sử dụng phương pháp này trong các cuộc họp của riêng mình và nó thực sự tiết kiệm về lâu dài. Nền tảng cho các cuộc họp được đặt trong thời gian thực, bắt đầu từ tất cả mọi người, tốt, trên cùng một trang. Nếu bản ghi nhớ ban đầu được thực hiện đúng, nó cung cấp định hướng thực sự và giúp giảm hiểu lầm.
Nhưng trên hết, khởi đầu im lặng mang lại cho người của bạn những gì họ cần nhất để làm tốt nhất công việc của mình:
Thời gian.
Tư duy tập trung và phản xạ mở rộng có thể dẫn đến những khám phá sâu sắc. Vấn đề là, với đầy đủ hộp thư đến và lịch quá hạn, nhiều người chỉ đơn giản là không dành thời gian cho bài tập có giá trị này.
Nhưng khoản đầu tư nhỏ trong vài phút này có thể tạo ra cổ tức lớn - dưới hình thức thảo luận có ý nghĩa hơn và cộng tác đầy cảm hứng. Nó có thể biến các cuộc họp từ một điều xấu xa đau đớn và cần thiết thành một cuộc trao đổi cởi mở, thú vị và hiệu quả hơn - nơi mà những ý tưởng tuyệt vời được sinh ra hoặc tinh chế.
Bạn có muốn cung cấp điều đó cho của bạn đội hay tổ chức?
Sau đó, bạn có thể cân nhắc việc cho một số cuộc họp sắp tới của bạn một khởi đầu im lặng.
