Không ai thích nói 'không' với các yêu cầu từ sếp hoặc những người sáng tạo công việc khác trong cuộc sống của chúng ta. Nhưng vấn đề là trong khi nói 'có' cảm thấy như một chiến thắng trong ngắn hạn và giữ cho mọi người hạnh phúc, nó lại gây ra rắc rối về lâu dài. Khối lượng công việc của bạn cứ từ từ, nặng dần lên cho đến một ngày bạn nhìn lên và nhận ra mình đã rơi vào kiểu chỉ cố gắng theo kịp.
Tỷ lệ cược là bạn có ít nhất một phần trách nhiệm (và tôi ở ngay đó với bạn).
Câu trả lời đơn giản là nói 'không' tốt hơn. Nhưng hãy tìm trong từ điển với từ 'không' và bạn sẽ thấy 'nói dễ hơn làm'. Chúng ta lo lắng về việc từ chối người khác và / hoặc làm họ thất vọng, gây nghi ngờ về năng lực của chúng ta hoặc khiến sếp đặt câu hỏi về kỹ năng cộng tác và tiềm năng nghề nghiệp của chúng ta.
Tuy nhiên, có nhiều cách tốt hơn để duy trì khối lượng công việc hợp lý hơn là chỉ từ chối lạnh lùng. Và họ sẽ khiến bạn tôn trọng hơn, chứ không phải ít hơn.
Đây là cách để đẩy lùi các yêu cầu về nhiều công việc hơn (và có vẻ tốt khi thực hiện nó).
1. Đến từ nơi có trách nhiệm giải trình.
Thông thường, khi ai đó yêu cầu bạn đảm nhận một việc gì đó, anh ấy / cô ấy không có khả năng hiển thị những gì bạn đã và đang diễn ra. Nếu họ biết rằng yêu cầu của họ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc mà bạn đã phải giao, họ có thể xem xét lại. Và những người giao cho chúng ta nhiều công việc nhất (như sếp), trớ trêu thay lại thường là những người ít được đào tạo về khối lượng công việc hiện tại của chúng ta nhất. Vì vậy, hãy giáo dục chúng.
Giúp họ hiểu điều gì sẽ xảy ra nếu bạn làm công việc mà họ yêu cầu - những gì khác phải gánh chịu. Hãy dựa trên thực tế và không có cảm xúc khi giải thích và chỉ ra nơi bạn đang dành thời gian của mình. Nếu nó hữu ích, hãy ghi tổng số kế hoạch làm việc của bạn ra giấy để cung cấp cho họ một cái nhìn trực quan.
Khi bạn làm điều này, hãy đảm bảo làm nổi bật bất kỳ 'Vùng không bay' nào - các dự án bạn đang thực hiện có các mốc thời gian / mốc thời gian nhanh và khó, không thể bỏ lỡ và có thể bị ảnh hưởng bởi sự phân tâm. Khi bạn đang chia sẻ tất cả những điều này, hãy linh hoạt nếu phát sinh khoảng trống nhưng kiên quyết nếu không.
2. Đưa ra một từ 'có' khác cho các yêu cầu.
Thật vậy, chúng ta nói 'có' nhiều hơn là 'không' bởi vì nói 'có' sẽ tốt hơn. Nhưng bạn vẫn có thể trả lời 'đồng ý' theo một cách khác, theo cách mà cuộc thảo luận vẫn mang lại cảm giác tích cực.
Ví dụ, 'Tôi không thể làm điều đó cho bạn ngay bây giờ nhưng tôi có thể ....'. Bạn thậm chí không cần phải đáp ứng yêu cầu một nửa, đó là việc thể hiện sự tích cực và sẵn sàng giúp đỡ theo một cách nào đó nhỏ hơn là chỉ nói 'Tôi không có thời gian' (bởi vì không ai làm vậy).
3. Sử dụng 'Tam giác quỷ Bermuda của việc mặc cả'.
Khi bạn được yêu cầu làm điều gì đó, bạn có ba biến để làm việc: thời gian, tài nguyên và phạm vi. Ba điểm này tạo thành một hình tam giác, và nếu bạn không cẩn thận, toàn bộ nỗ lực có thể nhanh chóng biến mất vào trung tâm của tất cả một cách bí ẩn.
Thương lượng về các phương sai của bất kỳ biến nào trong số ba biến này. Ví dụ: giả sử sếp của bạn muốn bạn thực hiện một báo cáo mới về tình hình kinh doanh tổng thể của bộ phận của bạn. Có thể bạn có thể giao hàng vào ngày anh ấy / cô ấy yêu cầu, nhưng bạn cần một số trợ giúp từ CNTT để có một số con số cho bạn. Hoặc có thể bạn có thể giao những gì anh ấy / cô ấy yêu cầu nếu bạn có thể có một tuần nữa. Hoặc, nếu sếp của bạn có một số liệu cụ thể về tình hình kinh doanh mà ông ấy / bà ấy muốn được kiểm tra thay vì 'tổng thể', thì việc giảm phạm vi đó có thể giúp bạn gửi báo cáo đúng hạn mà không cần thêm nguồn lực. Bạn có được ý tưởng.
4. Hãy cẩn thận với khẩn cấp.
Chúng ta thường rơi vào tình trạng khẩn cấp, ngay cả khi nó không thực sự quan trọng, và trước khi chúng ta biết nó một ngày đã bốc hơi. Các yêu cầu khẩn cấp thường nhỏ giọt từ trên cao xuống và có thể bị trả giá bằng cảm xúc, khiến bạn khó có thể từ chối gấp đôi.
Nhưng trước khi bạn vội vàng thực hiện yêu cầu, hãy xem xét mục đích, nguồn gốc và mô hình của nó.
Đôi khi, yêu cầu khẩn cấp chỉ được 'thông qua' - đó là yêu cầu khẩn cấp đối với sếp của tôi nên đó là yêu cầu khẩn cấp đối với bạn - và không có nhiều suy nghĩ về bản thân yêu cầu. Nó có thể là yêu cầu có thể được đáp ứng theo một số cách khác, ít tốn thời gian / nhạy cảm hơn nhiều.
Tiếp theo, hãy xem xét nguồn. Nếu nó cao hơn sếp của bạn ba cấp, đôi khi tốt nhất bạn nên tiếp tục với nó. Nếu nó không có nhiều quyền lực vị trí đằng sau nó, bạn có thể có cơ hội chứng thực tính cấp thiết của nó.
Cuối cùng, hãy lưu ý xem yêu cầu khẩn cấp có nằm trong khuôn mẫu mà bạn đang thấy hay không. Nếu bạn phát hiện ra một hình mẫu (ví dụ: các yêu cầu khẩn cấp luôn đến vào cuối quý bán hàng khi mọi người đang tranh giành để đạt được các con số), bạn có thể đoán trước nó và làm những việc tránh sự khẩn cấp liên quan.
Vì vậy, cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn khi bạn có thể cân bằng tốt hơn giữa 'có' và 'không' mềm.
