Nhân viên Hoa Kỳ chi tiêu trung bình khoảng một phần tư của tuần làm việc lướt qua hàng trăm email .
Mặc dù thực tế là chúng ta đang dán mắt vào các nút trả lời của mình, huấn luyện viên nghề nghiệp Barbara Pachter cho biết nhiều chuyên gia vẫn không biết cách sử dụng email một cách hợp lý.
Do khối lượng lớn tin nhắn mà chúng ta đang đọc và viết, chúng ta có thể dễ mắc phải những lỗi đáng xấu hổ hơn và những sai lầm đó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Pachter phác thảo những điều cơ bản về nghi thức email hiện đại trong cuốn sách của cô ấy ' Những điều cần thiết của nghi thức kinh doanh . ' Chúng tôi đã nói chuyện với cô ấy và đưa ra những quy tắc cơ bản nhất mà bạn cần biết.
Vivian Giang và Rachel Sugar đã đóng góp cho các phiên bản trước của bài viết này.
1. Bao gồm một dòng tiêu đề rõ ràng, trực tiếp
Ví dụ về dòng tiêu đề tốt bao gồm 'Ngày họp đã thay đổi', 'Câu hỏi nhanh về bài thuyết trình của bạn' hoặc 'Đề xuất cho đề xuất.'
Pachter nói: “Mọi người thường quyết định có mở email hay không dựa trên dòng tiêu đề. 'Hãy chọn một trang cho phép người đọc biết bạn đang giải quyết mối quan tâm của họ hoặc các vấn đề kinh doanh.'
2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ email của công ty mình. Nhưng nếu bạn sử dụng tài khoản email cá nhân - cho dù bạn đang tự kinh doanh hay chỉ muốn thỉnh thoảng sử dụng nó cho các thư từ liên quan đến công việc - thì bạn nên cẩn thận khi chọn địa chỉ đó, Pachter nói.
Bạn phải luôn có một địa chỉ email truyền tải tên của bạn để người nhận biết chính xác ai đang gửi email. Không bao giờ sử dụng các địa chỉ email (có thể là tàn tích của những ngày còn đi học) không thích hợp để sử dụng ở nơi làm việc, chẳng hạn như 'babygirl @ ...' hoặc 'beerlover @ ...' - cho dù bạn yêu thích một ủ lạnh.
3. Suy nghĩ kỹ trước khi nhấn 'trả lời tất cả'
Không ai muốn đọc email từ 20 người không liên quan gì đến họ. Việc bỏ qua các email có thể khó khăn, với nhiều người nhận được thông báo có tin nhắn mới trên điện thoại thông minh hoặc các tin nhắn bật lên gây mất tập trung trên màn hình máy tính của họ. Đừng nhấn 'trả lời tất cả' trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng mọi người trong danh sách cần nhận được email, Pachter nói.
4. Bao gồm một khối chữ ký
Cung cấp Pachter gợi ý cho người đọc một số thông tin về bạn. 'Nói chung, điều này sẽ cho biết họ tên, chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ của bạn, bao gồm cả số điện thoại. Bạn cũng có thể thêm một chút công khai cho bản thân, nhưng đừng quá lạm dụng bất kỳ câu nói hay tác phẩm nghệ thuật nào. '
Cô ấy nói, hãy sử dụng cùng một phông chữ, cỡ chữ và màu sắc như phần còn lại của email.
5. Sử dụng cách chào chuyên nghiệp
Không sử dụng các cách diễn đạt thông tục, thoải mái như, 'Này các bạn', 'Yo' hoặc 'Xin chào các bạn.'
Cô nói: “Bản chất thoải mái trong các bài viết của chúng tôi không ảnh hưởng đến lời chào trong email. ' Chào là một cách chào rất thân mật và nói chung nó không nên được sử dụng ở nơi làm việc. Và Tôi cũng không ổn. Sử dụng Chào hoặc là xin chào thay thế.'
Cô ấy cũng khuyên không nên viết tắt tên của bất kỳ ai. Nói 'Xin chào Michael', trừ khi bạn chắc chắn rằng anh ấy thích được gọi là 'Mike'.
6. Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm
Pachter nói nếu bạn chọn sử dụng dấu chấm than, hãy chỉ sử dụng một dấu chấm than để truyền tải sự phấn khích.
'Đôi khi mọi người bị cuốn theo và đặt một số dấu chấm than ở cuối câu của họ. Kết quả có thể xuất hiện quá xúc động hoặc thiếu chín chắn, 'cô ấy viết. 'Nên sử dụng ít dấu chấm than trong văn bản.'
7. Hãy thận trọng với sự hài hước
Sự hài hước có thể dễ dàng bị lạc trong bản dịch nếu không có giọng điệu hoặc nét mặt phù hợp. Trong một cuộc trao đổi chuyên nghiệp, tốt hơn hết là bạn nên loại bỏ sự hài hước trong email trừ khi bạn hiểu rõ về người nhận. Ngoài ra, điều gì đó mà bạn cho là buồn cười có thể không hài hước với người khác.
Pachter nói: 'Điều gì đó được coi là buồn cười khi được nói ra có thể rất khác khi được viết ra. Khi nghi ngờ, hãy để nó ra.'
8. Biết rằng mọi người từ các nền văn hóa khác nhau nói và viết khác nhau
Thông tin sai lệch có thể dễ dàng xảy ra vì văn hóa khác nhau , đặc biệt là trong hình thức viết khi chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của nhau. Điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp với nền tảng văn hóa của người nhận hoặc mức độ hiểu biết của bạn về họ.
Pachter nói, một nguyên tắc tốt cần ghi nhớ là các nền văn hóa có bối cảnh cao (Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc) muốn tìm hiểu bạn trước khi hợp tác kinh doanh với bạn. Do đó, thông thường các đối tác kinh doanh từ các quốc gia này sẽ mang tính cá nhân hơn trong các bài viết của họ. Mặt khác, những người từ các nền văn hóa có bối cảnh thấp (Đức, Mỹ hoặc Scandinavi) thích đi vào vấn đề một cách nhanh chóng.
9. Trả lời email của bạn - ngay cả khi email đó không phải dành cho bạn
Thật khó để trả lời mọi email từng được gửi cho bạn, nhưng bạn nên cố gắng, Pachter nói. Điều này bao gồm cả khi email vô tình được gửi cho bạn, đặc biệt nếu người gửi đang mong đợi hồi âm. Thư trả lời không cần thiết nhưng đóng vai trò như một quy tắc email tốt, đặc biệt nếu người này làm việc trong cùng công ty hoặc ngành với bạn.
Đây là một câu trả lời ví dụ: 'Tôi biết bạn rất bận, nhưng tôi không nghĩ bạn có ý định gửi email này cho tôi. Và tôi muốn cho bạn biết để bạn có thể gửi nó đến đúng người. '
10. Thêm địa chỉ email cuối cùng
Pachter nói: “Bạn không muốn vô tình gửi một email trước khi bạn viết xong và kiểm tra lại thư. 'Ngay cả khi bạn đang trả lời một tin nhắn, bạn nên xóa địa chỉ của người nhận và chỉ chèn địa chỉ vào khi bạn chắc chắn rằng tin nhắn đã sẵn sàng được gửi đi.'
11. Đọc lại mọi tin nhắn
Những sai lầm của bạn sẽ không bị người nhận email của bạn chú ý. Pachter nói: “Và, tùy thuộc vào người nhận, bạn có thể bị đánh giá vì đã tạo ra chúng.
Đừng dựa vào kiểm tra chính tả. Đọc đi đọc lại email của bạn một vài lần, tốt nhất là đọc to trước khi gửi đi.
Pachter nói: “Một giám sát viên định viết 'Xin lỗi vì sự bất tiện này. 'Nhưng anh ấy đã dựa vào việc kiểm tra chính tả của mình và cuối cùng đã viết' Xin lỗi vì sự không kiểm soát được. '
12. Kiểm tra kỹ xem bạn đã chọn đúng người nhận chưa
Pachter nói rằng hãy chú ý cẩn thận khi nhập tên từ sổ địa chỉ của bạn trên dòng 'Tới' của email. 'Thật dễ dàng chọn sai tên, điều này có thể khiến bạn và người nhận email bị nhầm lẫn.'
13. Giữ cho phông chữ của bạn cổ điển
Purple Comic Sans có thời gian và địa điểm (có thể không?) Nhưng đối với thư từ kinh doanh, hãy giữ cho phông chữ, màu sắc và kích thước của bạn cổ điển.
Quy tắc cơ bản: Email của bạn phải dễ đọc cho người khác.
'Nói chung, tốt nhất là sử dụng loại 10 hoặc 12 điểm và phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman,' Pachter khuyên. Về màu sắc, màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất.
14. Đừng rút ngắn tên người nhận trừ khi họ yêu cầu bạn
' Tên tôi là Barbara. Tôi không thích nhận những email có địa chỉ 'Xin chào Barb' ', cô nói với Business Insider. 'Điều này cũng đúng với việc sử dụng biệt hiệu. Đừng gọi tôi là Barbie! '
Trừ khi người đó nói với bạn rằng họ thích biệt hiệu hơn, đừng tự tiện sử dụng biệt hiệu đó. Bạn có thể chỉ đang cố tỏ ra thân thiện hoặc thân mật, nhưng điều đó không phù hợp và có thể gây khó chịu cho người nhận.
15. Đảm bảo bạn viết đúng chính tả tên người nhận
'Nếu bạn xúc phạm ai đó trong màn chào, người đó có thể không đọc thêm nữa,' cô nói.
Hãy tôn trọng và đánh vần tên người nhận một cách chính xác. 'Nhiều người bị xúc phạm nếu tên của họ viết sai chính tả. Kiểm tra chính tả chính xác trong khối chữ ký của người đó. Bạn cũng có thể kiểm tra địa chỉ email của họ. Thông thường, tên và / hoặc họ của mọi người có trong địa chỉ của họ. '
Nếu bạn đang gửi email cho một khách hàng tiềm năng, họ có thể cho rằng bạn ít chú ý đến chi tiết hoặc quá bận rộn hoặc bị phân tâm để gọi đúng tên của họ và đó không phải là thông điệp bạn muốn gửi.
16. Giữ các tab trên giai điệu của bạn
Cũng giống như những câu chuyện cười bị mất đi trong bản dịch, giọng điệu rất dễ hiểu sai nếu không có ngữ cảnh mà bạn nhận được từ các dấu hiệu giọng nói và nét mặt. Do đó, bạn có thể dễ dàng xảy ra đột ngột hơn so với dự định của mình. Ý bạn là 'thẳng thắn'; họ đọc 'tức giận và cộc lốc.'
Để tránh hiểu lầm, Pachter khuyên bạn nên đọc to tin nhắn của mình trước khi nhấn gửi. 'Nếu nó nghe có vẻ khó khăn đối với bạn, nó sẽ nghe có vẻ khắc nghiệt đối với người đọc,' cô nói.
Để có kết quả tốt nhất, hãy tránh sử dụng các từ tiêu cực rõ ràng ('thất bại', 'sai' hoặc 'bị bỏ qua') và luôn nói 'làm ơn' và 'cảm ơn'.
17. Không có gì là bí mật - vì vậy hãy viết cho phù hợp
Hãy luôn nhớ những điều mà cựu Giám đốc CIA David Petraeus dường như đã quên, cảnh báo Pachter: Mỗi tin nhắn điện tử để lại một dấu vết.
Cô ấy nói: “Một nguyên tắc cơ bản là cho rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì bạn viết, vì vậy đừng viết bất cứ thứ gì bạn không muốn mọi người nhìn thấy”. Một cách giải thích tự do hơn: Đừng viết bất cứ điều gì có thể gây tổn hại cho bạn hoặc gây tổn thương cho người khác. Rốt cuộc, email rất dễ chuyển tiếp và tốt hơn là an toàn hơn là xin lỗi.
Điều này câu chuyện lần đầu tiên xuất hiện trên Thương nhân trong cuộc .
