'Này, câu hỏi nhanh ...' 'Chỉ muốn đăng ký ...' 'Bạn có thể xác nhận ...?'
Nếu bạn giống như hầu hết các doanh nhân, những yêu cầu email như thế này rất phổ biến đến mức bạn thậm chí còn không nhận thấy chúng nữa. Bạn sẽ gửi lại một phản hồi nhanh và quay lại nhiệm vụ của mình - chỉ để nhận được một tin nhắn 'khẩn cấp' khác vài phút sau đó. Trong khi bạn đang nhập một câu trả lời, điện thoại sẽ đổ chuông. Sau đó, một nhân viên đến bàn của bạn để hỏi một câu hỏi.
Trước khi bạn biết điều đó, ngày đã qua và bạn chẳng làm được gì cả. Nhưng nó không nhất thiết phải theo cách này. Tất cả đều hiểu rằng có một số quan trọng và một số ít quan trọng khi nói đến nhiệm vụ.
Bạn có thể đã nghe nói về quy tắc 80-20 - khái niệm rằng một vài đầu vào chịu trách nhiệm về tỷ trọng đầu ra của con người. Thông thường, mọi người cho rằng đầu vào càng lớn thì đầu ra càng lớn, nhưng chúng lại đánh giá cao điểm chất lượng.
Kết quả là một phương trình bị lật: dành 80% thời gian để di chuyển kim 20%. Nhưng nếu bạn đo lường và phân tích kết quả đầu ra của từng đầu vào, bạn có thể loại bỏ tất cả, trừ những thứ có tiềm năng nhất.
Nhà đầu tư của tôi, Mark Cuban, sống và phát triển theo quy tắc 80-20. Mặc dù anh ấy không giới thiệu cụ thể về khái niệm này, nhưng điều đó là rõ ràng trong thực tế của anh ấy. Anh ấy không sử dụng điện thoại, nhưng anh ấy tự mình trả lời tất cả các email. Tuy nhiên, thực hành này không chỉ giới hạn ở những người chơi quyền lực như Cuban. Quy tắc 80-20 có thể giúp bạn tìm thấy thành công khi khởi nghiệp và nhiều thời gian rảnh hơn.
Dưới đây là năm cách để tối đa hóa kết quả trong khoảng thời gian tối thiểu:
1. Đi với đường ruột của bạn.
Bạn có thể có một trực giác tốt về những công việc hàng ngày của bạn làm giảm năng suất. Xác định những điều này bằng cách tự hỏi bản thân, 'Điều ngu ngốc nhất mà tôi đang lãng phí thời gian vào việc gì?' Bạn sẽ ngạc nhiên về việc cắt bỏ những hoạt động này dễ dàng như thế nào. Đặt các thông số về thời điểm bạn có thể hoàn thành các hoạt động này (chẳng hạn như trả lời email của bạn mỗi ngày một lần) và cuối cùng, bạn có thể cắt nó ra khỏi ngày làm việc của mình hoàn toàn.
2. Đề cao việc quản lý giấy thông hành.
Quản lý từ xa là một nhiệm vụ khó thành thạo, nhưng nó có thể tạo nên sự khác biệt. Khi bạn vắng mặt, nó buộc bạn phải xác định các hoạt động có thể chi tiêu. Bạn sẽ thấy rằng nó không thực sự quan trọng nếu một số việc không được hoàn thành. Mặt khác, những thứ khác có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn khi bị bỏ dở. Một khi bạn tìm ra những điều này ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình như thế nào, bạn có thể giảm gấp đôi những gì quan trọng và giảm thiểu một cách có hệ thống - hoặc thậm chí loại bỏ - những hoạt động không.
3. Học cách nói không và đặt giá vào thời gian của bạn.
Hãy nói với tôi ngay bây giờ: 'Không.' Nói không với hầu hết mọi thứ sẽ giúp bạn tập trung nỗ lực. Bạn càng trở nên thành công, thời gian của bạn càng có giá trị. Bạn sẽ có rất nhiều người yêu cầu bạn lấy một tách cà phê để họ có thể 'lọc não của bạn.' Điều đó thật tuyệt, nhưng họ cần biết rằng thời gian của bạn không hề rảnh.
Thiết lập một tài khoản trên Trong trẻo , một trang web trả tiền theo phút cho các cuộc điện thoại với các chuyên gia. Một số người đặt mức phí là 1 đô la một phút, trong khi những người khác tính phí 100 đô la một phút. Với tài khoản Clarity, bạn có thể chuyển hướng tự nhiên những bộ chọn não đó để lên lịch thời gian hoạt động. Họ sẽ nhận ra rằng bạn không nói 'không' nhưng thời gian của bạn là có giá trị.
4. Chủ ngắt ngắt gián đoạn.
Tim Ferriss đặt ra cụm từ 'làm gián đoạn sự gián đoạn' trong cuốn sách của mình Tuần làm việc 4 giờ. Ý tưởng là nếu bạn có thể xác định các gián đoạn, bạn có thể ngắt từng trước nó làm gián đoạn bạn. Các kỹ thuật như phân lô có thể rất hiệu quả. Thay vì trả lời điện thoại, chỉ cần kiểm tra thư thoại của bạn hai lần một ngày. Thay vì cập nhật blog của bạn hàng ngày, hãy lên lịch cho các bài đăng trong một tuần.
5. Đo lường mọi thứ.
Phân tích tỉ mỉ đầu vào và đầu ra của bạn. Thời gian nỗ lực của bạn và ghi lại mọi thứ. Điều này thoạt đầu có vẻ lãng phí thời gian, nhưng khi bạn thấy dữ liệu hiệu suất có giá trị như thế nào đối với việc thúc đẩy năng suất, bạn sẽ bắt đầu đo lường mọi thứ.
Bạn rất dễ hoảng sợ khi thấy một danh sách các email chưa đọc đang xếp chồng lên nhau. Nhưng bằng cách xem xét từng nhiệm vụ trong kế hoạch tổng thể của công việc rộng lớn hơn và tin tưởng vào trực giác của bạn về những gì nên ưu tiên, bạn có thể cắt giảm các hoạt động đang lãng phí thời gian của mình - và bắt đầu khai thác 20% siêu giá trị đó.
