Người chiến thắng trong mọi cuộc cạnh tranh kinh doanh luôn là người giao tiếp rõ ràng nhất. Cho dù bạn đang giao dịch với nhân viên, sếp, đồng nghiệp hay khách hàng, khả năng đạt được điều bạn muốn phụ thuộc vào mức độ bạn nói và viết.
Với ý nghĩ đó, đây là năm quy tắc cơ bản áp dụng cho giao tiếp một đối một, một cho nhiều và nhiều với nhiều như nhau:
1. Luôn biết 'tại sao.'
Bất cứ khi nào bạn giao tiếp tại nơi làm việc, bạn đang lãng phí thời gian và năng lượng nếu bạn không biết lý do giao tiếp diễn ra.
Trước khi bạn bắt đầu bất kỳ cuộc giao tiếp nào, hãy tự hỏi mình, 'Tôi đang cố gắng hoàn thành điều gì?' Ngay cả trò chuyện phiếm cũng phải có mục đích, ngay cả khi nó chỉ để xây dựng tình bạn thân thiết.
Nếu ai đó đang bắt đầu cuộc trò chuyện, hãy tự hỏi bản thân, 'Tại sao cuộc trò chuyện này lại diễn ra?' Nếu câu trả lời không rõ ràng, hãy hướng dẫn người đối thoại đến 'lý do' của câu trả lời đó.
Hiểu và tập trung vào 'lý do tại sao' cho phép bạn tránh được các vấn đề phụ và các đoạn đường có thể che khuất tình hình.
2. Truyền đạt cảm xúc trực tiếp.
Bất kỳ thông tin liên lạc nào có nội dung xúc động cao nên được gửi trực tiếp (nếu có thể và thiết thực) hoặc qua điện thoại và hội nghị từ xa (nếu không).
Ví dụ: nếu bạn có tin tức tuyệt vời khiến mọi người quan tâm, thì nó sẽ hiệu quả hơn và tạo ra nhiều năng lượng tích cực hơn nếu bạn trực tiếp gửi nó.
Ví dụ, một cuộc họp nhóm để thông báo một chiến thắng bán hàng lớn giống như một lễ kỷ niệm tức thì. Ngược lại, một email thông báo cùng một chiến thắng có vẻ giống như một suy nghĩ muộn màng.
Tương tự, nếu bạn nhận được tin xấu hoặc lời chỉ trích, nó sẽ được đón nhận tốt hơn và có nhiều khả năng hữu ích hơn nếu được gửi đến tận tay. Nếu bạn sử dụng email, có vẻ như bạn không quan tâm hoặc bạn hèn nhát.
3. Truyền đạt sự thật qua email.
Mọi thông tin liên lạc chủ yếu mang tính thực tế nên được thông báo bằng văn bản vì hai lý do quan trọng:
Mọi người chỉ giữ lại một tỷ lệ nhỏ các dữ kiện khi chúng được truyền đạt bằng lời nói. Do đó, có một bản ghi chép về những sự kiện đó giúp đảm bảo rằng họ không bị lạc khi đến lúc đưa ra quyết định.
Như tôi đã chỉ ra trong 'Tại sao bạn không bao giờ nên có các cuộc họp cập nhật', việc truyền đạt sự thật bằng lời nói cho các nhóm lớn là cực kỳ kém hiệu quả. Tốt hơn nhiều là sử dụng email để giúp mọi người bắt kịp tốc độ và sau đó thảo luận về những việc cần phải hoàn thành.
4. Lắng nghe nhiều hơn bạn nói.
Nói chung, quy tắc này được áp dụng cho các cuộc trò chuyện trực tiếp, nhưng nó cũng áp dụng trong các email qua lại và các bài đăng trên mạng xã hội. Có lẽ '' thà nhận còn hơn cho 'sẽ là cách tốt hơn để diễn đạt.
Trong mọi trường hợp, hầu như luôn luôn là một ý tưởng tồi nếu bạn cố gắng thống trị bất kỳ cuộc trò chuyện hoặc giao tiếp nào, bởi vì nếu bạn nói bằng động cơ (hoặc gửi thư bằng động cơ), bạn sẽ không học được gì cả.
Ngoài ra, khi bạn tập trung vào kết quả đầu ra của mình, bạn đang truyền tải thông tin về mình. Như tôi đã giải thích trong 'Làm thế nào để có một cuộc trò chuyện có ý nghĩa', trong các tình huống kinh doanh, giao tiếp không bao giờ là về bạn. Nó luôn luôn là về người khác.
5. Đơn giản hóa tin nhắn của bạn.
Mọi người trong thế giới kinh doanh ngày nay đều gặp phải tình trạng quá tải thông tin khổng lồ, điều này tạo ra sự bối rối và căng thẳng dường như vô tận.
Nếu bạn muốn loại bỏ sự ồn ào, bạn cần phải làm cho thông điệp của bạn càng đơn giản và dễ hiểu càng tốt. Các bài đăng của tôi '5 ứng dụng miễn phí khiến bạn trở nên thông minh' và '8 thói quen trò chuyện làm mất đi sự tín nhiệm' của tôi giải thích cách trau dồi thông điệp của bạn tốt hơn.
