Là một huấn luyện viên lãnh đạo, một trong những điều chính tôi làm việc với các nhà lãnh đạo là năng suất của họ. Đây là một vấn đề phổ biến ở nhiều tổ chức, đặc biệt là với các công ty có tốc độ phát triển cao. Sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp và tốc độ thay đổi khiến nhiều giám đốc điều hành phải vật lộn để duy trì tổ chức và tập trung, dẫn đến kết quả cá nhân mờ nhạt.
Chìa khóa của bất kỳ hệ thống năng suất nào là tập trung vào giá trị chứ không phải nỗ lực. Các giám đốc điều hành tập trung vào việc kiểm tra càng nhiều việc trong danh sách việc cần làm của họ mỗi ngày mà không nghĩ đến việc họ đưa vào những danh sách đó sẽ hoàn thành được nhiều việc, nhưng thường không mang lại kết quả đáng kể. Các giám đốc điều hành coi đâu là hành động quan trọng nhất, có tác động cao nhất sẽ tạo ra giá trị lâu dài và đặc biệt thành công.
Một trong những thói quen tốt nhất sẽ giúp bạn theo đuổi công việc này là xây dựng quy trình lập kế hoạch hàng tuần cá nhân. Bằng cách dành thời gian để lập kế hoạch cho tuần của mình, bạn có thể xác định cách sử dụng thời gian và năng lượng tốt nhất và sắp xếp bản thân để đạt được thành công. Đây là cách tôi lập kế hoạch cho tuần của mình vào tối Chủ Nhật để tôi có thể tự tin bắt đầu vào sáng thứ Hai.
1. Thực hiện quét tâm trí.
Điều đầu tiên tôi làm bất cứ khi nào tôi nghĩ về bức tranh lớn hơn và cố gắng lên kế hoạch là tôi quét tâm trí để xóa suy nghĩ của mình. Quá trình này lướt qua một danh sách các lời nhắc trong các danh mục khác nhau, tìm kiếm những điều tôi đang cố gắng ghi nhớ và những cam kết mà tôi đã thực hiện (các nhà khoa học gọi là tải nhận thức ), và đưa chúng ra giấy. Điều này giúp tôi không còn bị phân tâm để có thể tập trung tốt hơn vào công việc hiện tại.
2. Xem lại tuần tới.
Bước tiếp theo của tôi là xem lại lịch trình của tuần tới. Tôi khuyên bạn nên sử dụng chiến lược Lịch có thể bảo vệ, chiến lược này giúp cải thiện năng suất của bạn bằng cách sắp xếp lịch biểu của bạn thành những khoảng thời gian lớn với các nhiệm vụ được nhóm theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tổ chức và quản lý công việc hơn.
Nếu kế hoạch của tôi không được tổ chức tốt, tôi yêu cầu thay đổi để giải phóng thời gian liên tục trong lịch của mình nhằm tạo ra thời gian tập trung và tối ưu hóa việc đi lại và hậu cần. Đây cũng là lúc để xác định bất kỳ công việc chuẩn bị hoặc đánh giá nào tôi cần làm trong tuần.
3. Mong chờ từ ba đến năm tuần.
Khi tôi đã kiểm soát được tuần này, tôi sẽ nhìn về phía trước từ ba đến năm tuần nữa cho bất kỳ điều gì yêu cầu tôi thực hiện bất kỳ loại hành động nào trong bảy ngày tới. Tôi tìm kiếm những thứ như sắp xếp đi du lịch, công việc dự án lớn hơn và phát triển sáng tạo. Làm điều này để tránh những bất ngờ tạo ra các cuộc tập trận chữa cháy cho tôi hoặc nhóm của tôi.
4. Suy ngẫm về tuần trước.
Khi tôi đã nắm rõ về tương lai, tôi nhìn lại một hoặc hai tuần trước và xem liệu có bất kỳ mục hoặc hành động mở nào từ các sự kiện trước đó mà tôi có thể đã bỏ lỡ hay không. Tôi tìm kiếm cơ hội để viết lời cảm ơn nhanh chóng và xác nhận bất kỳ hành động hoặc kế hoạch nào từ các cuộc họp trước đó. Tôi cũng sẽ dành thời gian này để suy nghĩ về những gì đã diễn ra tốt và những gì không, cũng như cách tôi có thể cải thiện lịch trình và kế hoạch của mình trong tương lai.
5. Kiểm tra các mục tiêu dài hạn của bạn.
Tiếp theo, tôi kiểm tra các mục tiêu hàng quý và kết quả chính của mình. Dựa vào nơi tôi muốn đến vào cuối quý, tôi kiểm tra xem mình cần đạt tiến độ ở đâu và đặt nhiệm vụ cho tuần tới. Tôi cũng sẽ liên hệ với những người mà tôi cần phối hợp hoặc cộng tác để sắp xếp thời gian hoặc sắp xếp các cuộc họp.
6. Sắp xếp theo mức độ khẩn cấp và tác động.
Khi tôi đã viết ra các nhiệm vụ và lời nhắc của mình, tôi bắt đầu sắp xếp và tổ chức. Tôi sẽ ghi chú về độ phức tạp và kích thước, sau đó sắp xếp chúng theo hai tiêu chí chính. Đầu tiên là tính cấp thiết, đó là mức độ quan trọng của nhiệm vụ trong tuần này. Về cơ bản, nếu tôi đẩy nó sang tuần sau, nó có gây ra vấn đề gì cho tôi hoặc những người khác không? Tiêu chí thứ hai là tác động, đó là giá trị mà nhiệm vụ này tạo ra cho tôi trong ngắn hạn và dài hạn.
Nếu tôi đã làm mọi thứ một cách chính xác, lịch trình của tôi sẽ được cấu trúc tốt và tôi sẽ có kế hoạch cho tuần sẽ diễn ra như thế nào. Tôi sẽ có một số khoảng thời gian dành cho công việc tập trung, nhóm các công việc tương tự để tôi có thể giữ nguyên tư duy và giảm thiểu việc chuyển đổi nhiệm vụ.
Tất nhiên, cuộc sống xảy ra, và vào sáng thứ Hai, một điều gì đó bất ngờ có thể xảy ra và tôi cần phải lên kế hoạch lại mọi thứ. Và điều đó tốt.
Giá trị của việc lập kế hoạch không phải là một kế hoạch sẽ thực hiện một cách hoàn hảo. Đó là khi nó không, bạn sẽ hiểu những gì trên đĩa của bạn, những ưu tiên của bạn là gì và cách bạn muốn sắp xếp lại mọi thứ để luôn đúng kế hoạch.
