Gần đến năm 2020 và công nghệ đóng một vai trò rất quan trọng trong cách chúng ta giao tiếp. Điều này tất nhiên đúng với cả người tiêu dùng và doanh nhân. Mặc dù giao tiếp tất nhiên là cốt lõi của kinh doanh, nhưng nó cũng có thể trở thành điểm đau lớn nhất của bạn nếu không được thực hiện một cách hiệu quả. Ví dụ, các cuộc gọi điện thoại, trừ khi được lên lịch trước, và có thể là một thời gian thực tệ hại và hầu như không cần thiết trong thời đại liên lạc kỹ thuật số.
Nhắn tin bằng giọng nói, hay còn gọi là gửi cho ai đó bản ghi âm giọng nói của bạn, trái ngược với việc gửi cho họ một tin nhắn văn bản thông thường, có thể hữu ích khi thích hợp, nhưng cũng có thể vô cùng khó chịu và xâm phạm nếu sử dụng sai hoặc quá thường xuyên.
Vậy sử dụng giọng nói khi nào là hiệu quả và khi nào gây khó chịu?
Trước tiên, như mọi khi, hãy nghĩ về khán giả của bạn.
Đây là một quy tắc ngón tay cái rất chung và nó được áp dụng trên diện rộng với giao tiếp và hơn thế nữa. Dù bạn đang làm gì bây giờ, dù bạn chuẩn bị giao tiếp, hãy nghĩ đến người ở đầu dây bên kia.
Ví dụ, nếu người đó đang trong một cuộc họp, có lẽ gửi cho họ 10 tin nhắn lần lượt không phải là một ý tưởng tuyệt vời? Hãy suy nghĩ về cách mà họ nhận được sau đó. Rất có thể họ đã bật thông báo ở đầu, thậm chí có thể có âm thanh. Một tin nhắn, một thông báo có thể bị bỏ qua và người đó có thể tiếp tục cuộc họp của họ. 10? Không nhiều lắm.
Tin nhắn thoại yêu cầu người đó nghe, có nghĩa là họ cần dừng cuộc họp để tham gia. Một câu đơn giản 'Bạn đang làm dở việc gì đó hay bạn có thể gửi ghi chú bằng giọng nói không?' sẽ đủ.
Luôn nghĩ đến khán giả.
Bạn có đang ưu tiên thời gian của mình hơn thời gian của tôi không?
Ở một mức độ sâu hơn, khi bạn gọi cho tôi một cách bất ngờ, và một lần nữa, chúng ta đang nói chuyện trong bối cảnh công việc, không phải nói chuyện với bạn, mẹ ơi, về bản chất bạn đang nói 'Con muốn nói chuyện bây giờ và con không quan tâm đến điều gì. bạn đang làm vì tôi muốn nói chuyện ngay bây giờ, vì vậy hãy dừng lại và trả lời. '
Các ghi chú bằng giọng nói không có gì khác biệt. Tôi không thể chỉ đọc nó và chọn bỏ qua hoặc tham gia. Đúng, tôi có thể bỏ qua hoàn toàn tin nhắn hoặc cuộc gọi nhưng theo ý kiến của tôi, điều đó vừa thô lỗ về phía tôi, vừa không có trách nhiệm lắm vì đó có thể là điều quan trọng mà tôi thực sự cần biết kịp thời.
Nếu bạn nhắn tin, tôi có thể đọc tin nhắn của bạn trong khi hoàn thành bài viết tôi đang viết và chọn trả lời sau đó. Nếu bạn gửi ghi chú thoại hoặc cuộc gọi, tôi phải dừng công việc đang làm để nghe hoặc trả lời. Vì vậy, có, về cơ bản bạn đang ưu tiên thời gian của mình hơn thời gian của tôi và điều đó không ổn. Đừng đánh cắp thời gian của người khác, hãy giao tiếp như gần năm 2020 và hãy quan tâm.
Đây là một cuộc trò chuyện bình thường hay một cái gì đó đòi hỏi sự chú ý của tôi?
Bây giờ, để rõ ràng, tôi có vẻ như tôi đang chống lại các tin nhắn thoại. Bất kỳ ai đã từng nói chuyện với tôi trên WhatsApp đều biết đó không phải là trường hợp. Nếu tình huống cụ thể mà tôi đang tham gia là phù hợp và cuộc trò chuyện yêu cầu bạn nghe giọng nói của tôi, thì tin nhắn thoại có thể rất hiệu quả.
Điểm quan trọng ở đây là, giống như hầu hết mọi thứ, tin nhắn thoại có thể tuyệt vời nếu được sử dụng một cách hợp lý và không bị lạm dụng.
Nếu bạn muốn nói lời chào với ai đó hoặc nói với họ rằng bạn đang nghĩ về họ, một văn bản một câu có thể thực hiện công việc đó, không cần phải gửi ghi chú thoại cho điều đó.
Nói chung, tất cả điều này rất đơn giản và nên là lẽ thường, như chúng ta đều biết ngày nay không phải là rất phổ biến.
Khi chọn hình thức giao tiếp, đừng chỉ tính đến nhu cầu và sự thuận tiện của bạn, hãy nghĩ đến cả người mà bạn đang giao tiếp. Khó vậy sao?
Ngoài ra, nếu bạn đang nghĩ ngay bây giờ, 'Chà, tất cả những quy tắc này, anh chàng này cần phải thư giãn một chút', thì, bạn có thể đúng, nhưng khi bạn nhận được rất nhiều tin nhắn trong suốt cả ngày (điều mà tất cả chúng ta đều làm.) và nó ảnh hưởng đến năng suất của bạn, cách chúng ta giao tiếp cần được thảo luận.
