Ghi chú của biên tập viên: Alison Green, nhà báo của chuyên mục Inc.com, trả lời các câu hỏi về các vấn đề quản lý và nơi làm việc - mọi thứ từ làm thế nào để đối phó với một ông chủ quản lý vi mô cách nói chuyện với ai đó trong nhóm của bạn về mùi cơ thể.
Một độc giả viết:
Tôi có một nhân viên cực kỳ chi tiết về mọi mặt. Điều này có thể tuyệt vời trong một số trường hợp, nhưng bất cứ khi nào cô ấy nói (trong một cuộc họp hoặc chỉ là một đối một), cô ấy rất dài dòng. Nói chung, cô ấy sẽ nói cùng một điều theo ba cách khác nhau, và sau đó tóm tắt. Email và các dự án đã viết của cô ấy là tiểu thuyết.
Tôi thấy rằng cô ấy hoàn toàn không biết về vấn đề này; Thường thì trước một cuộc họp, khi tất cả chúng tôi đồng ý nói ngắn gọn, tôi sẽ làm phần việc của mình (hy vọng là một ví dụ) nhưng cô ấy không tiếp thu.
Mối quan tâm chính của tôi là mọi người thực sự điều chỉnh cô ấy khi cô ấy tiếp tục nói. Tôi muốn cô ấy thành công và vì vậy tôi thực sự muốn cung cấp cho cô ấy những phản hồi và công cụ mà cô ấy cần. Tôi nhận ra đây là cách của cô ấy, và tôi không chắc nó có thể thay đổi được. Cho tôi vài lời khuyên được không?
Câu trả lời xanh:
Bạn hoàn toàn đúng rằng thói quen này sẽ kìm hãm cô ấy một cách chuyên nghiệp; cô ấy càng đi lên nấc thang cao hơn và càng đứng trước những người quản lý cấp cao hơn, thì điều quan trọng hơn là cô ấy phải chắt lọc một thông điệp xuống những yếu tố cần thiết và truyền tải nó một cách nhanh chóng và ngắn gọn.
Giả sử rằng phần còn lại của công việc của cô ấy là tốt - và do đó, bạn nên đầu tư ngắn hạn thời gian để giúp cô ấy cải thiện trong lĩnh vực này - đây là những gì tôi đề xuất:
1. Ngồi xuống với cô ấy và nói rằng bạn muốn trò chuyện nghiêm túc với cô ấy về thói quen làm việc. Giải thích rằng việc truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn hơn không chỉ là một sở thích về phong cách; đó là nhu cầu kinh doanh cần thiết và bạn cần cô ấy tích cực làm việc. Nói với cô ấy rằng bạn lo lắng rằng điều đó đang ảnh hưởng đến cô ấy về mặt chuyên môn và sẽ tiếp tục làm như vậy, công việc của cô ấy rất tốt và xứng đáng để mọi người chú ý đến, nhưng họ sẽ không làm vậy nếu cô ấy không tìm cách giao tiếp ngắn gọn hơn.
2. Cung cấp cho cô ấy những hướng dẫn cụ thể. Chỉ nói 'giữ mọi thứ ngắn gọn hơn' là chưa đủ, vì đồng hồ hiệu chuẩn của cô ấy đã tắt. Cô ấy không thể biết khi nào một cái gì đó quá dài. Vì vậy, bạn cần phải đánh vần nó ra. Ví dụ: bạn có thể nói với cô ấy rằng bản ghi nhớ không được dài hơn một trang và mỗi bản ghi nhớ phải được viết chủ yếu bằng gạch đầu dòng, email không được dài hơn ba đoạn văn ngắn và bản trình bày không được dài hơn X phút; cô ấy nên quan sát thời gian người khác nói trong các cuộc họp và không nói lâu hơn chính mình.
3. Huấn luyện cô ấy tích cực đi về phía trước. Ví dụ, khi bạn giao cho cô ấy một dự án đã viết, hãy cho cô ấy số trang tối đa ngay từ đầu. Nếu cô ấy lo ngại rằng cô ấy sẽ không thể bao gồm tất cả những thông tin mà cô ấy nghĩ là nên đưa vào, hãy nói chuyện với cô ấy. Khi bạn nghe những gì cô ấy lo lắng sẽ không phù hợp, hãy giải thích tại sao X quan trọng để bao gồm nhưng Y thì không. Giải thích rằng những người ra quyết định cấp cao hơn đặc biệt không muốn tất cả thông tin. Họ muốn có những kết luận và bài học kinh nghiệm cấp cao, đồng thời có thể tin tưởng rằng điều đó đã được hỗ trợ bởi suy nghĩ và nghiên cứu trước khi nó đến với họ để họ không phải dành thời gian cho phần đó. Một số người thực sự không nhận ra điều này và họ cảm thấy rằng công việc của họ sẽ không đáng tin cậy hoặc sẽ có vẻ không hoàn chỉnh nếu họ không bao gồm tất cả các chi tiết liên quan về chủ đề này.
4. Đừng dựa dẫm vào những lời gợi ý của cô ấy , chẳng hạn như yêu cầu của bạn khi bắt đầu cuộc họp rằng mọi người hãy ngắn gọn hoặc chính bạn nói ngắn gọn để làm ví dụ. Điều đó không hiệu quả, vì vậy bạn sẽ cần phải rõ ràng hơn. Thay vào đó, bạn có thể nói trong một cuộc họp, 'Jane, bạn có thể cho chúng tôi một cái nhìn tổng quan về X trong một phút được không?' Hoặc khi chỉ có hai bạn, 'Đây là nhiều hơn những gì tôi cần; Tôi tin tưởng bạn có các chi tiết được đề cập mà tôi không cần phải ở trong vòng lặp. Những phần bạn cần tôi nhập vào là gì? '
5. Và cuối cùng, hãy đảm bảo cung cấp cho cô ấy phản hồi trong suốt quá trình , cho dù đó là 'Khởi đầu cho phần trình bày của bạn trong cuộc gọi thật tuyệt, nhưng tôi nghĩ rằng bạn bắt đầu mất người khi nói về chi tiết cách phần mềm mới sẽ hoạt động' hay 'Bản ghi nhớ này là một ví dụ tuyệt vời về việc bạn áp dụng những gì chúng tôi đã nói chuyện và tôi thích cách bạn truyền tải tất cả thông tin cấp cao một cách dễ đọc. '
Nếu bạn sẵn sàng đầu tư một chút thời gian để làm điều này, bạn sẽ thấy sự thay đổi thực sự trong vài tháng tới hoặc không. Nếu bạn không, việc thiếu cải tiến có thể có nghĩa là cô ấy có ít hơn hoặc không có cơ hội trình bày trước quản lý cấp cao, hoặc cô ấy sẽ không bao giờ là lựa chọn đầu tiên của bạn cho các dự án cấp cao hơn, hoặc điều đó ảnh hưởng đến khả năng tiến bộ của cô ấy trong cơ quan. Hoặc nó có thể chỉ có nghĩa là bạn sẽ phải tiếp tục gửi lại các dự án cho cô ấy kèm theo hướng dẫn để rút ngắn chúng.
Bất kể hậu quả có thể xảy ra là gì, hãy nói chuyện với cô ấy về chúng một cách rõ ràng để cô ấy rõ ràng về sự đánh đổi mà cô ấy đang thực hiện. Nhưng với một vài tháng huấn luyện tập trung vào vấn đề này, tôi nghĩ bạn có cơ hội tốt để giúp cô ấy cải thiện đáng kể.
Bạn muốn gửi một câu hỏi của riêng bạn? Gửi nó đến alison@askamanager.org .
