Động não cùng nhau như một nhóm trong khi làm việc từ xa đã được chứng minh là rất khó khăn.
Có điều gì đó về việc ở cùng nhau về mặt thể chất sẽ mở ra nhiều khả năng sáng tạo hơn đáng kể - đối với tôi, đó là mục đích cốt lõi của một phiên chiến lược hoặc động não. Và mặc dù công ty của tôi và tôi đã thử một số công cụ như bảng trắng ảo, tôi không thể không nhận thức được rằng mình nhớ những cuộc trò chuyện trực tiếp như thế nào.
Ngay bây giờ, tôi và nhóm của tôi đang lên kế hoạch cho năm sắp tới. Trước đại dịch, những gì chúng tôi sẽ làm là yêu cầu các giám đốc điều hành họp lại với nhau trong một phiên họp kéo dài một ngày, tại chỗ hoặc bên ngoài, để tập trung hoàn toàn vào năm tới. Nhưng vì hầu hết chúng tôi vẫn đang làm việc từ xa, chúng tôi đã phải nghĩ ra nhiều cách để có những loại thảo luận chuyên sâu từ xa.
Tôi biết rất nhiều công ty và các nhà lãnh đạo khác cũng đang phải vật lộn với vấn đề này, vì vậy đây là hai chiến lược mà chúng tôi thấy hiệu quả nhất có thể hữu ích cho các buổi lập kế hoạch năm 2021 của chính bạn.
1. Thay vì một cuộc họp toàn thể, hãy chia nhỏ cuộc họp này thành các cuộc họp hàng tuần kéo dài hai giờ.
Toàn bộ lợi ích của việc động não trực tiếp là có thể tham gia và xây dựng ý tưởng của nhau.
Từ xa, và với khoảng thời gian giữa âm thanh và máy ảnh của mọi người hơi bị trễ, điều này gần như không thể thực hiện được. Mọi người cuối cùng vô tình làm gián đoạn lẫn nhau. Mọi người có thể gặp khó khăn hơn khi lên tiếng, hoặc ai đó nghĩ rằng họ đã kết thúc và cắt bỏ họ mà không có ý nghĩa. Giao tiếp từ xa có thể rất tốt cho các cuộc trò chuyện tuyến tính, nhưng nó không hiệu quả đối với các nhóm lớn khi mọi người ném ý tưởng vào tường cùng một lúc.
Vì vậy, thay vào đó, chúng tôi, với tư cách là một nhóm điều hành, đã chia nhỏ cuộc trò chuyện về kế hoạch lớn này thành nhiều phần.
Mỗi tuần, chúng tôi tổ chức một cuộc họp kéo dài hai giờ. Mọi người đều tham gia, nhưng hai giờ là thời gian chỉ đủ để thông qua một số điểm và ý tưởng. Sau đó, mọi người có thời gian còn lại trong tuần để suy ngẫm về những gì chúng ta đã nói, làm bài tập về nhà, nói chuyện với nhóm của họ, và sau đó quay lại bàn để sẵn sàng xây dựng những ý tưởng đó vào tuần sau - v.v.
Ví dụ, một bài tập về nhà được giao cho các trưởng bộ phận quay lại, xem xét các sáng kiến tiềm năng của họ, xếp hạng chúng theo thứ tự nỗ lực so với tác động và sau đó trình bày lại với nhóm. Điều này cho phép chúng tôi lên khung cuộc trò chuyện cho tuần sau và thảo luận tập trung hơn về một khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp - trái ngược với việc cố gắng vượt qua mọi thứ cùng nhau trên video.
Tôi khuyên bạn nên thử cái này. Nó có thể bị đánh thuế rất cao nếu mọi người ngồi trên một cuộc gọi cầu truyền hình trong tám giờ liên tục. Nó không giống như trải nghiệm cả ngày bên ngoài, nơi bạn có thể nghỉ trưa cùng nhau, trò chuyện thoải mái hơn và chỉ để năng lượng trong ngày tiếp nhận.
Thay vào đó, bạn phải cân nhắc và có chủ đích hơn với thời gian và các cuộc trò chuyện mà bạn đang muốn trau dồi giữa các thành viên trong nhóm khi làm việc cùng nhau từ xa.
2. Sử dụng tài liệu để tạo bối cảnh bổ sung trước một cuộc họp lớn.
Các cuộc họp ảo lớn rất khó quản lý.
Điều cuối cùng xảy ra là tất cả mọi người đều bị tắt tiếng và bạn phải sử dụng một loại quy trình giơ tay để đưa mọi người vào sàn. Nó hoạt động, nhưng nó chắc chắn khó hơn và kém liền mạch hơn so với việc điều hành một cuộc họp lớn tại văn phòng.
Đối với một số cuộc họp ảo, số lượng người tham dự là khó tránh khỏi. Cần có rất nhiều người ở đó, và vì vậy bạn phải tìm cách làm cho nó hoạt động. Một trong những điều chúng tôi đã làm gần đây là tổ chức một buổi tổng kết lớn - điều mà chúng tôi muốn thực hiện sau tất cả các dự án lớn của mình để phản ánh những lĩnh vực cần cải thiện. Trước đây, nếu chúng tôi tổ chức một cuộc hồi tưởng, chúng tôi sẽ đi quanh phòng và để mọi người nói chuyện. Đó sẽ là một cuộc đối thoại cởi mở hơn.
Thay vào đó, những gì chúng tôi đã làm, vì chúng tôi cần tổ chức phiên này hầu như nên người điều hành phiên đã thu thập phản hồi thông qua một cuộc khảo sát trước. Mỗi người phải nộp ba điều tốt, ba điều không tốt, v.v.
Lợi ích mà chúng tôi tìm thấy khi tạo khảo sát này trước đó là, đối với một người, những người không bằng lời nói cuối cùng đã chia sẻ những phản hồi thực sự tuyệt vời. Vì vậy, theo một cách nào đó, nó đã kết thúc việc đưa những tiếng nói mới ra khỏi nhóm, những người mà nếu không có lẽ đã không chia sẻ nhiều. Và thứ hai, nó cung cấp bối cảnh quan trọng cho cuộc thảo luận để chúng tôi không mất quá nhiều thời gian đi xem lại và thu thập tất cả thông tin đó trên video. Thay vào đó, chúng tôi đã có một điểm khởi đầu và chúng tôi có thể cùng nhau thảo luận về kết luận của mọi người - làm cho cuộc trò chuyện trở nên cụ thể hơn và theo nhiều cách, hữu ích hơn.
Tôi không muốn tương lai làm việc hoàn toàn từ xa, nhưng những trải nghiệm như thế này cho tôi niềm tin rằng có nhiều cách để làm cho nó hoạt động khi bạn cần. Và khi chúng tôi trở lại văn phòng, tôi chắc chắn rằng một số giải pháp chúng tôi đã tìm thấy trong khi làm việc từ xa sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong cách chúng tôi tiếp tục giao tiếp với tư cách là một nhóm và công ty.
