Tháng trước, tôi đã may mắn được dành thời gian trò chuyện với Tom Sant, chuyên gia hàng đầu thế giới về viết đề xuất . Bài đăng này có cập nhật của anh ấy về xu hướng viết đề xuất, cùng với những hướng dẫn khác mà anh ấy đã cho tôi trong quá khứ.
1. Hiểu khái niệm
Đề xuất là một công cụ bán hàng không phải là một gói thông tin. Mục đích của đề xuất là đưa ra một trường hợp thuyết phục dẫn đến bán hàng. Để giành được công việc kinh doanh, đề xuất của bạn phải vượt qua các rào cản sau:
- Tôi có biết đây là ai không? Nếu đây là lần đầu tiên khách hàng biết đến bạn, đề xuất của bạn sẽ bị loại bỏ.
- Đề xuất này có tuân thủ không? Nếu khách hàng cung cấp mẫu cho đề xuất, các đề xuất không tuân theo mẫu đó sẽ bị loại bỏ.
- Đề xuất này có ý nghĩa không? Nếu bản tóm tắt điều hành không xác định vấn đề một cách chính xác hoặc đề xuất một giải pháp hợp lý, đề xuất đó sẽ bị loại bỏ.
- Giải pháp có cung cấp giá trị không? Trong số các đề xuất đáp ứng mức tối thiểu như đã xác định ở trên, đề xuất nào thắng sẽ là đề xuất mang lại giá trị cao nhất.
Các bước còn lại cung cấp một phương pháp để tạo một đề xuất vượt qua cả bốn rào cản.
2. Nghiên cứu khách hàng.
Đề xuất sẽ không thắng nếu bạn không phát hiện ra các tiêu chí quyết định thực sự của khách hàng và những người ra quyết định. Những tiêu chí này có thể hoàn toàn khác với các tiêu chí và người ra quyết định được xác định trong Yêu cầu Đề xuất (RFP).
Do đó, bạn phải nghiên cứu khách hàng - tốt nhất là phỏng vấn những người trong các nhóm khác nhau liên quan đến quyết định - để hiểu những gì có thật không đang xảy ra.
Xin lưu ý rằng các nhóm khác nhau có thể sẽ có những 'cách tiếp nhận' khác nhau về những gì cần thiết và sẽ sử dụng các thuật ngữ khác nhau để mô tả tình huống. Ví dụ: nếu đề xuất của bạn sẽ được đánh giá bởi cả kỹ sư và kế toán, bạn sẽ cần phải hiểu cả hai và có thể giao tiếp với cả hai.
3. Đặt nền móng thích hợp.
Đề xuất của bạn sẽ bị loại trừ khi bạn đã thực hiện các hoạt động tiếp thị và bán hàng để thiết lập sự công nhận trong tâm trí của người ra quyết định. Có hai cách để làm điều này:
Tạo sự hiện diện công khai. Điều này bao gồm quảng cáo, mạng xã hội, quan hệ công chúng, tài trợ hội nghị, cử diễn giả đến hội nghị, xuất bản bản tin, v.v.
Tạo sự hiện diện cá nhân. Điều này bao gồm việc thiết lập sự công nhận thông qua các cuộc gọi bán hàng, cuộc họp khách hàng, email, ghi chú, tin nhắn và cuộc gọi điện thoại.
4. Động não về cách tiếp cận của bạn.
Bây giờ bạn đã hoàn thành nghiên cứu và đặt nền móng, hãy suy nghĩ về tình huống của khách hàng và cách tiếp cận của riêng bạn để giúp họ. Sử dụng những câu hỏi sau để bắt đầu cuộc thảo luận:
- Vấn đề hoặc vấn đề của khách hàng là gì?
- Tại sao vấn đề này lại quan trọng đối với họ?
- Những bộ phận nào của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi vấn đề này?
- Những mục tiêu nào của công ty không đạt được do vấn đề này?
- Khách hàng sẽ đo lường mức độ thành công của giải pháp như thế nào?
- Trong số những thước đo thành công này, điều nào là quan trọng nhất đối với họ?
- Chính xác thì chúng ta sẽ đề xuất điều gì?
- Chúng ta sẽ thực hiện công việc này như thế nào?
- Chúng tôi có thể cung cấp bằng chứng nào cho thấy chúng tôi đủ điều kiện và năng lực?
- Chúng ta sẵn sàng thực hiện lời hứa định lượng nào (đề xuất giá trị)?
- Làm thế nào chúng tôi có thể chứng minh rằng giá trị mà chúng tôi đề xuất cung cấp là đáng tin cậy?
5. Viết tóm tắt điều hành.
Trái với suy nghĩ của nhiều người, bản tóm tắt điều hành KHÔNG phải là bản tóm tắt các nội dung của đề xuất. Nó là một bản tóm tắt các vấn đề cơ bản, giải pháp được đề xuất và các kết quả đã hứa. Các bản tóm tắt điều hành hiệu quả được cấu trúc như sau:
- Vấn đề, nhu cầu hoặc mục tiêu.
- Kết quả dự kiến.
- Tổng quan về giải pháp.
- Kêu gọi hành động.
Đọc thêm: Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành
6. Viết phần thân của đề xuất.
Phần nội dung bao gồm các giải thích chi tiết về cách bạn sẽ thực hiện công việc, những người liên quan, kinh nghiệm thành công trước đây của bạn trong lĩnh vực này, những khách hàng trước đây mà bạn đã giúp trong các dự án tương tự và bằng chứng về năng lực cốt lõi và sự ổn định tài chính của bạn.
Trong nhiều trường hợp, khách hàng đã xác định cấu trúc của đề xuất hoặc cung cấp một mẫu. Nếu vậy, hãy làm theo cấu trúc đó chính xác . Theo Sant, các quyết định thường được đưa ra dựa trên bản tóm tắt điều hành, nhưng việc không tuân theo một khuôn mẫu sẽ tự động khiến bạn bị loại, bất kể.
7. Nhẫn tâm chỉnh sửa toàn bộ.
Hình thức cũng quan trọng như nội dung. Không được có lỗi ngữ pháp rõ ràng và tối thiểu tuyệt đối các lỗi đánh máy. Nếu tấm boilerplate (vật liệu tiêu chuẩn hóa từ các đề xuất khác) được bao gồm, nó phải được tùy chỉnh cẩn thận để phù hợp với tình hình của khách hàng.
Hãy cực kỳ cẩn thận để chỉnh sửa bất kỳ đoạn văn nào có thể chứa tên của các công ty khác mà bảng ghi sẵn đã được sử dụng trong quá khứ. Nhiều đề xuất đã bị loại bỏ đơn giản vì người viết đề xuất đã để tên của một trong những đối thủ cạnh tranh của khách hàng trong một đoạn văn được gỡ bỏ từ một đề xuất cũ.
Nếu bạn thực sự nghiêm túc về một đề xuất, tôi thực sự khuyên bạn nên ngoài việc tự chỉnh sửa nội bộ, bạn nên thuê một người sao chép độc lập để xem xét toàn bộ đề xuất. tôi sử dụng Văn bản thuần túy , nhưng tôi chắc rằng có những dịch vụ khác gần như tốt.
