Chính sách nguồn nhân lực là các quy tắc và hướng dẫn chính thức mà doanh nghiệp đưa ra để thuê, đào tạo, đánh giá và khen thưởng các thành viên trong lực lượng lao động của họ. Các chính sách này, khi được tổ chức và phổ biến dưới hình thức dễ sử dụng, có thể ngăn chặn nhiều hiểu lầm giữa người lao động và người sử dụng lao động về quyền và nghĩa vụ của họ tại địa điểm kinh doanh. Với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ mới, thật hấp dẫn khi tập trung vào các mối quan tâm của doanh nghiệp hiện tại, và bỏ nhiệm vụ viết ra một chính sách nguồn nhân lực. Tất cả các nhà phân tích kinh doanh và luật sư việc làm sẽ tư vấn cho chủ doanh nghiệp mới để có được một chính sách trên giấy, ngay cả khi đó là một chính sách đơn giản được soạn thảo từ mô hình boilerplate. Việc soạn thảo các chính sách là rất quan trọng để có thể hiểu rõ tất cả các chính sách là gì và chúng được áp dụng một cách nhất quán và công bằng trong toàn tổ chức. Hơn nữa, khi các vấn đề liên quan đến quyền của nhân viên và chính sách của công ty được đưa ra trước tòa án liên bang và tiểu bang, thông lệ tiêu chuẩn là giả định rằng các chính sách nhân sự của công ty, dù bằng văn bản hay bằng lời nói, là một phần của hợp đồng lao động giữa nhân viên và công ty. Nếu không có các chính sách bằng văn bản rõ ràng, công ty sẽ gặp bất lợi.
Các doanh nghiệp nhỏ - và đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập - không thể dành thời gian và nguồn lực quý báu cho các tranh chấp chính sách kéo dài hoặc các vụ kiện tốn kém. Có một chính sách nhân sự ngay từ đầu có thể giúp tránh tình trạng này. Chủ doanh nghiệp dành thời gian để thiết lập các chính sách nhân sự toàn diện và hợp lý sẽ được trang bị tốt hơn nhiều để thành công về lâu dài so với chủ doanh nghiệp xử lý từng quyết định chính sách khi nó được đưa ra. Phong cách đặc biệt thứ hai có nhiều khả năng tạo ra các quyết định không nhất quán, không được thông tin và có vấn đề pháp lý có thể làm tê liệt một doanh nghiệp đang thịnh vượng. Đối với nhiều nhà tư vấn doanh nghiệp nhỏ, các chính sách nhân sự được áp dụng không nhất quán hoặc dựa trên dữ liệu bị lỗi hoặc không đầy đủ gần như chắc chắn sẽ dẫn đến sự suy giảm tinh thần của công nhân, suy giảm lòng trung thành của nhân viên và tăng khả năng bị phạt trước các hình phạt pháp lý. Để giúp đảm bảo rằng các chính sách quản lý nhân sự được áp dụng một cách công bằng, các chủ doanh nghiệp và chuyên gia tư vấn đều khuyến nghị rằng các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ nên lập và lưu giữ hồ sơ bằng văn bản về các chính sách nhân sự của mình và các trường hợp mà các chính sách đó được áp dụng.
CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC BẢO HIỂM THEO CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
Các chủ doanh nghiệp nhỏ nên đảm bảo rằng họ giải quyết các vấn đề cơ bản về nguồn nhân lực khi đưa ra các chính sách nhân sự của mình:
- Chính sách cơ hội việc làm bình đẳng
- Phân loại nhân viên
- Ngày làm việc, ngày nhận lương và các khoản ứng trước
- Tiền bồi thường ngoài giờ
- Khoảng thời gian ăn uống và thời gian nghỉ giải lao
- Các khoản khấu trừ trong bảng lương
- Chính sách kỳ nghỉ
- Ngày lễ
- Những ngày ốm đau và nghỉ phép cá nhân (để mất, làm nhiệm vụ bồi thẩm đoàn, bỏ phiếu, v.v.)
- Đánh giá hiệu suất và tăng lương
- Cải thiện hiệu suất
- Chính sách chấm dứt
Các mẫu có thể được sử dụng để tạo tài liệu chính sách nguồn nhân lực đầu tiên có sẵn từ nhiều nguồn. Hai nguồn uy tín và cung cấp thông tin đầy đủ về các vấn đề việc làm là Hiệp hội Nguồn nhân lực Quốc gia và Hiệp hội các nhà quản lý nguồn nhân lực. Mỗi trang duy trì một trang Web với thông tin về các dịch vụ mà nó cung cấp và trỏ đến các nhà cung cấp dịch vụ uy tín khác. Các trang Web đó lần lượt là http://www.humanresources.org và http://www.shrm.org/.
Một loạt các vấn đề có thể được giải quyết trong các chính sách nguồn nhân lực, tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp được đề cập. Ví dụ về các vấn đề đó bao gồm chính sách khuyến mãi; phúc lợi y tế / nha khoa cung cấp cho nhân viên; sử dụng thiết bị / tài nguyên của công ty (truy cập Internet, sử dụng máy fax và điện thoại cá nhân, v.v.); tính liên tục của các chính sách; quây rôi tinh dục; lạm dụng chất kích thích và / hoặc thử nghiệm ma túy; hút thuốc lá; chính sách linh hoạt và viễn thông; kế hoạch hưu trí, chia sẻ lợi nhuận và hưu trí; hoàn trả chi phí cho nhân viên (chi phí đi lại và các chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty); chăm sóc trẻ em hoặc người già; sự giúp đỡ của ngành giáo dục; thủ tục khiếu nại; quyền riêng tư của nhân viên; quy định về trang phục; bãi đậu xe; thư từ và vận chuyển; và tài trợ cho các hoạt động giải trí.
ƯU ĐIỂM CỦA CHÍNH SÁCH NGUỒN NHÂN LỰC
Các chủ doanh nghiệp nhỏ đã chuẩn bị và cập nhật các chính sách quản lý nhân sự tốt đã trích dẫn một số cách quan trọng mà họ đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp kinh doanh. Nhiều nhà quan sát đã chỉ ra rằng ngay cả những chính sách tốt nhất cũng sẽ bị thất bại nếu chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người quản lý chịu trách nhiệm quản lý các chính sách đó bất cẩn hoặc không đủ năng lực trong việc thực hiện. Nhưng đối với những doanh nghiệp có thể quản lý các chính sách nhân sự của họ một cách thông minh và nhất quán, lợi ích có thể tích lũy trong một số lĩnh vực:
Giao tiếp với nhân viên . Một sổ tay chính sách nguồn nhân lực được viết tốt và được trình bày chu đáo có thể thiết lập quan điểm mà một người kinh doanh mới mong muốn duy trì trong doanh nghiệp của mình. Chính sách như vậy cũng nhằm phổ biến thông tin về những gì nhân viên có thể mong đợi từ công ty cũng như những gì người sử dụng lao động mong đợi ở nhân viên liên quan đến hiệu quả công việc và hành vi trong khi làm việc.
Giao tiếp với các nhà quản lý và giám sát . Các chính sách chính thức có thể hữu ích cho các nhà quản lý và các nhân viên giám sát khác phải đối mặt với các quyết định tuyển dụng, thăng chức và khen thưởng liên quan đến những người làm việc dưới quyền của họ.
Tiết kiệm thời gian . Các chính sách quản lý nguồn nhân lực thận trọng và toàn diện có thể giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý, sau đó có thể dành cho các hoạt động kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển sản phẩm mới, phân tích cạnh tranh, chiến dịch tiếp thị, v.v.
Hạn chế kiện tụng . Các thành viên của cộng đồng pháp lý và doanh nghiệp đồng ý rằng các tổ chức có thể làm được rất nhiều điều để loại bỏ các mối đe dọa pháp lý từ những nhân viên hiện tại hoặc nhân viên cũ bất mãn chỉ bằng cách tạo - và áp dụng - một bộ chính sách nhân sự công bằng và toàn diện.
THỰC HIỆN THAY ĐỔI CÁC CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ HIỆN HÀNH
Các công ty thường phải sửa đổi các chính sách nhân sự đã thiết lập một cách thường xuyên, khi công ty phát triển và khi môi trường pháp lý và kinh doanh mà công ty hoạt động phát triển. Tuy nhiên, khi đối mặt với thách thức trong việc cập nhật các chính sách nhân sự, điều quan trọng là các doanh nghiệp nhỏ phải tiến hành một cách thận trọng. Ví dụ: nếu một nhân viên hỏi chủ sở hữu một doanh nghiệp nhỏ liệu anh ta có thể từ xa nhà của mình một ngày một tuần hay không, chủ sở hữu có thể xem yêu cầu đó là một yêu cầu hợp lý, tương đối vô hại. Nhưng ngay cả những thay đổi nhỏ trong chính sách nhân sự cũng có thể gây ra hậu quả vượt xa các thông số có thể nhìn thấy ban đầu của yêu cầu. Nếu nhân viên được phép làm việc tại nhà một ngày một tuần, thì những nhân viên khác có yêu cầu quyền lợi tương tự không? Nhân viên có mong muốn doanh nghiệp thanh toán hóa đơn cho bất kỳ khía cạnh nào của nỗ lực viễn thông - mua máy tính, modem, v.v. không? Khách hàng hoặc nhà cung cấp có tin tưởng vào việc nhân viên (hoặc nhân viên) ở văn phòng năm ngày một tuần không? Các nhân viên khác có cần nhân viên đó ở văn phòng để trả lời các câu hỏi không? Bản chất khối lượng công việc của nhân viên có khiến anh ta có thể nhận công việc có ý nghĩa về nhà không? Bạn có thể thực hiện biến thể telecommuting trên cơ sở thử việc không?
Các chủ doanh nghiệp nhỏ cần nhận ra rằng những thay đổi trong chính sách nhân sự có khả năng tác động đến mọi người trong công ty, theo cách này hay cách khác, kể cả chủ sở hữu. Các thay đổi được đề xuất cần được xem xét cẩn thận và tham khảo ý kiến của những người khác trong tổ chức, những người có thể nhận ra những cạm bẫy tiềm ẩn mà các nhà quản lý khác hoặc chính chủ doanh nghiệp có thể không phát hiện ra. Một khi thay đổi chính sách được thực hiện, nó cần được phổ biến rộng rãi và hiệu quả để mọi người trong doanh nghiệp luôn làm việc theo cùng một chính sách nguồn nhân lực.
Xem tất cả các bài viết về Nhân sự của chúng tôi
THƯ MỤC
Armstrong, Michael. Sổ tay Thực hành Quản trị Nguồn nhân lực . Trang Kogan, 1999.
'Làm thế nào để phát triển các chính sách và thủ tục nhân sự cần thiết.' HRMagazine . Tháng 2 năm 2005.
Xanh lá cây, Paul C. Xây dựng Năng lực Mạnh mẽ: Liên kết Hệ thống Nguồn nhân lực với Chiến lược Tổ chức . Jossey-Bass, 1999.
Johnston, John. 'Đã đến lúc xây dựng lại nguồn nhân lực.' Kinh doanh hàng quý . Mùa đông năm 1996.
Koch, Marianne J. và Rita Gunther McGrath. 'Cải thiện năng suất lao động: Các chính sách quản lý nguồn nhân lực có ý nghĩa quan trọng.' Tạp chí Quản trị Chiến lược . Tháng 5 năm 1996.
Mathis, Robert L. và John H. Jackson. Quản trị nhân sự . Thomson South-Western, 2005.
Rossiter, Jill A. Nguồn nhân lực: Làm chủ doanh nghiệp nhỏ của bạn . Nhà xuất bản Upstart, 1996.
Ulrich, Dave. Mang lại kết quả: Nhiệm vụ mới cho các chuyên gia nguồn nhân lực . Nhà xuất bản Trường Kinh doanh Harvard, 1998.
Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ của Hoa Kỳ. Roberts, Gary, Gary Seldon và Carlotta Roberts. 'Quản lý nguồn nhân lực.' n.d ..
