'Ugh, một cuộc họp khác. Tôi không thể hoàn thành một số công việc sao? '
Ai trong chúng ta đã không nói điều đó vào lúc này hay lúc khác? Các nhà nghiên cứu ước tính rằng các công ty lãng phí hàng trăm tỷ đô la cho năng suất bị mất do các cuộc họp được tổ chức kém.
Mặt khác, nếu thực hiện đúng, một cuộc họp kéo dài 10 phút có thể lưu hàng chục email, ngăn chặn thông tin sai lệch lớn và thậm chí cho ra đời những ý tưởng và giải pháp tuyệt vời.
Đây là lý do tại sao nó trả tiền để kiểm tra phong cách họp của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công - như CEO Satya Nadella của Microsoft.
Khi Nadella tiếp quản, Microsoft đang ở giữa cuộc khủng hoảng danh tính. Công ty đã trở nên uể oải, vướng vào cuộc đấu đá nội bộ và đã đánh mất lợi thế sáng tạo của mình. Nhưng trong những năm kể từ đó, Nadella đã tiến hành một sự thay đổi đáng kinh ngạc.
Đúng rồi. Satya Nadella đã làm cho Microsoft mát mẻ trở lại.
Một cách mà anh ấy đã làm là chuyển đổi văn hóa họp của Microsoft. Trong một phỏng vấn với Tạp chí Phố Wall một vài năm trước, Nadella đã chia sẻ phương pháp ba quy tắc của mình để có các cuộc họp tốt hơn và nó trông giống như sau:
1. Nghe nhiều hơn.
2. Nói ít hơn.
3. Hãy quyết đoán khi thời điểm đến.
Lời khuyên của Nadella có thể chỉ vỏn vẹn 10 từ, nhưng chúng chứa đầy trí tuệ cảm xúc. Hãy phân tích lý do tại sao phương pháp này lại xuất sắc như vậy.
(Bạn có thể học thêm bài học bằng cách phân tích các cuộc họp do Steve Jobs điều hành và Jeff Bezos, quá.)
Nghe nhiều hơn.
Khi bạn lắng nghe, bạn học hỏi.
Kỹ năng lắng nghe là vô giá đối với bất kỳ ai điều hành một cuộc họp, bởi vì toàn bộ lý do bạn ở cùng nhau là để có được lợi ích từ quan điểm và cách nhìn của nhau. Ngoài ra, việc lắng nghe nhóm của bạn giúp cung cấp một môi trường an toàn, tin cậy về mặt tâm lý - một môi trường mà họ cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến và chia sẻ những vấn đề của họ (và thậm chí cả những sai lầm của họ).
Tất cả những điều này là dữ liệu có giá trị sẽ giúp bạn hướng dẫn không chỉ cuộc họp mà còn cả nhóm của bạn theo cách hiệu quả nhất có thể.
Nói ít đi.
Lưu ý rằng chìa khóa không phải là 'Đừng nói chuyện'. Đó là 'nói ít hơn.'
Bạn có thể nói ít hơn bằng cách:
- đặt thêm câu hỏi;
- súc tích (không lan man);
- từ chối quản lý vi mô hoặc tự mình giải quyết mọi vấn đề;
- thu hút các thành viên hướng nội hoặc nhút nhát trong nhóm bằng cách hỏi ý kiến của họ; và
- ở đúng giờ.
Nếu bạn có xu hướng nói quá nhiều trong cuộc họp, hãy kiểm soát bản thân bằng cách tự hỏi mình ba câu hỏi chính:
- Điều này có cần phải nói không?
- Điều này có cần phải được nói bởi tôi?
- Tôi có cần phải nói điều này ngay bây giờ không?
Chắc chắn có những lúc câu trả lời cho cả ba câu hỏi là có - và bằng mọi cách, hãy nói. Nhưng nếu câu trả lời là không, hãy cắn vào lưỡi đó và bạn sẽ thấy rằng các cuộc họp hiệu quả hơn.
Được quyết định.
Bây giờ bạn đã dành thời gian để xem xét những suy nghĩ và quan điểm của nhóm của mình, nhiệm vụ của bạn là tiến lên phía trước. Hãy nhớ rằng, thật tuyệt khi nói ít hơn và lắng nghe nhiều hơn, nhưng điều đó sẽ không đưa bạn đến đâu nếu bạn không giao nhiệm vụ và làm theo.
Tất nhiên, không phải quyết định nào của bạn cũng làm hài lòng tất cả mọi người. Nhưng đó cũng là một phần công việc của bạn - để đưa ra những lựa chọn khó khăn, hãy cam kết biến chúng thành công và thu hút mọi người khác mua.
Vì vậy, lần tới khi bạn đang điều hành một cuộc họp, hãy lặp lại ba nguyên lý sau với bản thân:
Nghe nhiều hơn.
Nói ít đi.
Hãy dứt khoát khi nó được tính.
Luôn ghi nhớ ba nguyên tắc của Nadella sẽ giúp bạn cân bằng và làm việc hiệu quả, và làm cho cảm xúc có lợi cho bạn, thay vì chống lại bạn.
