Những cuộc họp tồi tệ: Tất cả chúng ta đều đã trải qua chúng. Cho dù đó là lập kế hoạch kém, nói quá nhiều hoặc thiếu sự chuẩn bị, các cuộc họp tồi đều lãng phí thời gian và tiền bạc quý giá.
Nhưng người sáng lập kiêm Giám đốc điều hành Amazon Jeff Bezos có thể đã bẻ khóa mã để giúp các cuộc họp hiệu quả hơn. Thông qua lá thư hàng năm của anh ấy cho các cổ đông, cũng như một cuộc phỏng vấn gần đây, Bezos đã đưa ra một số thông tin chi tiết về những gì Amazon văn hóa hội họp như thế nào.
Tất cả đều tuân theo ba quy tắc đơn giản.
Đội 'Hai chiếc bánh pizza'.
Bezos nói: “Chúng tôi cố gắng tạo ra các đội không lớn hơn có thể cho ăn bằng hai chiếc pizza. 'Chúng tôi gọi đó là quy tắc đội hai chiếc bánh pizza.'
Nếu bạn đã từng tham gia một cuộc họp với quá nhiều người, bạn có thể hiểu được sự khôn ngoan trong việc này. Nhóm càng lớn, số lượng ý kiến càng nhiều - và càng khó đi đến kết luận và đưa ra quyết định. Và nếu một số người trong số những người đó chỉ thích nghe âm thanh của chính giọng nói của họ, thì các cuộc họp của bạn chắc chắn sẽ trở thành những trò chơi ngốn thời gian.
Nhưng với quy tắc nhóm hai chiếc bánh pizza, bạn sẽ có được sự cân bằng trong việc thu được các quan điểm và ý tưởng đa dạng, trong khi vẫn nhanh nhẹn và dễ quản lý.
Không có PowerPoint.
Bezos tự hào tuyên bố: “Không có PowerPoint nào được sử dụng bên trong Amazon. 'Ai đó cho cuộc họp đã chuẩn bị một bản ghi nhớ dài sáu trang ... có cấu trúc tường thuật. Nó có câu thực, câu chủ đề, động từ và danh từ - nó không chỉ là gạch đầu dòng. '
Trong lá thư gửi cổ đông gần đây, Bezos nêu chi tiết công việc đi vào các bản ghi nhớ này, theo ông có thể mất đến một tuần hoặc hơn để viết và hoàn thiện:
'Các bản ghi nhớ tuyệt vời được viết và viết lại, chia sẻ với các đồng nghiệp được yêu cầu cải thiện công việc, dành ra một vài ngày, và sau đó chỉnh sửa lại với tâm thế tươi mới. Đơn giản là chúng không thể thực hiện trong ngày một ngày hai. '
Như của tôi đồng nghiệp Carmine Gallo gần đây đã chỉ ra rằng, những bản ghi nhớ như thế này là một ý tưởng tuyệt vời bởi vì bộ não của chúng ta xử lý các câu chuyện kể tốt hơn nhiều so với dữ liệu cứng. Những bản ghi nhớ tường thuật như vậy giúp tác giả có cơ hội truyền đạt đầy đủ những suy nghĩ đằng sau ý tưởng của họ và cho những người tham gia cuộc họp có cơ hội hiểu rõ hơn về các khái niệm đầy đủ.
Tất nhiên, điều đó không có ý nghĩa gì nếu những người tham gia cuộc họp không chuẩn bị, đó là điều khiến quy tắc thứ ba trở thành quy tắc tốt nhất.
Bắt đầu bằng sự im lặng.
Bezos nói: “Chúng tôi đọc thầm những bản ghi nhớ đó trong suốt cuộc họp. 'Nó giống như một phòng nghiên cứu. Mọi người ngồi quanh bàn, và chúng tôi đọc thầm, thường là khoảng nửa giờ, tuy nhiên chúng tôi mất nhiều thời gian để đọc tài liệu. Và sau đó chúng tôi thảo luận về nó. '
Bạn có thể tưởng tượng tại sao điều này lại có lợi như vậy. Đã bao nhiêu lần bạn đến dự một cuộc họp quan trọng mà mặc dù có ý định tốt nhất nhưng bạn vẫn không chuẩn bị tốt như mong muốn?
Bezos nói: “Cũng giống như những đứa trẻ trung học, các giám đốc điều hành sẽ lừa dối họ trong suốt cuộc họp, như thể họ đã đọc bản ghi nhớ. 'Vì chúng tôi bận. Và vì vậy, bạn phải thực sự dành ra thời gian để đọc bản ghi nhớ - và đó là những gì nửa giờ đầu tiên của cuộc họp. Và sau đó mọi người đã thực sự đọc bản ghi nhớ, họ không chỉ giả vờ đã đọc bản ghi nhớ. '
Bezos có trước đây đã tán dương việc sử dụng cái này phương pháp bởi vì nó đảm bảo sự chú ý không phân chia của tất cả mọi người ở đó. Ngoài ra, nó giúp chuẩn bị tốt hơn cho những người dẫn dắt các cuộc thảo luận như vậy - vì kỹ năng và sự suy nghĩ tập trung cần thiết để tập hợp những bản ghi nhớ này lại với nhau ngay từ đầu. Nhà sáng lập nổi tiếng giải thích: 'Những câu đầy đủ khó viết hơn. 'Không có cách nào để viết một bản ghi nhớ dài sáu trang, có cấu trúc tường thuật và không có tư duy rõ ràng.'
Đưa nó vào thực tế.
Tôi đã sử dụng phương pháp này trong các cuộc họp của riêng mình và tôi có thể đảm bảo tính hiệu quả của nó. Với tư cách là người điều hành cuộc họp, bạn có thể chắc chắn rằng mọi người đều bắt đầu với một nền tảng vững chắc và tất cả họ đều ở trên cùng một trang. (Xin lỗi, không thể cưỡng lại.)
Nhưng trên hết, bạn cung cấp cho mọi người những gì họ cần để họ làm việc tốt nhất:
Thời gian.
Thời gian để hiểu. Thời gian phản xạ kéo dài. Thời gian để tập trung suy nghĩ.
Tất cả điều đó dẫn đến những khám phá sâu sắc hơn.
Vì vậy, hãy nhớ:
Hai đội bánh pizza. Không có PowerPoint. Bắt đầu bằng sự im lặng.
Hãy tuân theo ba quy tắc đơn giản sau và biến các cuộc họp của bạn từ lãng phí thời gian thành nguồn ý tưởng tuyệt vời.
