Điều này câu chuyện lần đầu tiên xuất hiện trên Nàng thơ , một điểm đến trên web với cơ hội việc làm hấp dẫn và lời khuyên nghề nghiệp của chuyên gia.
Gọi tôi là điên rồ, nhưng tôi luôn thích ngủ hơn là caffeine. Nhưng với lịch trình thất thường và thời hạn chặt chẽ, nhận được sáu giờ ngủ trở lên mỗi đêm không phải là nhiệm vụ dễ dàng đối với một nhà tư vấn - chỉ cần hỏi bất kỳ đồng nghiệp nào trong số các đồng nghiệp nghiện cà phê và soda ăn kiêng của tôi. Giữa một công việc khó khăn và một cuộc sống gia đình thậm chí còn khắt khe hơn, tôi đã dành rất nhiều thời gian để thử các phương pháp hack năng suất khác nhau để thu được nhiều nhất có thể mỗi ngày.
Công cụ yêu thích của tôi để hoàn thành công việc? Bộ hẹn giờ 10 phút trên điện thoại của tôi.
'Quy tắc 10 phút' của tôi khá đơn giản: Mọi công việc trong danh sách việc cần làm của bạn sẽ không mất quá 10 phút để hoàn thành. Nếu mất hơn 10 phút, thì bạn nên chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn hoặc giao nó cho người khác. Chìa khóa của quy tắc này là thực thi nó, có nghĩa là đặt bộ hẹn giờ trên điện thoại của bạn hoạt động sau 10 phút. Tốc độ và sự tập trung mà điều này mang lại cho ngày của bạn không có gì đáng kinh ngạc.
Khi lần đầu tiên tôi thách thức các nhóm của mình đưa quy tắc 10 phút vào thực thi, tôi thường gặp phải sự hoài nghi. Những câu hỏi như, 'Thật là điên rồ - tôi thực sự có thể xây dựng mô hình Excel lớn này với gia số 10 phút không?' và 'Bạn đang nói với tôi rằng bạn cũng làm điều này trong cuộc sống gia đình của bạn, tắm 10 phút và tập thể dục 10 phút?' rất nhiều. (Nhân tiện, câu trả lời cho cả hai câu hỏi này là 'có!')
Bạn có muốn thử không? Dưới đây là ba mẹo để làm cho quy tắc 10 phút phù hợp với bạn.
1. Ủy quyền
Cho đến nay, phương tiện hiệu quả nhất để tìm thêm thời gian trong ngày của bạn là thuê ngoài những việc trong danh sách việc cần làm của bạn mà người khác có thể dễ dàng làm trong 10 phút hoặc ít hơn. Ví dụ: tôi có một đồng nghiệp rất thành công và đáng kính, người tuyên bố rằng mấu chốt thành công của anh ấy là anh ấy 'nói' có 'với mọi thứ, nhưng chỉ thực sự thực hiện các nhiệm vụ chỉ có anh ấy có thể làm tốt nhất. ' Mọi thứ khác, anh ấy ủy quyền .
Việc ủy quyền không dễ dàng như người ta vẫn tưởng. Có thể khó từ bỏ nhiệm vụ khi bạn sợ rằng công việc của người khác sẽ không tốt bằng công việc của mình. Thật hữu ích khi nhớ rằng 'hoàn thành còn tốt hơn là hoàn hảo' và cách duy nhất để bạn tiến lên trong sự nghiệp của mình là nếu bạn từ bỏ những thứ bạn đã thành thạo và chấp nhận những thử thách mới. Một sự thay đổi tư duy khác đã giúp tôi nhận ra rằng việc ủy quyền tạo ra cơ hội cho người khác. Giờ đây, tôi tích cực suy nghĩ về những nhiệm vụ và dự án mà tôi có thể tạo cho nhóm của mình sẽ giúp họ học hỏi, phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp (điều này cũng giúp cải thiện tình hình của tôi một cách thuận tiện).
Một trong những thách thức mà tôi thấy rõ nhất với những người gặp khó khăn khi ủy quyền - đặc biệt là những người ở các vị trí cấp thấp - là họ quên rằng họ có thể và nên ủy quyền. Nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi yêu cầu người giám sát hoặc cấp trên làm điều gì đó, hãy thử cách này: Bắt đầu bằng cách chỉ ra những gì bạn đang làm và đặt 'yêu cầu' của bạn như một yêu cầu giúp đỡ. Ví dụ: thay vì, 'Tôi cần bạn gọi cho các trưởng nhóm', bạn có thể nói 'Tôi đang làm việc để lấy dữ liệu cho phân tích này - bạn có thể giúp tôi bằng cách gọi cho các trưởng nhóm khác không? '
Với tư cách là một người quản lý, tôi có thể nói với bạn rằng tôi thường xuyên thấy mình cầu xin các nhóm của mình giao phó điều gì đó cho tôi và tôi thích điều đó khi họ tạo cơ hội cho tôi giúp đỡ.
2. Tìm việc dễ dàng, trong 10 phút
Thoạt đầu, bạn có thể nghi ngờ, nhưng chỉ cần thay đổi cách bạn định khung các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ thấy rằng mọi thứ có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ kéo dài 10 phút. Bạn có cần nghiên cứu một chủ đề mới không? Bắt đầu với 10 phút trên Google quét các bài báo tin tức, sau đó là 10 phút ghi lại mọi thứ bạn biết và một số câu hỏi hàng đầu bạn vẫn cần trả lời, sau đó 10 phút mỗi lần gọi cho mọi người để nhận lời khuyên về cách trả lời các câu hỏi mở của bạn (điểm thưởng nếu bạn đã đủ hiểu biết để nhận thấy rằng cuộc gọi điện thoại là một hình thức ủy quyền!).
Voilà! Bạn vừa hoàn thành một nhiệm vụ có thể kéo dài hàng giờ đến 30 phút.
Cách tiếp cận này cũng hoạt động sau nhiều giờ. Tôi có một đồng nghiệp rất hứng thú với quy tắc 10 phút và nó đã giúp cô ấy như thế nào trong giờ làm việc nên cô ấy quyết định thử áp dụng tại nhà. Cô ấy đã lấy ra bộ đếm thời gian trong một vài buổi sáng để tính giờ cho thói quen trước khi làm việc của mình và với 10 phút tắm, 10 phút ăn sáng, v.v., cô ấy thấy rằng mình có thể cắt giảm thời gian 'chuẩn bị sẵn sàng' tiêu chuẩn của cô ấy , thay vào đó, đánh đổi nó để có được giấc ngủ thèm muốn. Cô chưa bao giờ nghĩ rằng có thể tắm trong vòng 10 phút - cho đến khi cô thử và nhận ra rằng nó thực sự khá dễ dàng!
3. Sử dụng Bộ hẹn giờ đó
Sử dụng bộ hẹn giờ của bạn là một phần quan trọng của quy tắc, vì vậy đừng quên nó. Như mọi người trong thế giới kinh doanh đều biết, 'chúng tôi làm những gì chúng tôi đo lường.'
Điều này cũng đúng với quy tắc 10 phút - bạn phải sử dụng bộ đếm thời gian hoặc đồng hồ để theo dõi thời gian bạn đang chi tiêu cho mọi thứ. Điện thoại thông minh làm điều này dễ dàng hơn với các ứng dụng hẹn giờ tích hợp của chúng, nhưng bất kỳ đồng hồ nào có kim phút cũng sẽ làm được. Dù bạn làm gì, đừng đoán - bởi vì nếu bạn xấp xỉ 10 phút luôn luôn trở thành 20, bạn đang không tối đa hóa năng suất của mình.
Đôi khi, bạn sẽ dành ít hơn 10 phút cho một công việc (nhiều thời gian hơn - yay!), Và đôi khi báo thức đó sẽ đổ chuông và bạn vẫn đang nghe điện thoại (không, tôi không khuyên bạn cứ treo máy lên khi chuông báo thức reo). Đừng cảm thấy tồi tệ khi chạy qua - chỉ cần ghi lại điều đó cho lần sau.
Ví dụ, nếu một đồng nghiệp có xu hướng lan man, hãy mở đầu cuộc trò chuyện tiếp theo của bạn bằng cách nói với cô ấy rằng bạn có 10 phút để động não. Nếu bạn thực sự cần thêm thời gian thì sao? Điều đó cũng tốt: Theo dõi thời gian của bạn sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách bạn làm việc, vì vậy bạn có thể lập kế hoạch ngày của mình tốt hơn vào lần tới.
Quy tắc 10 phút trong hành động
Một trong những ví dụ yêu thích của tôi về quy tắc này đã xảy ra cách đây vài năm khi một nhóm mà tôi đang làm việc nhận được cuộc điện thoại kinh hoàng lúc 4 giờ chiều từ một khách hàng chuyển hướng công việc mà chúng tôi sẽ trình bày vào sáng hôm sau. Ugh, rất nhiều cho một buổi tối thư giãn!
Có hai phần việc lớn liên quan, vì vậy chúng tôi chia nhóm làm bốn. Mỗi nhóm trong số hai nhóm phụ của chúng tôi có cùng một số lượng trang chiếu PowerPoint để sửa đổi, với số lượng phân tích tương tự, vì vậy đáng lẽ chúng tôi phải mất khoảng thời gian như nhau để hoàn thành.
Tôi đã nói với đồng đội của mình rằng tôi thực sự muốn hoàn thành trước 6 giờ chiều để chúng tôi có thể đi ăn tối, và anh ấy đồng ý nhưng còn nghi ngờ về khả năng hoàn thành công việc của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi đã thống kê các trang, chia cho hai giờ còn lại trong ngày và nhận thấy rằng nếu chúng tôi có thể đạt được tốc độ 10 phút mỗi trang, chúng tôi sẽ có đủ thời gian để hoàn thành nó - cộng với một bộ đệm cho bất kỳ điều gì đã chứng minh đặc biệt khó khăn. Được nạp lại năng lượng, chúng tôi chia nhỏ các trang, đặt bộ đếm thời gian và bắt đầu quay. Để tạo ra một trò chơi, chúng tôi ghi trên bảng trắng xem mỗi người chúng tôi đã hoàn thành bao nhiêu trang dưới hoặc trên 10 phút.
Đến 6 giờ tối, chúng tôi đã hoàn thành - và cảm thấy thực sự hài lòng về điều đó. Đội khác không sử dụng quy tắc 10 phút? Họ đã hoàn thành khoảng 9 giờ.
Thử thách đang diễn ra. Đối với nhiệm vụ tiếp theo của bạn hôm nay, hãy lấy ra khỏi bộ đếm thời gian của bạn và thử nó cho chính mình. Đồng hồ đang tích tắc!
