Thường thì những gì bạn thấy không phải là những gì bạn nhận được và điều đó chắc chắn đúng với những gì bạn nhận được email . Những gì có vẻ lịch sự thực ra không phải vậy. Những gì có vẻ thân thiện thực ra không phải vậy. Điều có vẻ dễ dàng hiếm khi xảy ra.
Lần tới khi bạn nhìn thấy một trong những cụm từ này trong email, hãy xem xét những gì người gửi có thể có thật không nghĩa là.
1. 'Hãy để tôi xem tôi có thể làm gì.'
Thay vì chỉ nói không, nhiều người sử dụng 'Hãy để tôi xem tôi có thể làm gì' như một cách để bạn nhẹ nhàng thất vọng.
Một cách tiếp cận tốt hơn là nói, chẳng hạn, 'Hãy để tôi kiểm tra với Bob và xem anh ấy nói gì.' Hoặc, 'Hãy để tôi xem liệu tôi có thể chuyển cuộc họp đó sang một ngày khác không.' Hoặc, 'Hãy để tôi gọi cho nhà kho và xem liệu chúng ta có thể dời ngày giao ca lên không.'
Đưa ra một giải pháp tiềm năng là chân thành. Nói 'Hãy để tôi xem tôi có thể làm gì' giống như bạn đang chuẩn bị cho người kia sự thất vọng cuối cùng.
2. 'Với tất cả sự tôn trọng ...'
Mặc dù Ricky Bobby cảm thấy khác , 'với tất cả sự tôn trọng' là không thành thật. Đặt trước một tuyên bố một cách lịch sự không làm mềm thông điệp thực tế.
Cũng giống như câu nói cũ, 'Mọi thứ trước' nhưng 'là BS,' mọi thứ sau 'với tất cả sự tôn trọng' là những gì mọi người thực sự muốn nói.
Họ chỉ hy vọng bạn sẽ không khó chịu khi họ nói ra điều đó.
3. 'Tôi biết bạn thực sự bận ...'
Nếu bạn cảm nhận được một 'nhưng' đang đến, bạn đã đúng.
Bên cạnh đó, thừa nhận một tình huống và sau đó chọn bỏ qua tình huống đó là một cách bắt đầu tồi tệ. Thêm vào đó, hầu hết mọi người nghĩ rằng họ bận rộn, ngay cả khi, về mặt tương đối, họ không phải như vậy.
Vì vậy, chỉ cần đi vào vấn đề và để người nhận quyết định xem họ có quá bận hay không.
4. 'Chỉ quay lại ...'
Có thể vì bạn đã không trả lời lần đầu tiên người khác gửi email - nhưng tại sao bạn sẽ trả lời lần này, đặc biệt là khi phần còn lại của email chỉ được sao chép và dán từ email gốc?
Trong cùng một mạch, điều này cũng không hoạt động:
5. 'Trong trường hợp bạn bỏ lỡ điều này ...'
Có lẽ bạn đã bỏ lỡ nó.
Hoặc có thể bạn không quan tâm.
Đôi khi người nhận có thể đã bỏ lỡ email ban đầu. Nhưng là một người gửi, bạn nên hiểu người mà bạn đang nhắm mục tiêu. Nếu đó là một người nhận được hàng tá email không mong muốn mỗi ngày, chẳng hạn như Tim Ferriss, thì việc anh ta không phản hồi không có nghĩa là anh ta đã bỏ lỡ nó. Anh ấy không trả lời vì nhận được quá nhiều email để trả lời từng email riêng lẻ. Nếu anh ấy quan tâm, anh ấy sẽ trả lời.
Và trong trường hợp Tim thực sự bỏ lỡ nó, hãy tìm một cách sáng tạo hơn để gửi một email khác. 'Trong trường hợp bạn bỏ lỡ điều này' chỉ đảm bảo rằng ngay cả khi anh ấy nhìn thấy email thứ hai của bạn, anh ấy sẽ không đọc nó.
Và điều đó cũng đúng với:
6. 'Chỉ muốn theo dõi ...'
Đôi khi, một cuộc theo dõi được đảm bảo. Nếu tôi nói tôi sẽ làm điều gì đó và chưa làm, bằng mọi cách, hãy theo dõi. Thật xấu hổ khi phải thừa nhận, nhưng đôi khi tôi vẫn quên.
Nhưng nếu bạn chỉ đang 'theo dõi' hoặc 'đưa cái này lên đầu hộp thư đến của mình,' hãy tìm một dòng mở đầu sáng tạo hơn. Nhìn vào những gì bạn đã viết trong email đầu tiên. Trong tất cả các khả năng đó là hướng đến lợi ích: Dành cho bạn.
Muốn mọi người phản hồi? Tìm cách để có lợi chúng .
7. 'Tôi có thể sai ...'
Có thể - nhưng người gửi hiếm khi nghĩ như vậy. Và đôi khi người gửi sử dụng 'Tôi có thể sai' để làm nổi bật họ thực sự đúng như thế nào.
8. 'Tôi hy vọng điều này tìm thấy bạn tốt.'
Tôi nhận được điều này ít nhất năm lần một ngày. Trong khi tôi đánh giá cao tình cảm, tôi ngay lập tức nghĩ hai điều. Lần đầu tiên tôi tự hỏi khi nào những lời chào thời Victoria trở lại thịnh hành. Nhưng quan trọng hơn, 'Tôi hy vọng điều này tìm thấy bạn' thực sự có nghĩa là, 'Chúng ta không biết nhau.'
Và trong khi mọi tình bạn mới đều phải bắt đầu ở đâu đó, thì 'Tôi hy vọng điều này sẽ tìm thấy bạn tốt' không phải là nơi.
Điều đó cũng đúng cho:
9. 'Tôi nghĩ tôi sẽ kiểm tra để xem bạn đang thế nào ...'
Điều này hầu như luôn luôn được theo sau bởi một yêu cầu.
Những người muốn biết bạn đang làm như thế nào chỉ cần hỏi. Tốt hơn, họ hỏi một cách cụ thể, bởi vì họ biết bạn. Họ hỏi, 'Cuộc đua marathon diễn ra như thế nào?' Hoặc, 'Cuộc phỏng vấn của bạn thế nào?' Hoặc, 'Gia đình bạn thế nào?'
10. 'Ưu ái nhanh chóng.'
Ít nhất theo kinh nghiệm của tôi, một 'ân huệ nhanh chóng' không bao giờ trở nên nhanh chóng. Và thực tế cũng vậy.
Đây là một cách tốt hơn để làm điều đó. Gần đây tôi đã nhận được email một dòng này:
Daniel Coyle's cuốn sách mới nói về các đội thành tích cao , Tôi rất muốn có anh ấy trên podcast của mình và tôi hy vọng bạn có thể kết nối chúng tôi.
Người gửi rõ ràng biết tôi biết Dan. Tên của podcast nằm trong ký hiệu của người gửi. Đó là một yêu cầu dễ dàng và tôi luôn cố gắng giúp đỡ những người mà tôi biết, vì vậy tôi đã chuyển tiếp email tới Dan với một dòng: 'Muốn tôi kết nối các bạn không?' (Tôi không bao giờ chia sẻ địa chỉ email của mọi người mà không hỏi.)
Dan nói có.
Và đó là loại ưu đãi nhanh chóng mà tôi rất vui khi được làm.
Nhưng nếu email có nội dung như, 'Tôi hy vọng bạn sẽ nhanh chóng giúp đỡ tôi. Tên tôi là John Doe, và ngoài việc điều hành Acme Industries, tôi còn là người điều hành ... 'Tôi có lẽ sẽ không làm như vậy, chủ yếu là vì tôi sẽ không mắc kẹt với email đủ lâu để có được những thứ hay ho.
Và đó, cuối cùng, là vấn đề.
Không sử dụng các cụm từ email hung hăng thụ động. Mặc dù bạn có thể có ý định lớn và có thể có ý tốt, hãy sử dụng những dòng đó và hầu hết mọi người sẽ cho rằng điều tồi tệ nhất.
Chỉ cần lịch sự, chuyên nghiệp, thân thiện và hơn hết là phải quan tâm. Nếu bạn muốn một cái gì đó, hãy hỏi. Nếu yêu cầu của bạn là hợp lý, bạn sẽ nhận được phản hồi.
Và nếu không, sẽ không có số lượng từ chồn nào giúp ích được.
