'Quá nhiều cuộc họp' và 'Quá nhiều thời gian bị lãng phí trong các cuộc họp không hiệu quả.' Khi một công ty gặp khó khăn với mức độ gắn kết của nhân viên thấp, bạn sẽ luôn tìm thấy một trong những lời phàn nàn này ở gần đầu danh sách.
Những điều này trông giống như những lời phàn nàn về các cuộc họp, nhưng thực sự, đây là những câu nói về cảm giác không được tôn trọng.
Khi ai đó nói rằng họ đang tham gia quá nhiều cuộc họp, họ đang nói rằng những người gọi những cuộc họp này không chú ý đến tất cả các công việc quan trọng khác trên đĩa của họ. Nhân viên đi họp nhiều hơn khối lượng công việc của họ cho phép, buộc họ phải tranh thủ thời gian nghỉ giải lao, nghỉ phép và gia đình để họ có thể hoàn thành công việc mà họ phải hoàn thành để nhận được tiền lương.
Khi ai đó phàn nàn về việc lãng phí thời gian trong các cuộc họp * không hiệu quả *, họ nói rằng người lãnh đạo cuộc họp đã không tôn trọng nhóm đủ để lên kế hoạch cho một cuộc họp hiệu quả. Một nhà lãnh đạo vội vàng có thể cho rằng họ không có thời gian để cùng nhau lập kế hoạch cho cuộc họp, điều này làm cho mọi việc trở nên tồi tệ hơn vì giờ đây rõ ràng rằng thời gian của người lãnh đạo là quý giá nhưng việc lãng phí của người khác là điều có thể chấp nhận được.
Các tổ chức hoạt động hiệu quả sẽ tổ chức các cuộc họp phù hợp với đúng người vào đúng thời điểm. Họ tôn trọng thời gian mà nhân viên đầu tư vào các cuộc họp và đảm bảo thời gian đó được sử dụng hiệu quả.
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ cũng quan trọng, cũng như chia sẻ thời gian trong cuộc họp một cách công bằng. Có lẽ quan trọng hơn, các nhà lãnh đạo chu đáo làm việc để sắp xếp các cuộc họp để giảm thiểu sự gián đoạn sang công việc khác và tránh gây phiền hà cho những người tham dự không cần thiết.
Dưới đây là năm cách để xây dựng sự tôn trọng trong cách bạn sắp xếp các cuộc họp.
1. Lên lịch họp vào những thời điểm chuyển tiếp tự nhiên để giảm thiểu thời gian chuyển đổi nhiệm vụ.
Lập lịch trình hiệu quả giúp cải thiện sự tập trung trong các cuộc họp, giảm chi phí chuyển đổi nhiệm vụ và tăng thời gian tập trung hiệu quả cho công việc khác. Chuyển đổi nhiệm vụ là thời gian cần thiết để chuyển sự chú ý của bạn từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác và tập trung trở lại. Hình phạt về thời gian chuyển đổi nhiệm vụ có thể tiêu hao thêm từ 10 đến 50 phút trong ngày.
Các cuộc họp được tổ chức đầu tiên vào buổi sáng, ngay trước khi nghỉ giữa trưa và vào cuối ngày phù hợp với những thời điểm mà công việc đã bị gián đoạn một cách tự nhiên. Điều này chỉ tạo ra một, thay vì hai, gián đoạn chuyển đổi tác vụ cho mỗi cuộc họp.
2. Lên lịch các cuộc họp với thời gian thích hợp để chuẩn bị.
Để giữ cho thời gian trong cuộc họp hiệu quả và tập trung, mọi người cần chuẩn bị sẵn sàng. Họ sẽ cần thời gian để xem lại chương trình làm việc, đọc bất kỳ báo cáo nào và xem xét các câu hỏi họ sẽ hỏi.
Các cuộc họp được lên lịch trước ít nhất hai ngày để mọi người có thời gian chuẩn bị.
3. Dành thời gian giữa các cuộc họp để chuyển tiếp.
Các cuộc họp năng suất bắt đầu đúng giờ, điều này trở nên bất khả thi khi mọi người thiếu thời gian cần thiết để rời một cuộc họp và bắt đầu cuộc họp tiếp theo.
Vào những ngày có nhiều cuộc họp, việc lên lịch cuộc họp để kết thúc ít nhất 10 phút trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo đảm bảo mọi người có thời gian để chuyển đổi một cách duyên dáng. Đây là khoảng thời gian đủ để đi nhanh đến phòng vệ sinh và gửi lại một vài tin nhắn khẩn cấp, điều này tạo ra sự khác biệt rất lớn trong khả năng tập trung của mọi người.
4. Chặn toàn bộ hoặc nửa ngày là thời gian 'Không có Cuộc họp'.
Những cá nhân có thành tích cao thường chặn thời gian cho công việc mà họ muốn làm. Được gọi là chặn thời gian, bạn có thể nhân lợi ích này lên toàn bộ nhóm với thời gian tập trung không có cuộc họp được chỉ định.
Điều này cho mọi người biết rằng họ có thể tin tưởng vào việc có vài giờ liên tục để hoàn thành công việc cá nhân mỗi tuần, giúp dễ dàng lập kế hoạch hơn, giảm lo lắng và tăng năng suất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những nhân viên tri thức, những người cần nhiều thời gian không bị gián đoạn để làm công việc tốt nhất của họ và 'bắt nhịp với công việc.'
Ví dụ: nhóm của chúng tôi rời khỏi cả thứ Ba và thứ Sáu mà không có các cuộc họp.
5. Làm cho các cuộc họp trở thành tùy chọn.
Cuối cùng, cách đơn giản nhất để tôn trọng thời gian của mọi người là tôn trọng đánh giá của họ về cách sử dụng thời gian đó một cách tốt nhất. Nếu nhóm của bạn cảm thấy có quá nhiều cuộc họp, hãy cho họ biết họ có thể chọn không tham gia bất kỳ cuộc họp nào mà họ thấy không cần thiết đối với công việc của mình.
Và, nếu họ cảm thấy rằng một cuộc họp không hiệu quả, hãy nắm lấy 'quy luật của hai bàn chân'. Điều này khiến bạn có thể yên lặng rời khỏi cuộc họp khi bạn nhận ra rằng đó không phải là cách sử dụng thời gian hợp lý.
Nếu tổ chức của bạn phải vật lộn để giữ cho các cuộc họp không hiệu quả không có kết quả, thì chỉ cần thực hiện một vài mẹo trong số các mẹo này dưới dạng chính sách sẽ gửi một thông điệp mạnh mẽ về sự tôn trọng. Khi bạn làm việc để lên lịch các cuộc họp tôn trọng thời gian của mọi người, bạn sẽ được hưởng lợi khi có nhiều nhân viên trung thành và gắn bó hơn, những người sẽ dành thời gian đó để làm việc cho bạn.
