Bạn có danh sách việc cần làm không? Tất nhiên - hầu hết chúng ta đều vậy. Nhưng còn một danh sách những việc không cần làm thì sao? Theo các chuyên gia về năng suất, hóa ra điều đó ít nhất cũng quan trọng.
Chính xác thì danh sách những việc không cần làm là gì? Đó không phải là danh sách những thói quen xấu mà bạn quyết tâm phá bỏ hoặc những hành vi tiêu cực mà bạn muốn chắc chắn phải tránh. Đó là danh sách các công việc mà bạn có thể nghĩ rằng mình nên làm, hoặc có thể muốn làm, hoặc có thể được người khác yêu cầu làm. Nhưng bởi vì những nhiệm vụ này không đưa bạn đến bất kỳ mục tiêu lớn hơn nào, không nuôi sống tâm hồn bạn và không cần thiết để bạn làm, nên tốt hơn hết là bạn không nên làm chúng. Chúng phải được hoàn tác hoặc bạn nên ủy quyền chúng cho người khác.
Những người thành công nhất mà tôi biết nói rằng sự nghiệp vĩ đại nảy sinh từ những gì bạn nói không. Điều đó có ý nghĩa bởi vì thời gian và năng lượng là một nguồn tài nguyên có hạn đối với mỗi chúng ta và cách chúng ta chọn để sử dụng nguồn tài nguyên quý giá đó có ý nghĩa rất lớn. Cố vấn quản lý và huấn luyện viên điều hành viết bên trong Tạp chí Kinh doanh Harvard :
Một khi bạn chấp nhận rằng bạn có nhiều việc phải làm hơn là thời gian để làm tất cả, đó thực sự là một khái niệm giải phóng. Nhận thức này buộc bạn phải thừa nhận rằng có những mục có mức độ ưu tiên thấp hơn mà bạn có thể sẽ không bao giờ hoàn thành. Xóa những thứ không cần thiết đó, đưa chúng vào danh sách những việc không cần làm của bạn và cam kết để chúng đi. Điều này sẽ giúp bạn không lãng phí thời gian quý báu để liên tục đánh giá lại xem liệu bạn có thể nhận được chúng mà có thể được đầu tư tốt hơn để thực sự hoàn thành công việc của mình hay không.
Một danh sách những việc không nên làm sẽ mang lại cho bạn sự rõ ràng và bình yên vì bạn sẽ bớt xấu hổ và lo lắng về những điều bạn nghĩ mình nên làm, hoặc tệ hơn là đã nói với người khác rằng bạn sẽ làm, nhưng gặp khó khăn khi thực hiện. Nó cũng sẽ mang lại sự minh bạch hơn và cải thiện mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp và khách hàng của bạn bởi vì bạn sẽ không còn đưa ra những lời hứa mà bạn không thể giữ.
Nghe có vẻ ngược đời - bạn đã đủ bận rồi - nhưng hãy dành ra một ít thời gian, ít nhất là nửa giờ, để tạo danh sách việc không cần làm của bạn. Năng suất bạn đạt được sẽ rất xứng đáng. Đây là cách bắt đầu:
1. Tập hợp một danh sách chung các ứng cử viên cho danh sách việc không cần làm của bạn.
Nếu bạn theo dõi cách bạn sử dụng thời gian của mình (điều đáng làm), hãy xem lại hồ sơ của bạn để xem bạn đang dành thời gian cho những công việc nào mỗi ngày. Nhìn vào lịch của bạn và bất kỳ ghi chú nào bạn có thể có sẽ làm sáng tỏ chính xác cách bạn dành thời gian làm việc của mình. Bất cứ điều gì bạn đang dành thời gian cho việc đó không trực tiếp phù hợp với mục tiêu dài hạn và tầm nhìn của bản thân bạn chắc chắn nên là ứng cử viên. Vì vậy, những việc đã có trong danh sách việc cần làm của bạn từ lâu, khiến bạn cằn nhằn nhưng bạn vẫn chưa hoàn thành. Những việc mà người khác yêu cầu bạn làm nên được đưa vào danh sách ứng viên tiềm năng, trừ khi họ hướng bạn đến mục tiêu của chính mình. Và cuối cùng, bất kỳ nhiệm vụ nào khiến trái tim bạn chìm đắm chỉ để nghĩ đến đều nên là một ứng cử viên cho danh sách những việc không nên làm của bạn.
2. Tự hỏi bản thân một số câu hỏi.
Khi bạn đã có những ứng cử viên tiềm năng cho danh sách những việc không cần làm, hãy thử thách mỗi người trong số họ bằng một vài câu hỏi. Trước tiên, hãy hỏi, 'Nhiệm vụ này có giúp tôi hoàn thành mục tiêu và đóng góp vào tầm nhìn thành công của tôi không?' Nếu câu trả lời là không, hãy tiếp tục bằng cách hỏi, 'Liệu tôi hoặc bất kỳ ai khác sẽ phải chịu những hậu quả tiêu cực có ý nghĩa nếu nhiệm vụ này không được hoàn thành?' 'Nhiệm vụ này là khẩn cấp hay quan trọng?' Nếu câu trả lời cho hai câu hỏi cuối cùng này cũng là không, thì nhiệm vụ đó sẽ nằm trong danh sách những việc không cần làm của bạn.
Nếu điều gì đó có vẻ khẩn cấp hoặc quan trọng hoặc có thể gây ra hậu quả tiêu cực nếu nó không được hoàn tác, hãy tự hỏi bản thân điều này: 'Tôi có phải là người thực hiện nhiệm vụ này không? Hay tôi có thể giao nó cho người khác bằng cách ủy quyền hoặc thuê ngoài? ' Nếu có bất kỳ cách nào để giao nhiệm vụ này cho người khác, nó sẽ được đưa vào danh sách những việc không cần làm của bạn.
3. Chuẩn bị một số câu trả lời.
Toàn bộ điểm của danh sách những việc không nên làm là bạn sẽ sẵn lòng và có thể nhanh chóng nói không với những công việc không phù hợp với mục tiêu dài hạn và không cần bạn phải làm. Khi các nhiệm vụ mới được thêm vào danh sách việc không cần làm của bạn, bạn nên sẵn sàng với một số câu trả lời nhanh trong trường hợp bất kỳ ai (kể cả bạn) yêu cầu bạn làm điều gì đó không phù hợp với nhiệm vụ của bạn.
Huấn luyện viên cuộc sống Blaz Kos gợi ý thực sự chuẩn bị văn bản soạn sẵn mà bạn có thể nhanh chóng lấy và thả vào email nếu bạn muốn từ chối một cách lịch sự yêu cầu bạn làm điều gì đó. Bạn cũng có thể muốn viết các kịch bản mà bạn có thể sử dụng trực tiếp hoặc qua điện thoại và nghĩ ra một số điều bạn cũng nên chuẩn bị để nói với bản thân bất cứ khi nào một nhiệm vụ không thiết yếu xuất hiện đầu xấu xí của nó.
4. Lặp lại.
Khi bạn được mời đảm nhận các nhiệm vụ mới hoặc khi bạn nảy ra những ý tưởng mới mà bạn muốn theo đuổi, hãy kiểm tra từng ý tưởng với các câu hỏi ở trên. Nó có đáp ứng các tiêu chí rất nghiêm ngặt để được đưa vào danh sách việc cần làm của bạn hay nó nằm trong danh sách việc không cần làm của bạn? Hãy cảnh giác về việc bảo vệ thời gian và năng lượng của chính bạn và sử dụng bảng soạn sẵn hoặc tập lệnh của bạn để từ chối các nhiệm vụ khi cần thiết.
Hãy xem lại danh sách những việc không cần làm của bạn theo định kỳ - ít nhất mỗi quý một lần, Kos gợi ý. Khi hiểu rõ, bạn có thể muốn thêm nhiều mục hơn vào danh sách. Ai biết? Có thể một ngày nào đó danh sách việc không cần làm của bạn sẽ dài hơn danh sách việc cần làm.
