Gần hai mươi năm trước, một trong những công ty đầu tiên tôi làm việc khi còn học đại học đã quyết định tổ chức cuộc họp văn phòng thường niên ở ngoài trời.
Và không chỉ trong bất kì vị trí ngoài trời. Để tăng mặt số lên số '11' ở cấp độ tâm trạng đầy cảm hứng? - để mượn 'phép ẩn dụ' cổ điển hiện nay từ tác phẩm nhạc rock đình đám những năm 1980, 'Đây là vòi cột sống' ? - buổi họp mặt của công ty chúng tôi diễn ra tại một thắng cảnh nằm ở rìa vách núi đẹp đến ngỡ ngàng Công viên Taroko Gorge trên bờ biển phía đông của Đài Loan.
Tôi đã tình nguyện giúp đối tác quản lý của chúng tôi chuẩn bị bài thuyết trình của anh ấy, mà anh ấy có tham vọng chiếu lên một màn hình đặt bên ngoài, với những ngọn núi xanh tươi và thác nước ầm ầm làm bối cảnh thiên nhiên đầy cảm hứng.
Tôi sẽ không bao giờ quên cảm giác nghi ngờ mà tôi đã có trong kế hoạch của anh ấy. Vâng, nó đã được truyền cảm hứng! Tuy nhiên, mặc dù tôi chỉ mới gia nhập công ty gần đây, tôi đã rất quen thuộc với các trục trặc kỹ thuật mà chúng tôi thường gặp phải. Các trục trặc có thể làm tê liệt các bài thuyết trình của chúng tôi, ngay cả trong giới hạn được cho là an toàn của phòng họp trong văn phòng của chúng tôi hoặc tại văn phòng khách hàng của chúng tôi - những nơi có thể dự đoán được, nơi chúng tôi có thể dễ dàng tìm thấy một người nào đó từ bộ phận CNTT có thể khắc phục sự cố của chúng tôi và làm cho mọi thứ hoạt động trở lại .
Vì vậy, với tư cách là 'Kế hoạch B', tôi quyết định in bìa cứng của bài thuyết trình vào đêm trước khi chúng tôi đi tàu hai giờ vào sáng hôm sau. Trong khi những người khác rời văn phòng vào một giờ sáng hơn, tôi bị mắc kẹt trong phòng in lúc 3 giờ sáng, lật tung các bản sao của bài thuyết trình. (Tất nhiên là chỉ trong trường hợp.)
Ngày hôm sau, sau chuyến tàu xuyên quốc gia của chúng tôi và một giờ đi xe buýt lên một con đường núi quanh co và hẹp đến kỳ lạ, chúng tôi đến điểm nghỉ ngơi tuyệt đẹp ở rìa Taroko Gorge.
Chắc chắn rồi, máy chiếu.
Đã không.
Công việc.
(Vẻ mặt đau khổ trên khuôn mặt của đối tác quản lý.)
(Cue Glenn và hộp các bản in của anh ấy!)
(Vẻ mặt nhẹ nhõm và biết ơn trên khuôn mặt của đối tác quản lý.)
Tôi đã trải qua rất nhiều điều bất ngờ, sai lầm, rủi ro và đôi khi là thất bại hoàn toàn trong suốt sự nghiệp của mình. Hôm nay, bất ngờ bất ngờ và rất khó chịu vẫn xảy ra. Các kế hoạch được thực hiện tốt sẽ được tung ra ngoài cửa sổ. Mọi thứ đôi khi chỉ thực sự đi sai.
Dưới đây là một vài bài học tôi đã học được trong suốt chặng đường đã giúp tôi vượt qua nhiều tình huống khó khăn:
1. Cẩn thận với việc đưa ra các giả định.
Kế hoạch của đối tác quản lý của chúng tôi là sáng tạo và đầy cảm hứng, nhưng nó cũng dựa trên một số giả định hóa ra là sai. Giống như máy chiếu đang hoạt động. Tôi tiếp tục thấy mọi người đưa ra các giả định dựa trên liều lượng quá mức của sự lạc quan, về thông tin sai lệch hoặc chỉ dựa trên sự thiếu hiểu biết đơn thuần. Bạn có thể không loại bỏ được tất cả các rủi ro có thể xảy ra, nhưng bạn chắc chắn có thể giảm thiểu chúng và chuẩn bị tinh thần để đối phó với chúng tốt hơn nếu bạn làm những gì tôi đề xuất ở điểm tiếp theo.
2. Vạch ra các kịch bản tiềm năng và các quyết định chính.
Cố gắng hình dung sự kiện bạn đang cố gắng tổ chức hoặc sản phẩm bạn đang cố gắng tạo ra ('sản phẩm' này có thể là một báo cáo mang tính định lượng cao, một thiết kế sáng tạo, một phần thông tin liên lạc hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn đang làm ). Sau đó, vạch ra một vài tình huống có thể xảy ra và chuỗi sự kiện có thể xảy ra từ bây giờ đến sự kiện thực tế hoặc thời điểm bạn đang giao sản phẩm hoàn chỉnh của mình. Trong 'Tình huống A', điều gì có thể xảy ra? Bạn và những người khác cần thực hiện hành động nào? Làm tương tự cho 'Kịch bản B' và 'Tình huống C.' Tuy nhiên, đừng làm tất cả những điều này, trừ khi bạn cũng làm những gì tôi đề xuất ở điểm tiếp theo.
3. Truyền đạt các kịch bản của bạn - và nhận được sự hỗ trợ cho chúng.
Điều cuối cùng bạn muốn làm là tạo một tập hợp thông minh 'Nếu là gì?' và các quyết định quan trọng, chỉ để thấy rằng không có ai khác tham gia vào kế hoạch của bạn. Đảm bảo rằng bạn thông báo 'Kế hoạch A' và 'Kế hoạch B' của mình với các bên liên quan chính và những người ra quyết định, để họ hiểu điều gì sẽ xảy ra khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch ban đầu.
4. Đừng tin tưởng vào công nghệ (ít nhất là không hoàn toàn).
Toàn bộ cuộc sống nghề nghiệp và thậm chí cả cuộc sống cá nhân của chúng ta đều bị ràng buộc chặt chẽ vào công nghệ, chúng ta không có lựa chọn nào khác ngoài việc tin tưởng vào khả năng cung cấp những gì nó hứa hẹn.
Nhưng tất cả chúng ta đều biết rằng công nghệ làm thất bại, và nó không nhanh, và nó không thành công. Đảm bảo rằng bạn đã có sẵn một kế hoạch dự phòng, bạn biết cách khắc phục các sự cố cơ bản và bạn có chuyên gia để gọi khi cần. Bởi vì bạn sẽ.
