Khả năng kết nối liên tục vừa là một may mắn vừa là một lời nguyền cho năng suất.
Mặt khác, khả năng thực hiện các nhiệm vụ và trả lời các email liên quan đến công việc khi đang di chuyển, mọi lúc mọi nơi, là vô cùng mạnh mẽ. 30 phút đi tàu đến văn phòng của bạn không còn phải là 30 phút nhìn chằm chằm ra cửa sổ nữa, thay vào đó bạn có thể bắt đầu làm việc trong ngày trước khi bạn đặt chân vào văn phòng.
Mặt khác, việc liên tục ping các email đến trên máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại di động và thậm chí cả đồng hồ đeo tay của bạn có thể gây mất tập trung khi bạn đang cố gắng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Nếu, như một nghiên cứu gần đây của Vương quốc Anh cho thấy, hầu hết những người sáng lập công ty đầy tham vọng ban đầu được thúc đẩy bởi sự linh hoạt, sau đó không có gì làm giảm giá trị của việc hoàn thành nhiều việc hơn trong mỗi phút bạn làm việc.
Một thay đổi nhỏ để cải thiện năng suất.
Các Kỹ thuật cà chua không có gì mới, được phát triển lần đầu tiên bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Đó là một phương pháp quản lý thời gian hoạt động trên nguyên tắc bạn tập trung vào một nhiệm vụ trong 25 phút và sau đó nghỉ ngơi trong năm phút. Bạn lặp lại điều này nếu cần. Cách tiếp cận kỹ thuật này là:
- xác định nhiệm vụ bạn cần hoàn thành (viết ra giấy nếu cần).
- đặt hẹn giờ trong 25 phút (điều này có thể thay đổi nếu bạn thấy lấy nét trong khoảng thời gian ngắn hơn hoặc dài hơn sẽ tốt hơn).
- chỉ làm việc với nhiệm vụ bạn đã đặt ra để hoàn thành trong thời gian đó. Nếu có điều gì đó xuất hiện trong đầu bạn về một nhiệm vụ khác, hãy ghi chú lại và bỏ qua nó cho đến sau thời gian đã định. Email phải được tắt và điện thoại của bạn phải được tắt tiếng.
Vào cuối mỗi khoảng thời gian 25 phút, hãy nghỉ ngơi trong năm phút. Sau bốn kỳ, nên nghỉ dài hơn.
Điều gì làm cho nó hiệu quả?
Các nghiên cứu chứng minh rằng cố gắng đa nhiệm làm chậm tiến độ trên tất cả các nhiệm vụ mà chúng tôi đang cố gắng hoàn thành.
Kỹ thuật Pomodoro buộc bạn phải tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, loại bỏ những tác động tiêu cực của việc cố gắng làm đa nhiệm. Sự tập trung này có tác động tích cực ngay lập tức đến năng suất của bạn.
Nhưng cũng có một lợi ích thứ hai. Bằng cách tập trung vào các giai đoạn ngắn có nghỉ giải lao, bạn thực hiện công việc tương đương với chạy nước rút hơn là chạy xuyên quốc gia. Và khi bạn chạy nước rút, bạn nhắm đến tốc độ. Khoảng thời gian ngắn kết thúc với những lần làm mới ngắn gọn ở giữa dường như để nâng cao tốc độ làm việc của bạn.
Trường hợp sử dụng.
Cá nhân tôi sử dụng kỹ thuật này cho ba điều quan trọng:
- viết báo cáo tiếp thị (các nhiệm vụ tương đối nhanh chóng nhưng có thể gây xao nhãng có thể kéo dài lâu hơn mức cần thiết);
- viết tài liệu chiến lược tiếp thị;
- copywriting.
Trường hợp sử dụng thứ ba trong danh sách đó là nơi tôi đã thấy sự gia tăng sản lượng lớn nhất trong khoảng thời gian nửa giờ này.
Trong bảy tháng mà tôi đã thực hiện các nhiệm vụ copywriting ở Pomodoro, tôi đã có thể giảm một nửa thời gian để tạo ra một trang thông thường của bản sao web. Tôi viết rất nhiều, vì vậy điều này đã rất lớn. Trước đây tôi dành ra 16 giờ trong tuần để viết, giờ tôi dành ra tám giờ và thực sự cung cấp nhiều nội dung hơn so với trước đây.
Nhiều hơn gấp đôi sản lượng của bạn.
Tôi không phải là người duy nhất nhận được kết quả. Điều này nghiên cứu tình huống cho thấy rằng kỹ thuật này có thể cắt giảm 40 giờ làm việc xuống chỉ còn 16,7 giờ.
Nhưng cách duy nhất để biết nó có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn như thế nào là dùng thử. Nếu bạn định làm như vậy, tôi khuyên bạn nên:
- không sử dụng bộ đếm thời gian trên điện thoại của bạn. Nó cho bạn một cái cớ để kiểm tra điện thoại của mình vì bạn có nó trong tay. Sử dụng đồng hồ bấm giờ hoặc bộ đếm thời gian tách biệt với điện thoại của bạn;
- tắt thông báo trên màn hình trên máy tính bạn đang làm việc và đóng email của bạn;
- đảm bảo rằng bạn đang làm việc trong một căn phòng mà bạn có thể đóng cửa và không bị quấy rầy.
Vì vậy, hãy đặt điện thoại xuống, lấy bộ đếm thời gian và biến 30 phút tiếp theo trở nên hiệu quả nhất trong tuần làm việc của bạn.
