Khi rời văn phòng vào thứ Sáu lúc 4 giờ chiều. cảm thấy giống như một cam kết lợi nhuận cao, có gì đó không ổn. Nhiều người coi 40 giờ làm việc một tuần là thiêng liêng, đến mức bất cứ điều gì ít gây ra cảm giác tội lỗi và tâm lý trốn học hơn. Chưa thử nghiệm của một công ty New Zealand cho thấy có thể cắt giảm giờ làm việc mà không bỏ lỡ một nhịp nào.
Khi công ty Perpetual Guardian tạm thời chuyển mọi người từ năm ngày làm việc mỗi tuần xuống còn bốn ngày, năng suất và mức độ gắn kết của nhân viên tăng vọt và mức độ căng thẳng giảm mạnh. Trải nghiệm tích cực đến nỗi công ty đã thực hiện thay đổi vĩnh viễn.
Mặc dù một tuần làm việc rút ngắn quy mô có thể không dễ dàng được thực hiện trong tất cả các lĩnh vực - thuốc cấp cứu và sản xuất đã được lưu ý - điều này rất đáng để điều tra. Ngay cả tỷ phú Richard Branson cũng đang trong giai đoạn cắt giảm; anh ta khẳng định rằng mối quan hệ lành mạnh với công nghệ sẽ cho phép mọi người làm việc ít giờ hơn.
Do đó, tôi đang tập trung trong vài tháng tới để tìm cách hack danh sách việc cần làm của riêng mình với tư cách là một doanh nhân - không phải bằng cách làm việc nhiều giờ hơn, mà bằng cách làm việc ít hơn để giành được nhiều chiến thắng hơn. Muốn tham gia cùng tôi? Sử dụng năm chiến thuật này để làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
1. Lập danh sách việc cần làm thông minh hơn.
Tôi từng có mối quan hệ yêu ghét với những danh sách việc cần làm. Viết chúng khiến tôi cảm thấy có tổ chức, nhưng chúng không bao giờ tạo ra sự khác biệt đủ lớn trong năng suất của tôi. Những gì tôi nhận ra bây giờ là tôi đang xử lý mọi mặt hàng với cùng một mức độ khẩn cấp, điều này không giúp ích gì cả.
Thay vì đặt mọi thứ vào một danh sách việc cần làm, hãy sắp xếp tất cả những việc cần thiết phải làm của bạn. Những nhiệm vụ có tác động cao là gì? Những cái cỡ nhỏ nào sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu lớn? Xem những mục nào thường xuyên bị bỏ qua. Vấn đề có thể là cách chúng được diễn đạt hoặc chúng được định nghĩa quá rộng. Hoặc có lẽ những nhiệm vụ này thuộc về danh sách việc cần làm của một nhân viên chứ không phải của bạn.
2. Hack hộp thư đến của bạn.
Mỗi doanh nhân đều có một hộp thư đến mà sự lộn xộn có thể ảnh hưởng đến hiệu quả. Để sắp xếp những thứ quan trọng khỏi phần còn lại, hãy sử dụng chức năng nhãn của Gmail. Điều này cho phép bạn xác định rõ hơn điều gì cần làm và việc cần làm. Hãy nhớ rằng chương trình email của bạn có thể có rất nhiều tính năng hữu ích mà bạn chưa xem xét.
Bạn cũng có thể sử dụng email song song với việc lập kế hoạch phải làm của mình. Tôi sử dụng ActiveInbox để quản lý danh sách việc cần làm của mình trong Gmail. Có một mục để thêm? Tôi gửi email cho chính mình. Tôi kiểm tra email và những việc cần làm mới một hoặc hai lần mỗi ngày, đánh dấu chúng khi cần thiết và sau đó loại bỏ chúng. Trong David Allen's Hoàn thành công việc phong cách, nếu một nhiệm vụ sẽ mất hai phút hoặc ít hơn, tôi làm điều đó ngay lập tức.
3. De-tether khỏi kỹ thuật số.
Thiết bị của bạn là một món quà trời cho. Họ cũng đang nhai đi những phút quý giá của bạn và khiến bạn mất tập trung để có một cuộc sống cân bằng. Tin tôi đi, tôi biết: Hai thói quen xấu mà tôi mắc phải là sử dụng điện thoại vào giờ ăn tối và kiểm tra nó đầu tiên khi tôi thức dậy.
Câu trả lời rõ ràng là để điện thoại của bạn ngoài tầm nhìn. Hãy tạm dừng nó và các thiết bị khác để bắt đầu nút làm mới trong đời thực. Ví dụ, tôi đặt điện thoại ở chế độ 'không làm phiền' trong vài giờ vào mỗi buổi tối. Điều này giúp tôi thoát khỏi chế độ chữa cháy để tôi có thể bắt đầu ngày hôm sau với một cái đầu tỉnh táo và sự tập trung mới.
4. Duy tâm.
Bạn có thể tin rằng đa nhiệm là M.O. của doanh nhân, nhưng tác giả Daniel Levitin nói nó thực sự là một ảo tưởng . Ông gợi ý rằng những người làm việc đa nhiệm thường nghiện ý tưởng rằng họ đang hoàn thành rất nhiều công việc, nhưng nó thực sự làm tổn hại đến năng suất của họ.
Tôi đã bắt đầu tập trung vào từng nhiệm vụ một vì việc chuyển đổi nhiệm vụ giữa dòng không tạo ra kết quả. Tôi dành thời gian làm việc cho các dự án và sau đó tránh nhìn vào bất cứ thứ gì khác cho đến khi công việc hoàn thành. Tôi thậm chí còn tắt thông báo Slack của mình. Điều đáng ngạc nhiên là lúc đầu, nó trở nên tự động khi bạn quen với việc kiểm soát lại.
5. Đừng lãng phí những phút họp của bạn.
Các cuộc họp nhân viên của tôi đã từng là một sự rửa sạch, đặc biệt là về phát triển sản phẩm. Khi chúng tôi lần đầu tiên áp dụng phương pháp nhanh nhẹn, mỗi cuộc họp càng thêm căng thẳng do thời hạn không hợp lý và thiếu thông tin liên lạc có mục đích.
Kể từ đó, tôi bắt đầu thực hiện đặc quyền từ chối các cuộc họp của mình, chú ý đến Jeff Bezos quy tắc hai bánh pizza : Về cơ bản, chỉ các bên liên quan chính mới nên có mặt. Và để tối đa hóa năng suất cuộc họp, tôi đang thử cách tiếp cận ba cuộc họp . Được tiên phong bởi Tony Scherba, chủ tịch và đối tác sáng lập tại studio phát triển sản phẩm Yeti, chiến lược 'áp dụng nhanh nhẹn' này cho phép tạo phiên bản sản phẩm mới trong một tuần.
Đối với mỗi dự án, nhóm của Scherba chỉ họp để lập kế hoạch sản phẩm, tạo nguyên mẫu và báo cáo tiến độ cho các bên liên quan. Không có các cuộc họp lãng phí, 'nhóm của anh ấy cảm thấy bớt mệt mỏi hơn, năng suất hơn và được lắng nghe nhiều hơn.'
Tôi chưa hoàn toàn chấp nhận một tuần làm việc bốn ngày, nhưng chắc chắn tôi đang học cách làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Bạn cũng có thể tìm kiếm các lĩnh vực cần cải thiện và từng chút một để đạt được hiệu quả tối đa theo cách của bạn.
