Ghi chú của biên tập viên: Alison Green, nhà báo của chuyên mục Inc.com, trả lời các câu hỏi về các vấn đề tại nơi làm việc và quản lý - mọi thứ từ làm thế nào để đối phó với một ông chủ quản lý vi mô cách nói chuyện với ai đó trong nhóm của bạn về mùi cơ thể.
Một độc giả viết:
Tôi làm tư vấn cho một số tổ chức phi lợi nhuận nhỏ. Gần đây, người quản lý của một trong những tổ chức tôi làm việc đã nghỉ hưu. Cô ấy và tôi đã làm việc cùng nhau trong vài năm, và phong cách giao tiếp của chúng tôi phù hợp ở chỗ cả hai chúng tôi thường thích sử dụng email qua điện thoại cho hầu hết mọi việc (ngoại trừ những cuộc gọi mà chúng tôi đã lên kế hoạch trước hoặc trong những trường hợp khẩn cấp).
Người quản lý mới của tổ chức đã gọi điện cho tôi nhiều lần trong ngày để 'kiểm tra' những thứ mà tôi đã gửi email cập nhật cho anh ấy hoặc về những điều chúng tôi đồng ý sẽ theo dõi sau, đang chờ thông tin bổ sung mà tôi vẫn đang chờ đợi. . Lần khác, anh ấy sẽ gọi ngẫu nhiên để thảo luận nhóm lớn về một vấn đề gì đó mà không cần lên kế hoạch trước. Một vài lần, điều đó đã xảy ra khi tôi rời khỏi bàn làm việc của mình, và sau đó vấn đề là tôi đang ở đâu và khi nào tôi có thể gọi lại, điều đó có nghĩa là tôi cần phải đến bàn làm việc của mình càng sớm càng tốt.
Hơn nữa, anh ấy sẽ để lại những bức thư thoại hoàn toàn vô dụng khi tôi không trả lời, nói những câu như 'Xin chào, đó là (tên). Gọi lại cho tôi.' Ý tôi là ... nếu bạn định để lại một hộp thư thoại, ít nhất hãy NÓI LẠI NGÀI trong hộp thư thoại mà bạn vừa gọi, điều mà tôi có thể thấy là do ba cuộc gọi nhỡ mà tôi đã nhận được từ bạn trong quá khứ 20 phút.
Ngoài việc gây phiền nhiễu và mất tập trung, động lực của những cuộc điện thoại liên tục này thực sự khiến tôi căng thẳng. Tôi là một nhà tư vấn, không phải một nhân viên, có nghĩa là tôi không chịu trách nhiệm trước tổ chức về nơi ở và hoạt động của mình trong ngày miễn là công việc của tôi được hoàn thành (công việc của tôi) và hàng loạt cuộc gọi liên tục này đang thực hiện tôi cảm thấy bị xích vào bàn và điện thoại của mình. Và hãy tin tôi, họ không trả tiền 'xích vào bàn của tôi' cho tôi. Ngoài ra, vô số lần 'đăng ký' của anh ấy đối với các mặt hàng mà tôi đang tích cực làm việc khiến tôi cảm thấy bị săn đuổi, cằn nhằn và bị quản lý vi mô.
Bạn tôi khuyên tôi nên cố gắng 'huấn luyện' người quản lý mới cách giao tiếp với tôi bằng cách nói với anh ấy rằng 'Tôi không rảnh qua điện thoại, nhưng tôi sẽ có mặt qua email' và bằng cách trả lời ngay lập tức tất cả các email nhưng không trả lời của tôi. điện thoại. Tôi đã thử điều này, nhưng cho đến nay nó vẫn chưa hoạt động. Nếu tôi không bắt máy, tôi thường có thể mong đợi thêm một số cuộc gọi nhỡ cho đến khi tôi cuối cùng cắn viên đạn và gọi lại. Và những vấn đề mà anh ấy đang gọi không bao giờ là 'trường hợp khẩn cấp.'
Điều này đang khiến tôi phát điên, và tôi càng để nó tiếp tục, thì càng khó khiến nó dừng lại. Nó đến mức anh ấy và tôi trò chuyện qua điện thoại sáu, bảy lần trong một ngày. Có cách nào trực tiếp hơn - nhưng vẫn có thể chấp nhận được về mặt chuyên môn - để nói với anh ấy rằng anh ấy đơn giản là không thể gọi cho tôi thường xuyên như vậy không?
Green trả lời:
Đầu tiên, tôi sẽ không nghe theo lời khuyên của bạn anh. Nói với khách hàng rằng bạn chỉ có thể tiếp cận bằng email sẽ trở nên cứng nhắc và không thực tế đối với cách làm việc của nhiều khách hàng. (Tất nhiên, nếu bạn có nhu cầu cao, bạn có thể đưa ra tất cả các loại quy tắc - nhưng nếu không, bạn cần phải khá linh hoạt.)
Nhưng bạn có thể và nên thiết lập một số ranh giới ở đây. Bạn hoàn toàn đúng khi là một nhà tư vấn với nhiều khách hàng, bạn sẽ không phải sẵn sàng mọi lúc mọi nơi và bất cứ khi nào tâm trạng tấn công khách hàng cụ thể này.
Và trong khi một số người sẽ nhận ra các loại tín hiệu mà bạn đã gửi, anh chàng này rõ ràng là không. Điều đó có nghĩa là bạn cần trao đổi trực tiếp hơn với anh ấy về vấn đề này.
Tôi sẽ nói điều gì đó như sau: 'Tôi muốn nói về cách tốt nhất để bạn có thể liên hệ với tôi khi bạn cần tôi. Bởi vì tôi có nhiều khách hàng, tôi thường không có mặt để thực hiện các cuộc điện thoại đột xuất suốt cả ngày - nhưng tôi rất vui khi dành thời gian cho họ khi chúng tôi có thể lên lịch trước cho họ. Nhưng với tư cách là một nhà thầu, tôi đang phân chia thời gian của mình cho một số dự án và không thể cung cấp toàn thời gian. Nếu không thì tỷ lệ của tôi sẽ cao hơn rất nhiều! Nhưng những gì tôi có thể làm là lên lịch một cuộc gọi điện thoại thường trực hàng tuần hoặc hai lần một tuần với bạn và chúng tôi có thể xử lý tất cả những điều này trong những cuộc gọi đó. Liệu điều đó có hiệu quả?'
Nếu anh ta từ chối, bạn có thể nói: 'Bạn biết đấy, lợi thế của việc thuê một nhà tư vấn như tôi để làm công việc này là bạn có được kiến thức chuyên môn về ___ mà không phải trả mức lương toàn thời gian và các lợi ích mà bạn phải trả để có một người nào đó nhân viên thực hiện nó. Nhưng mặt trái của điều đó là tôi không luôn sẵn sàng làm việc theo cách của một nhân viên toàn thời gian; Tôi có những khách hàng khác và những cam kết khác trong lịch trình của tôi. Trong tháng qua, tôi đã bắt đầu nhận được cuộc gọi từ bạn vài lần trong ngày hoặc dự kiến sẽ tham gia cuộc gọi nhóm vào phút cuối. Là một nhà tư vấn bên ngoài, đó không phải là điều tôi có thể làm. Nhưng tôi rất vui khi được sắp xếp một cuộc điện thoại thường trực hàng tuần hoặc hai lần một tuần cho chúng tôi. '
Nếu anh ấy đồng ý với điều đó, thì bạn có thể hy vọng rằng anh ấy sẽ ngừng gọi nhiều như vậy ngoài các cuộc điện thoại đã lên lịch của bạn. Nhưng nếu anh ta tiếp tục, bạn có thể để hầu hết các cuộc gọi đó chuyển đến hộp thư thoại, sau đó gửi cho anh ta một email nhanh vào cuối ngày hôm đó với nội dung: 'Đã nhận được thư thoại của bạn. Hầu hết ngày hôm nay sẽ không rảnh - nó có thể đợi cuộc gọi của chúng ta vào thứ Sáu không? ' (Điều đó nói rằng, thật thông minh khi sẵn sàng trả lời một số trong số các cuộc gọi vào phút cuối này - nghĩa là một hoặc hai cuộc một tuần, không phải hai cuộc một ngày. Những nhà tư vấn ít nhất là linh hoạt thường có giá trị hơn.)
Một lựa chọn khác, nếu nó tiếp tục, là nói với anh ta rằng với số lượng sẵn có mà anh ta yêu cầu, bạn cần phải tăng giá của mình để trang trải nó (nếu đó là điều bạn sẵn sàng làm với giá cao hơn - nhưng bạn có thể không sẵn sàng làm điều này với bất kỳ giá nào, cũng được).
Tuy nhiên, trong suốt tất cả những điều này, hãy nhớ rằng bạn cần biết bạn sẵn sàng thúc đẩy điều này đến mức nào. Bạn có sẵn sàng để mất khách hàng vì điều này? Có thể anh ấy sẽ quyết định rằng anh ấy muốn làm việc với một người nào đó thường xuyên có mặt hơn. Nếu đó là một kết quả mà bạn không sẵn sàng chấp nhận, bạn sẽ muốn sửa đổi cách tiếp cận của mình cho phù hợp.
Bạn muốn gửi một câu hỏi của riêng bạn? Gửi nó đến alison@askamanager.org .
