Tôi đã làm nhân viên từ xa khoảng ba năm nay và tôi đã học được cách làm việc hiệu quả khi ở nhà, cũng như cách quản lý các nhóm từ xa với tư cách là người sáng lập công ty. Nhưng, thành thật mà nói - tôi đã mất nhiều thời gian để tìm ra cách làm cho công việc từ xa trở nên hiệu quả. Tôi đã quá quen với việc bị gián đoạn từng bước với giao tiếp thời gian thực và email, tôi chỉ cho rằng đây là cách mọi thứ dành cho mọi người.
Khi tôi làm việc riêng và bắt đầu chẩn đoán vấn đề bị gián đoạn mọi lúc, tôi nhận thấy rằng phần lớn thời gian không hiệu quả của tôi đã được dành cho việc đưa ra và thu thập thông tin cập nhật trạng thái từ mọi người mà tôi đang làm việc cùng. Những người ít thông tin hơn - đặc biệt là những người ở vị trí lãnh đạo - về những gì tôi đang làm, thì họ càng gửi nhiều email, tin nhắn văn bản và tin nhắn trò chuyện cho tôi. Một số nhà lãnh đạo đồng ý với việc không ở trong vòng lặp, nhưng một số sẽ cảm thấy khó chịu nếu họ không nhận được tin tức từ bạn mỗi giờ một lần. Thật là lãng phí thời gian của mọi người.
Vì vậy, tôi đã thực hiện một thay đổi có tác động lớn. Tôi bắt đầu gửi email vào sáng thứ Hai hàng tuần với dòng tiêu đề 'Kế hoạch của tôi trong tuần.' Trong email này, tôi sẽ cho người nhận biết chính xác kế hoạch của tôi trong tuần và hỏi xem họ có bất kỳ câu hỏi nào hoặc bất kỳ điều chỉnh nào mà họ muốn thực hiện đối với các ưu tiên của tôi hay không.
Nó trông như thế này:
Xin chào, tất cả - Ưu tiên của tôi trong tuần này sẽ là tập trung vào việc xuất bản các bài đăng trên blog và hoàn thiện kế hoạch tiếp thị & hợp tác của chúng tôi.
Dưới đây là một số hoạt động tôi sẽ thực hiện:
Đăng bài viết 'hướng dẫn làm việc tại nhà' trên mạng nội bộ.
Tạo bản thảo kế hoạch tiếp thị mà chúng ta đã thảo luận vào tuần trước, với dự định sẽ được phê duyệt vào cuối tuần này.
Tôi có một số cuộc họp với các đối tác của chúng tôi trong tuần này. Tôi sẽ gửi một bản tóm tắt về những cuộc thảo luận đó.
Cảm ơn bạn! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn xem bất kỳ điều chỉnh nào đối với mức độ ưu tiên của tôi, vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn bạn!
- Robbie
Tùy thuộc vào các hoạt động trong tuần đó, tôi cũng sẽ bao gồm một phần 'những gì tôi đã hoàn thành vào tuần trước'. Phần đó trông như thế này:
Tuần trước, tôi đã có thể xuất bản bài đăng trên blog từ xa, nói chuyện với ba đối tác của chúng tôi và tôi đã hoàn thành một bản thảo tốt về kế hoạch tiếp thị mà chúng tôi đã thảo luận vào tuần trước. Tôi đã hy vọng sẽ hoàn thành xong kế hoạch tiếp thị, nhưng tôi vẫn đang đợi Suzy trở lại sau kỳ nghỉ và tôi sẽ cùng cô ấy xem xét lại khi cô ấy trở lại vào tuần này.
Đây là một email hữu ích để gửi cho khách hàng, nhưng nó cũng hữu ích trong nội bộ. Nếu bạn là người sáng lập hoặc Giám đốc điều hành của công ty, email của bạn gửi đến nhân viên sẽ có dạng như sau:
Xin chào, tất cả - Đây là những ưu tiên và hướng đi của chúng tôi trong tuần này.
Chúng tôi cần tăng doanh số bán hàng tồn kho dư thừa của chúng tôi. Nhóm tiếp thị có thể vui lòng lập kế hoạch bán tất cả hàng tồn kho chưa sử dụng trong kho của chúng tôi được không? Nếu chúng tôi không bán được nó trong vòng 30 ngày, chúng tôi sẽ phải xử lý hàng tồn kho.
Các chiến dịch email của chúng tôi đang hoạt động rất tốt. Hãy làm nhiều hơn nữa. Hãy chuyển từ 1 email một tuần thành 2 email một tuần.
Hủy tất cả các cuộc họp không cần thiết không liên quan đến mục tiêu bán hàng trong 30 ngày tới. Chúng tôi đang ở chế độ crunch-mode và tôi muốn chúng tôi tập trung vào các chỉnh sửa mà chúng tôi có thể thực hiện. Tôi biết một số bạn cũng có các cuộc họp quan trọng với tôi, nhưng nếu không liên quan đến bán hàng, vui lòng sắp xếp lại lời mời ngay bây giờ.
- Robbie
Bạn cũng có thể yêu cầu nhóm của mình gửi cho bạn các bản cập nhật tương tự hàng tuần về những gì họ đã hoàn thành và kế hoạch của họ trong tuần tới.
Khi tôi và nhóm của tôi gửi những email như thế này, khách hàng và đồng đội thường thích nó. Nó làm giảm sự lo lắng của họ và giúp họ dễ hiểu hơn về những gì mỗi người đang tập trung vào. Ngoài ra, sự gián đoạn giảm đáng kể vì người nhận yên tâm rằng bạn đang hoàn thành công việc và không cần lời nhắc để luôn làm việc.
Một email này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho công ty của bạn.
