Chỉ có rất nhiều giờ trong ngày, vì vậy việc tận dụng thời gian của bạn là rất quan trọng. Có hai cách để tăng sản lượng của bạn - làm nhiều giờ hơn hoặc làm việc thông minh hơn. Tôi không biết về bạn, nhưng tôi thích cái sau hơn.
Làm việc hiệu quả hơn không phải là khoa học tên lửa, nhưng nó đòi hỏi bạn phải cân nhắc nhiều hơn về cách bạn quản lý thời gian của mình. Bài đăng này sẽ hướng dẫn bạn 15 chiến lược đơn giản nhưng hiệu quả để tăng năng suất của bạn trong công việc.
1. Theo dõi và giới hạn lượng thời gian bạn đang dành cho các nhiệm vụ.
Bạn có thể nghĩ rằng bạn khá giỏi trong việc đánh giá lượng thời gian bạn đang dành cho các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, một số nghiên cứu cho thấy chỉ có khoảng 17% số người có thể ước tính chính xác thời gian trôi qua. Một công cụ như Thời gian cứu hộ có thể giúp bạn bằng cách cho bạn biết chính xác lượng thời gian bạn dành cho các công việc hàng ngày, bao gồm mạng xã hội, email, xử lý văn bản và ứng dụng.
2. Nghỉ giải lao thường xuyên.
Nghe có vẻ trái ngược, nhưng nghỉ giải lao theo lịch trình thực sự có thể giúp cải thiện khả năng tập trung. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng nghỉ giải lao ngắn trong các nhiệm vụ dài sẽ giúp bạn duy trì mức hiệu suất không đổi; trong khi làm việc với một nhiệm vụ mà không có thời gian nghỉ ngơi dẫn đến sự suy giảm ổn định về hiệu suất.
3. Đặt ra thời hạn tự áp đặt.
Mặc dù chúng ta thường nghĩ căng thẳng là một điều tồi tệ, nhưng mức độ căng thẳng tự áp đặt có thể kiểm soát được thực sự có thể hữu ích trong việc mang lại cho chúng ta sự tập trung và giúp chúng ta đạt được mục tiêu của mình. Đối với các nhiệm vụ hoặc dự án chưa kết thúc, hãy thử đặt cho mình một thời hạn cuối cùng và sau đó kiên trì thực hiện. Bạn có thể ngạc nhiên khi khám phá ra rằng bạn có thể tập trung và năng suất như thế nào khi xem đồng hồ.
4. Tuân theo 'quy tắc hai phút'.
Doanh nhân Steve Olenski khuyên bạn nên thực hiện 'quy tắc hai phút' để tận dụng tối đa khoảng thời gian nhỏ mà bạn có trong công việc. Ý tưởng là: Nếu bạn thấy một nhiệm vụ hoặc hành động mà bạn biết có thể được thực hiện trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy thực hiện ngay lập tức. Theo Olenski, việc hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức thực sự tốn ít thời gian hơn so với việc phải quay lại sau đó. Việc thực hiện điều này đã khiến anh ấy trở thành một trong những nhà chiến lược nội dung có ảnh hưởng nhất trực tuyến.
5. Chỉ nói không với các cuộc họp.
Các cuộc họp là một trong những khoảng thời gian ngốn thời gian nhất, nhưng bằng cách nào đó, chúng tôi tiếp tục đặt lịch, tham dự và không thể tránh khỏi phàn nàn về chúng. Theo Atlassian, nhân viên văn phòng trung bình dành hơn 31 giờ mỗi tháng cho các cuộc họp không hiệu quả. Trước khi đặt cuộc họp tiếp theo, hãy tự hỏi liệu bạn có thể hoàn thành các mục tiêu hoặc nhiệm vụ tương tự thông qua email, điện thoại hay cuộc họp trên web (có thể hiệu quả hơn một chút).
6. Tổ chức các cuộc họp thường trực.
Nếu bạn nhất thiết phải có một cuộc họp, có một số bằng chứng cho thấy các cuộc họp thường trực (chúng giống như âm thanh - mọi người đều đứng) có thể dẫn đến việc tăng cường kích thích nhóm, giảm tính lãnh thổ và cải thiện hiệu suất nhóm. Đối với những thời điểm không thể tránh khỏi các cuộc họp, bạn có thể muốn xem 12 cách bất thường này để thúc đẩy sự sáng tạo trong các cuộc họp.
7. Thoát đa nhiệm.
Mặc dù chúng ta có xu hướng coi khả năng đa nhiệm là một kỹ năng quan trọng để tăng hiệu quả, nhưng trên thực tế điều ngược lại có thể đúng. Các nhà tâm lý học đã phát hiện ra rằng việc cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể làm mất thời gian và năng suất. Thay vào đó, hãy tạo thói quen cam kết thực hiện một nhiệm vụ duy nhất trước khi chuyển sang dự án tiếp theo của bạn.
8. Tận dụng lợi thế của bạn đi làm.
Tác giả Miranda Marquit, điều này phù hợp với bất kỳ thời gian 'tiền thưởng' bất ngờ nào mà bạn có thể tìm thấy trên tay. Thay vì Candy-Crushing hoặc Facebooking, hãy sử dụng thời gian đó để xử lý một số email, tạo danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn hoặc thực hiện một số động não.
9. Từ bỏ ảo tưởng về sự hoàn hảo.
Các doanh nhân thường bị treo cổ khi cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ - thực tế là không có gì là hoàn hảo cả. Thay vì lãng phí thời gian để đuổi theo ảo tưởng này, hãy hoàn thành nhiệm vụ của bạn với khả năng tốt nhất của bạn và tiếp tục. Tốt hơn là hoàn thành nhiệm vụ và dọn nó ra khỏi đĩa của bạn; nếu cần, bạn luôn có thể quay lại và điều chỉnh hoặc cải thiện nó sau.
10. Nghỉ tập thể dục.
Sử dụng thời gian làm việc để tập thể dục thực sự có thể giúp cải thiện năng suất, theo một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Y học Nghề nghiệp và Môi trường . Nếu có thể, hãy xây dựng thời gian nhất định trong tuần để đi bộ hoặc đến phòng tập thể dục. Việc bơm máu có thể chỉ là những gì cần thiết để giúp bạn tỉnh táo và lấy lại sự tập trung.
11. Chủ động, không phản ứng.
Việc cho phép các cuộc gọi đến và email quyết định bạn trải qua một ngày như thế nào sẽ có nghĩa là bạn đã làm rất tốt công việc dập tắt lửa - nhưng đó có thể là tất cả những gì bạn đạt được. Bạn của tôi và đối tác kinh doanh Peter Daisyme từ công ty lưu trữ miễn phí Hostt nói, 'Hãy dành thời gian trả lời email, nhưng đừng để họ xác định ngày hôm nay của bạn sẽ như thế nào. Có một kế hoạch tấn công vào đầu mỗi ngày, và sau đó cố gắng hết sức để thực hiện nó. '
12. Tắt thông báo.
Không ai có thể cưỡng lại sức hấp dẫn của email, thư thoại hoặc thông báo văn bản. Trong giờ làm việc, hãy tắt thông báo của bạn và thay vào đó hãy xây dựng thời gian để kiểm tra email và tin nhắn. Đây là một phần của việc chủ động hơn là phản ứng (xem số 11).
13. Làm việc trong khoảng thời gian 90 phút.
Các nhà nghiên cứu tại Đại học Bang Florida đã phát hiện ra những người biểu diễn ưu tú (vận động viên, người chơi cờ vua, nhạc sĩ, v.v.) làm việc trong khoảng thời gian không quá 90 phút có năng suất cao hơn những người làm việc hơn 90 phút. Họ cũng phát hiện ra rằng những đối tượng hoạt động tốt nhất có xu hướng làm việc không quá 4,5 giờ mỗi ngày. Nghe có vẻ tốt với tôi!
14. Tạo cho mình một cái gì đó tốt đẹp để nhìn vào.
Nghe có vẻ khó xảy ra, nhưng một số nghiên cứu cho thấy việc trang bị một văn phòng với các yếu tố đẹp mắt về mặt thẩm mỹ - như cây cối - có thể tăng năng suất lên tới 15%. Tạo không gian văn phòng của bạn bằng tranh, nến, hoa hoặc bất cứ thứ gì khác mang lại nụ cười trên khuôn mặt của bạn. Để biết các ý tưởng khác về cách tăng chỉ số hạnh phúc của bạn tại nơi làm việc, hãy xem bài đăng của tôi 15 Lời khuyên đã được chứng minh để Hạnh phúc tại nơi làm việc.
15. Giảm thiểu sự gián đoạn (trong khả năng tốt nhất của bạn).
Việc để một đồng nghiệp ghé vào văn phòng của bạn để trò chuyện có vẻ vô thưởng vô phạt, nhưng ngay cả những gián đoạn ngắn ngủi cũng có thể tạo ra sự thay đổi trong cách làm việc và giảm năng suất tương ứng. Giảm thiểu sự gián đoạn có thể có nghĩa là đặt giờ làm việc, đóng cửa hoặc làm việc tại nhà cho các dự án nhạy cảm về thời gian.
Nếu bạn cảm thấy cần phải tăng năng suất trong công việc, hãy chống lại sự cám dỗ dành nhiều giờ hơn hoặc đóng gói nhiều hơn vào lịch đã đầy của bạn. Thay vào đó, hãy lùi lại một bước và nghĩ về những cách bạn có thể làm việc thông minh hơn , không khó hơn.
Tìm kiếm thêm các mẹo năng suất? Kiểm tra các bài viết của tôi 7 Bí quyết năng suất mà mọi doanh nhân bận rộn nên thử và 5 điều doanh nhân năng suất nên làm mỗi ngày.
Mẹo năng suất tốt nhất liên quan đến công việc của bạn là gì? Bạn đã tìm ra bí quyết để tối đa hóa năng suất làm việc của bản thân trong văn phòng chưa? Chia sẻ bên dưới!
