Tất cả chúng ta đều mong muốn rằng chúng ta có thể làm việc hiệu quả hơn. Nhưng, làm sao điều đó có thể xảy ra khi các nhiệm vụ cứ chồng chất lên nhau, phần mới nhất của Màu cam là màu đen mới vừa xuất hiện trên Netflix và bạn có một loạt email, tin nhắn và thông báo trên mạng xã hội khiến bạn phân tâm?
Trong tháng qua, tôi đã có quá nhiều CÁCH xảy ra. Tôi đã thả bóng trái và phải. Điều này là không thể chấp nhận được nếu bạn là chủ doanh nghiệp. Tôi có những người dựa vào tôi và tôi không nên để điều này xảy ra. Nó khiến tôi đánh giá những thứ đang giết chết năng suất của tôi.
Bước đầu tiên tôi phải làm là xác định thời gian lãng phí và chỉnh sửa chúng từ trong trứng nước để có thể duy trì năng suất. Dưới đây là tám sự lãng phí thời gian mà tôi nhận thấy đã giết chết năng suất của tôi và hầu hết những người mà tôi làm việc cùng.
1. Liên tục kiểm tra email của bạn.
Sẽ không có gì ngạc nhiên khi email là một trong những thứ lãng phí thời gian, nếu là lớn nhất. Rốt cuộc, hơn 200 tỷ email được gửi hàng ngày và người ta thấy rằng trung bình một nhân viên kiểm tra email của mình 36 lần một giờ. Và, tất cả chúng ta đều có tội với nó. Tôi không thể cho bạn biết bao nhiêu lần tôi đã viết một bài báo chỉ để bị phân tâm bởi một thông báo qua email, trên máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh của tôi.
Tôi hoàn toàn hiểu rằng bạn không thể để khách hàng hoặc sếp của bạn treo giò bằng cách không trả lời email, nhưng rất nhiều lần chúng tôi nhận được bản tin hoặc phiếu giảm giá mà chúng tôi nhấp vào, điều này dẫn chúng tôi đến việc duyệt một trang web. Để duy trì hiệu quả công việc, bạn phải giới hạn thời gian kiểm tra email của mình.
Một số tổ chức đã thực sự cài đặt bộ lọc trên các chương trình email. Tập tin này sẽ loại bỏ tất cả các tin nhắn đến để chúng có thể được đọc sau này. Mặc dù cấm email là một cách để giải quyết vấn đề này, nhưng việc hạn chế kiểm tra email trong những thời điểm nhất định có thể mang lại hiệu quả tương tự. Ví dụ: bạn có thể dành ra hai mươi phút, ba lần một ngày để kiểm tra và trả lời email của mình.
Nếu lo lắng về những thông báo đó khiến bạn tò mò quá mức, bạn có thể tắt thông báo trên cả máy tính xách tay và điện thoại thông minh của mình.
2. Không tự động hóa các tài khoản mạng xã hội của bạn.
Mặc dù phương tiện truyền thông xã hội là một trong những công cụ tốt nhất để truyền bá nhận thức về thương hiệu, mạng lưới, cập nhật tin tức ngành mới nhất và bắt kịp với bạn bè hoặc gia đình, đó là một sự lãng phí thời gian rất lớn khác. Trên thực tế, chúng ta dành trung bình 118 phút mỗi ngày trên mạng xã hội. Trừ khi bạn là người quản lý mạng xã hội, tôi không cần thiết phải dành nhiều thời gian cho mạng xã hội.
Đối với email của bạn, hãy lên lịch những thời gian nhất định trong ngày để xem và cập nhật các kênh xã hội của bạn, chẳng hạn như trong quá trình bạn đi làm và đi làm. Bạn cũng có thể sử dụng các trình chặn như Cold Turkey và tắt thông báo. Tôi cũng khuyên bạn nên sử dụng các công cụ quản lý mạng xã hội như Hootsuite để bạn có thể lên lịch trước tất cả các cập nhật mạng xã hội của mình từ một bảng điều khiển.
3. Danh sách việc cần làm cồng kềnh.
Cho dù bạn viết danh sách việc cần làm vào sổ tay hay sử dụng một công cụ như Evernote, danh sách việc cần làm có thể là một công cụ tiết kiệm thực sự vì nó làm giảm căng thẳng khi cố gắng ghi nhớ những thứ như một cuộc họp hoặc những gì bạn đang làm. cần nhận tại cửa hàng tạp hóa. Danh sách việc cần làm cũng có thể giúp bạn đi đúng hướng bằng cách nêu bật những nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành.
Để danh sách việc cần làm có hiệu quả và để bạn không bị quá tải, bạn cần phải giữ cho danh sách của mình ngắn gọn, thường là khoảng ba trong số những mục quan trọng nhất của bạn mỗi ngày. Bạn cũng nên viết ra danh sách của mình vào đêm hôm trước để sáng mai thức dậy, bạn có thể bắt đầu giải quyết danh sách của mình.
4. Đa nhiệm.
Đa nhiệm không hoạt động. Guy Winch, Tiến sĩ, tác giả của Sơ cứu về tình cảm: Các chiến lược thực tế để điều trị thất bại, bị từ chối, cảm giác tội lỗi và các chấn thương tâm lý hàng ngày khác .
'Nó giống như một biểu đồ hình tròn, và bất cứ thứ gì chúng tôi đang làm sẽ chiếm phần lớn trong chiếc bánh đó. Không còn nhiều thứ còn lại cho những thứ khác, ngoại trừ những hành vi tự động như đi bộ hoặc nhai kẹo cao su. '
Đa nhiệm làm lãng phí năng suất bởi vì khi bạn chuyển đổi qua lại giữa các tác vụ, 'sự chú ý của bạn sẽ được tập trung vào hành động chuyển đổi bánh răng.'
Làm một việc tại một thời điểm. Khi bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ, sau đó bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
5. Là một người cầu toàn.
Khi bạn có những tiêu chuẩn cao không thực tế, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn những gì bạn nên làm cho một nhiệm vụ. Ngay cả sau khi hoàn thành, bạn vẫn sửa đổi để làm cho nó 'hoàn hảo'. Trong những trường hợp khác, trở thành một người cầu toàn có thể khiến bạn sa ngã vì mọi thứ không theo ý bạn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể từ bỏ một dự án mà bạn đã bắt tay vào thực hiện.
Vấn đề là như thế này. Hoàn hảo là một mục tiêu bất khả thi, không chỉ giết chết năng suất của bạn mà còn gây bất lợi cho sức khỏe của bạn.
Vượt qua tâm lý này là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Nhưng bạn có thể bắt đầu bằng cách tập trung vào việc hoàn thành công việc của mình. Ví dụ, hãy hoàn thành phần thô của một dự án trước. Bạn luôn có thể quay lại và làm cho nó 'hoàn hảo' sau này.
Bạn có thể thực sự nhận thấy rằng nó không tệ như bạn nghĩ. Bạn cũng cần chấp nhận thất bại. Nó xảy ra cho tất cả chúng ta. Thay vì để điều đó tiêu hao bạn, hãy học hỏi từ những sai lầm của bạn để không lặp lại chúng.
6. Các cuộc họp không cần thiết.
Bạn có biết rằng có 25 triệu cuộc họp hàng ngày chỉ riêng ở Hoa Kỳ không? Vấn đề là các giám đốc điều hành đã thừa nhận rằng những cuộc họp này là thất bại, có nghĩa là các tổ chức đang lãng phí thời gian và tiền bạc với những cuộc họp không cần thiết.
Nếu bạn muốn các cuộc họp diễn ra hiệu quả, hãy giữ chúng dưới 30 phút, đặt kỳ vọng rõ ràng, gửi tài liệu trước, bắt đầu và kết thúc đúng giờ, và tập trung. Tôi cũng khuyên bạn nên hỏi xem liệu một cuộc họp có thực sự cần thiết hay không. Trong hầu hết các trường hợp, một email hoặc một cuộc gọi điện thoại nhanh chóng là đủ.
7. Nói 'Có.'
Việc bạn không muốn làm người khác thất vọng là điều dễ hiểu, nhưng việc bạn giữ cho mọi người hài lòng là điều không khả thi. Bạn đang tự làm cho mình trở thành kẻ gây phản cảm lớn khi nói 'có' với mọi người vì cuối cùng bạn đã khiến bản thân trở nên quá mỏng.
Hãy trung thực với những người khác và thông báo rằng bạn chỉ đơn giản là không có thời gian để dẫn dắt một cuộc họp, viết một bài đăng trên blog hoặc bất cứ điều gì khác mà họ yêu cầu. Sau đó, bạn có thể đề nghị quay lại yêu cầu của họ khi bạn có sẵn.
8. Hoãn những nhiệm vụ khó hơn.
Tất cả chúng ta đều có những nhiệm vụ mà chúng ta không muốn làm hoặc thấy quá khó khăn. Cuối cùng, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ đó cho đến thời điểm khác và thay vào đó làm việc trên những nhiệm vụ dễ dàng hơn. Điều đó không thay đổi thực tế là nhiệm vụ đó biến mất. Thay vì để điều đó treo lơ lửng trên đầu bạn, bạn chỉ cần cắn viên đạn và hoàn thành nó.
Tránh kiểu trì hoãn này đảm bảo rằng bạn luôn làm việc hiệu quả cả ngày lẫn ngày.
