Các công ty có từ 50 nhân viên trở xuống hiếm khi có bộ phận nhân sự chính thức; thay vào đó, các nhiệm vụ từ tuyển dụng đến quản lý lợi ích được phân tán giữa các đồng nghiệp - một người quản lý kế toán có thể quản lý một nhà cung cấp bảng lương trong khi các nhân viên cấp trung viết danh sách công việc và một người quản lý thực hiện các tuyển dụng chính.
Theo thời gian, cách tiếp cận chắp vá đó trở nên không hiệu quả. Nếu công ty của bạn đang phát triển, thì đã đến lúc cần bổ sung một giám đốc nhân sự? Đơn giản, các chuyên gia cho rằng: Khi nguồn nhân viên được tiêu thụ bởi các nhiệm vụ có thể được quản lý bởi một giám đốc nguồn nhân lực vượt quá chi phí thuê một. Đối với một số công ty, thành lập một bộ phận nhân sự là một cách để hợp nhất các công việc thuê ngoài như tư vấn tuyển dụng và duy trì bảng lương theo một mục đích.
Ellen Rudnick, giám đốc điều hành của Polsky Centre for Entrepreneurship tại Đại học Chicago Booth School of Business, cho biết: “Để có một ai đó dành toàn thời gian cho bộ phận nhân sự, bạn phải có một lượng lớn nhân sự quan trọng trong văn phòng.
Với các chức năng nhân sự quan trọng khác nhau - đào tạo nhân viên, thiết lập tiêu chuẩn, trả lương, tuyển dụng và sa thải - được gộp chung vào một vị trí, điều cần thiết là tìm đúng người cho công việc mà công ty bạn cần.
Một số câu hỏi chiến lược cần xem xét: Nếu bạn đang phát triển, có thể hợp lý nếu thuê một giám đốc nhân sự, người đã điều hành một bộ phận cho một công ty lớn gấp đôi công ty của bạn - ngay cả khi chi phí, tính theo mức lương mong muốn của ứng viên đó, sẽ có khả năng cao hơn. Hãy nhớ điều này: Bạn muốn một giám đốc nhân sự có đủ năng lực để giúp bạn khi bạn phát triển.
Thứ hai, bạn sẽ nhìn giám đốc nhân sự của mình ở mức độ nào để thiết lập văn hóa công ty? Nếu bạn thực sự muốn một người xây dựng nền văn hóa mà bạn đã thiết lập, bạn có thể bắt đầu quá trình tuyển dụng với kỳ vọng rằng bạn nên thuê hai người: một người làm việc về văn hóa và một người để hỗ trợ giải quyết các công việc vụn vặt hơn như thủ tục giấy tờ. liên quan đến việc tài trợ thị thực nhân viên hoặc quản lý phúc lợi.
Để xác định rõ hơn vị trí mà bạn sẽ tuyển dụng, bạn nên bắt đầu bằng cách dành thời gian cần thiết để soạn thảo một bản mô tả công việc một cách cẩn thận.
Đào sâu hơn: Danh sách kiểm tra việc tuyển dụng
Thuê Giám đốc Nhân sự: Mô tả Công việc
Mục đầu tiên dưới tiêu đề công việc phải là một tổng quan tóm tắt về vị trí đó sẽ là gì. Một danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc cần tuân theo. Tùy thuộc vào những gì công ty của bạn cần ở một giám đốc nhân sự, danh sách đó có thể bao gồm thiết kế và quản lý nhân viên chính sách và các chương trình đãi ngộ nhân viên, quản lý việc trả lương khuyến khích và giám sát đồng thời, quản lý các chương trình phúc lợi cho nhân viên, giám sát quá trình tuyển dụng nhân viên - bao gồm cả tuyển dụng và sa thải - và quản lý các chương trình đào tạo nhân viên. Dấu đầu dòng hoạt động tốt nhất để tổ chức các trách nhiệm này.
Điều quan trọng là đừng quên một dòng câu cửa miệng để bao gồm thêm 'nhiệm vụ được giao', đề phòng trường hợp công việc thay đổi theo thời gian hoặc điều gì đó bị bỏ qua. Roberta Chinsky Matuson, chủ tịch của Northampton, có trụ sở tại Massachusetts, cho biết: “Về cơ bản, người thuê không quay trở lại và nói rằng“ điều đó không có trong mô tả công việc của tôi ”. Giải pháp nguồn nhân lực .
Khi bản mô tả công việc đã được trình bày rõ ràng và được sự đồng ý của cấp quản lý, đây là lúc bạn nên viết và đăng danh sách công việc đã được xây dựng sẵn.
Tìm hiểu sâu hơn: Xem Mẫu Mô tả Công việc Mẫu
Thuê Giám đốc Nhân sự: Cách Xác định Lương thưởng
Để tìm được mức lương công bằng, chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc người quản lý tuyển dụng nên liên hệ với một hoặc hai đại lý nghiên cứu về lương nhân sự. Thông tin về mức lương trung bình của người quản lý bán hàng, đặc biệt nếu là thông tin cụ thể trong ngành, có thể khiến bạn phải trả phí. Bạn có thể lấy dữ liệu đó và kết hợp với kiến thức thu thập được từ PayScale.com hoặc Salary.com và danh sách việc làm hiện tại trực tuyến để có được bức tranh chính xác về những gì ứng viên đang mong đợi.
Điều đó nói rằng, việc hỏi các ứng viên về kỳ vọng lương của họ về cơ sở cộng với hoa hồng và phúc lợi là hoàn toàn hợp lý. Cũng nên hỏi xem ứng viên mong đợi loại thang lương nào đối với các nhân viên còn lại của anh ta hoặc cô ta.
Để giữ mức lương phù hợp, đối với các công ty nhỏ, việc bổ sung nhân viên nhân sự đầu tiên của họ, Jamie Resker, chủ tịch và người sáng lập Giải pháp Hiệu suất Nhân viên, gợi ý nên tìm kiếm người thuê hoàn hảo có lẽ chỉ mới ba đến năm năm trong sự nghiệp của họ - một đại diện nhân sự cấp dưới đã làm việc chăm chỉ người khác và, mặc dù háo hức, vẫn chưa ra ngoài.
Resker nói: “Ai đó có mạng lưới tài nguyên và nhiều động lực để tự mình vươn lên là người hoàn hảo. 'Một người nào đó có thể tham gia vào một số tổ chức nghề nghiệp, để họ có thể khai thác, những người khác có công cụ, chẳng hạn như chính sách viễn thông của họ và giúp họ mang lại nguồn lực.'
Đào sâu hơn: Cách thanh toán đúng đắn
Thuê Giám đốc Nhân sự: Thu hút các ứng viên phù hợp
Ngoài tổng quan và danh sách các trách nhiệm được tìm thấy trong mô tả công việc, một danh sách công việc tuyệt vời kết hợp các đặc điểm hành vi mong muốn của người thuê lý tưởng của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về những đặc điểm thời gian và kinh nghiệm này, Matuson khuyên bạn chỉ nên quan sát xung quanh bạn.
Cô nói: “Nếu bạn có nhân viên, bạn sẽ nhìn vào những ngôi sao biểu diễn của mình và nhìn vào điểm chung của họ. 'Trong một công ty khởi nghiệp, nhân viên lý tưởng là người có thể làm được nhiều việc, có năng lượng cao và có thể chuyển đổi trò chơi của họ ngay lập tức. Một người sẽ làm việc tốt tại một công ty luật thì rất khác. '
Giả sử, đối với một giám đốc nhân sự, những đặc điểm hành vi đáng ngưỡng mộ có thể bao gồm sự tự tin, định hướng bản thân, động lực, trách nhiệm giải trình và khả năng lắng nghe và giao tiếp hiệu quả. Một dòng trong danh sách kết quả có thể đọc: 'Ứng viên lý tưởng sẽ có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói xuất sắc và có khả năng thích ứng để xử lý các tình huống thay đổi nhanh chóng. Vị trí này cũng yêu cầu các kỹ năng mạng, lý luận và quản lý thời gian mạnh mẽ. Một ứng viên phải có khả năng duy trì sự tự tin trong các nhiệm vụ như phỏng vấn, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và đánh giá nhân viên. '
Tiếp theo, bao gồm ít nhất một đoạn văn trình bày chi tiết các tiêu chuẩn tối thiểu, bao gồm nền tảng giáo dục và kinh nghiệm được ưu tiên. Chi tiết sẽ giúp thu hẹp nhóm ứng viên.
Nền tảng giáo dục và kinh nghiệm được ưu tiên cũng có thể kết hợp các đặc điểm hành vi. Thay vì một gạch đầu dòng nói rằng ' Yêu cầu kinh nghiệm hơn 10 năm , 'hãy xem xét điều gì đó dọc theo dòng của' Cầu thủ trong đội có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ và 10 năm trở lên đã chứng minh được khả năng quản lý hiệu quả. '
Nếu một số lượng lớn người nộp đơn là nỗi sợ hãi của bạn, việc liệt kê mức lương có thể thu hẹp phạm vi. Nếu không, các chuyên gia cho rằng điều đó là không cần thiết - nó cũng hạn chế khả năng đàm phán của bạn với ứng viên sau này.
Với danh sách đã hoàn thành, hãy đăng lên trang web việc làm của công ty bạn, nếu bạn có. Bổ sung điều đó với danh sách trong các ấn phẩm thương mại được nhắm mục tiêu và các phương tiện truyền thông chuyên ngành và các bài đăng trên các trang web việc làm trực tuyến. Nếu các trang web như Craigslist.org và Monster.com có vẻ quá quan tâm, đừng lo lắng. Trong thời đại của các trang web tìm kiếm mạng nhện như Indeed.com và SimplyHedly.com, danh sách của bạn sẽ được các công cụ tìm kiếm thu thập thông tin và các ứng viên đủ tiêu chuẩn sẽ có cơ hội tìm thấy bài đăng của bạn.
Khi các ứng dụng bắt đầu đến, bạn phải sắp xếp chúng và tìm ra ai phù hợp với trình độ của bạn và người bạn muốn nói chuyện. Thậm chí, các chuyên gia cho rằng quá trình này luôn mang tính chủ quan.
Đào sâu hơn: Mẹo tuyển dụng và thuê mướn
Thuê Giám đốc Nhân sự: Phỏng vấn Ứng viên
Nếu cuộc phỏng vấn có vẻ đáng sợ, chỉ cần nhớ mục tiêu chính của bạn là tìm hiểu: Liệu ứng viên này có thực sự làm được công việc không, và liệu họ có phù hợp với văn hóa làm việc của công ty tôi không? Tất nhiên, đây chỉ là những điều cơ bản. Đối với điều này, hãy thêm khám phá xem liệu người nộp đơn có sở hữu những đặc điểm hành vi mong muốn mà bạn đã nêu ra hay không.
Jamie Resker, chủ tịch và người sáng lập Giải pháp Hiệu suất Nhân viên cho biết: “Trong một cuộc phỏng vấn, bạn muốn đề cập đến trách nhiệm và kỹ năng công việc, và thành phần còn lại là hành vi. 'Đặc biệt khi mới thành lập, doanh nhân thường muốn một người giống như đất sét nặn được, chứ không phải một người có tính cách như một thanh thép. Họ sẽ đi với dòng chảy? Bởi vì một doanh nghiệp nhỏ hoạt động khác rất nhiều so với một công ty lớn. '
Đơn giản? Tạo câu hỏi gợi ra câu trả lời dễ dàng hiển thị câu trả lời cho những câu hỏi này có thể không dễ dàng như bạn tưởng tượng. Hỏi một ứng viên xem họ có hoạt động tốt dưới áp lực hay không có khả năng chỉ đơn giản là 'có'. Hỏi cô ấy một câu hỏi trực tiếp gây áp lực, chẳng hạn như ' Điều gì khiến bạn nghĩ rằng bạn phù hợp với công việc này hơn tất cả các ứng viên khác? ' hoặc là ' Bạn không hòa hợp với đồng nghiệp nào ở công việc gần đây nhất và bạn xử lý tình huống đó như thế nào? 'hiệu quả hơn và có thể sẽ mang lại câu trả lời rõ ràng. Những giả thuyết về việc làm trong tương lai của ứng viên tại công ty của bạn thậm chí có thể tiết lộ nhiều hơn.
Khi bạn hỏi những câu hỏi mở, mang tính ứng xử này, không chỉ lắng nghe nội dung câu trả lời của ứng viên mà còn cả giọng nói và cách thức đằng sau câu trả lời đó.
Matuson nói: 'Họ có khá hôn mê không? Họ có đang thành thật với bạn không? Họ đã làm đúng? Họ có yêu cầu giúp đỡ khi họ cần không? Sau một thời gian, nó trở nên thực sự rõ ràng rằng người này là một người nhanh nhẹn, hoặc họ làm việc chăm chỉ, hoặc họ đưa ra quyết định đúng đắn. '
Tìm hiểu sâu hơn: Phỏng vấn hành vi: Khoa học mới về việc tuyển dụng
Thuê Giám đốc Nhân sự: Kiểm tra Tài liệu tham khảo
Kiểm tra tài liệu tham khảo của ứng viên là phần bị bỏ qua nhiều nhất trong quá trình tuyển dụng, nhưng các chuyên gia cho rằng nó hoàn toàn cần thiết. Nhiều nhà tuyển dụng cũng yêu cầu các ứng viên đồng ý kiểm tra lịch sử tín dụng và kiểm tra thuốc trước khi làm việc; đó là tùy chọn, và thường phụ thuộc vào ơn gọi.
Trong số ba người tham khảo, hãy trò chuyện qua điện thoại với ít nhất hai người và chú ý đến giọng điệu của lời giới thiệu của người tham khảo, không chỉ nội dung của nó. Hầu hết mọi người cảm thấy rằng việc cản trở việc làm trong tương lai của một nhân viên đã qua là không khôn ngoan, vì vậy những người tham khảo hiểu biết sẽ không nói bất cứ điều gì tiêu cực. Một mẹo: Hãy để lại một tin nhắn thư thoại có nội dung 'Tôi chỉ đánh giá cao một cuộc gọi lại nếu bạn cảm thấy ứng viên này đặc biệt.' Nếu một người tham khảo thực sự tin tưởng vào ứng viên, họ sẽ nhanh chóng gọi lại. Nếu bạn không nhận được phản hồi từ họ, bạn cũng có thể đọc nó.
Các chuyên gia nhân sự cũng khuyên bạn nên thử kiểm tra một tài liệu tham khảo không phải do ứng viên đề xuất: Tìm kiếm một người tại nơi làm việc gần đây nhất của ứng viên (ví dụ: trên LinkedIn), người mà lẽ ra phải biết rõ về người đó và hỏi ý kiến.
Và khi bạn kiểm tra tham chiếu trên điện thoại, bạn nên hỏi gì? Resker, chủ tịch của Giải pháp Hiệu suất Nhân viên, nói: 'Một câu hỏi tôi muốn hỏi là' nếu người đó có thể làm việc hiệu quả hơn, thì cô ấy có thể làm gì khác hơn. ' Thay vì hỏi một điểm yếu có thể khiến họ khó chịu. '
Đào sâu hơn: Kiểm tra tài liệu tham khảo trước khi thuê
Thuê giám đốc nhân sự: Các phương pháp hay nhất khác
• Những ứng viên xuất sắc nên theo dõi cuộc phỏng vấn một cách tự nhiên bằng cuộc gọi hoặc e-mail, giúp bạn dễ dàng mời họ trở lại cuộc gặp thứ hai. Làm như vậy và cho phép các nhà quản lý khác gặp gỡ các ứng viên tiềm năng trong lần phỏng vấn thứ hai trước khi đề nghị một vị trí. Ý kiến thứ hai hoặc thứ ba là có giá trị.
• Thiết lập một chương trình thưởng cho nhân viên hiện tại khi giới thiệu ứng viên thích hợp. Mọi người trong tổ chức có thể nhận ra những người khác phù hợp với mình và không có khả năng chọn một người sẽ không kéo cân nặng của họ.
• Trong cả danh sách việc làm và phỏng vấn, chỉ đặt ra các nghĩa vụ pháp lý và chỉ hỏi các câu hỏi pháp lý. Với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn không được phép đặt câu hỏi về tuổi tác, chủng tộc, tín ngưỡng, khuynh hướng tình dục hoặc tình trạng hôn nhân của một người.
• Mặc dù có cảm giác ruột tốt, đừng bao giờ thuê tại chỗ. Hãy dành thời gian để xem xét tất cả các ứng viên được phỏng vấn, cả để bạn có cơ hội phản ánh và vì bạn muốn có một vị thế thương lượng vững chắc khi thảo luận về lương thưởng.
• Một khi bạn tìm thấy một ứng viên lý tưởng mà bạn đã phỏng vấn và kiểm tra tham chiếu, hãy đưa ra lời đề nghị nhanh chóng và đưa người đó tham gia càng sớm càng tốt. Đừng quên rằng họ đã tích cực tìm kiếm một vị trí lý tưởng và có thể nhanh chóng nhận được nhiều lời đề nghị.
Đào sâu hơn: Tránh sai lầm khi tuyển dụng
Thuê Giám đốc Nhân sự: Tuyển dụng Mới
Hiện tại, từ buzz là 'on-board' để đảm bảo nhân viên mới bắt kịp tốc độ và làm việc hiệu quả nhanh nhất có thể.
Trước khi nhân viên mới bước vào cửa, còn nhiều việc phải làm. Resker tóm tắt suy nghĩ cho các nhà quản lý: 'Các nhà tuyển dụng quên rằng bắt đầu một công việc mới rất đáng sợ. Suy nghĩ về điều đó từ góc độ của một nhân viên - họ không biết mọi thứ nằm ở đâu, thậm chí - làm thế nào để biết họ đang đáp ứng kỳ vọng. '
Mục tiêu đầu tiên là đảm bảo trạm làm việc của họ được thiết lập và sạch sẽ. Máy tính phải sẵn sàng để sử dụng, và nó phải là bảng tên của họ trên cửa và danh thiếp của họ trên bàn làm việc - không phải của một vụ hỏa hoạn gần đây.
Rudnick nói: “Khi bạn làm việc trong những công ty nhỏ này, bạn luôn luôn thiếu nhân viên và không bao giờ có thời gian. 'Nhưng điều thực sự quan trọng là dành thời gian mà bạn không cần phải tăng tốc cho một nhân viên mới.'
Một điều hữu ích là có chính sách của công ty, bao gồm các hướng dẫn và thủ tục của nhân viên. Các chuyên gia cho biết, ngay cả khi bạn không có bộ phận nhân sự, thì việc có các chính sách nhân sự là điều cần thiết ngay từ ngày đầu. Nó không chỉ giúp nhân viên dễ dàng chuyển đổi sang công việc mới, những người sẽ biết những gì được mong đợi (không bao giờ là thú vị khi phải hỏi sếp mới 'chính sách nghỉ phép là gì?' Vào ngày đầu tiên) mà còn bảo vệ công ty của bạn khỏi tiềm năng rắc rối pháp lý trong tương lai. Cân nhắc bao gồm giờ làm việc dự kiến, sự hiện diện trong văn phòng và việc sử dụng cá nhân được chấp nhận đối với các thiết bị điện tử và không gian của công ty. Bạn nên ràng buộc nó trong một cuốn sách hướng dẫn, hoặc có một hướng dẫn nhân viên trực tuyến luôn sẵn sàng cho nhân viên là cách tốt nhất của bạn.
Các nhà quản lý nên ưu tiên sắp xếp thời gian gặp mặt nhân viên mới trong vòng một hoặc hai ngày đầu tiên - và đặt những câu hỏi rõ ràng về cảm giác của họ và những gì họ cảm thấy sẽ giúp ích cho họ trong công việc mà họ chưa được cung cấp.
Sắp tới, một công ty có ý định giữ nhân viên mới của mình nên lên lịch kiểm tra thường xuyên. Matuson đề nghị một người quản lý đăng ký tuyển dụng sau 30, 60 và 90 ngày, chỉ để hỏi họ có thể đề xuất những thay đổi nào và cho phép họ hỏi bất kỳ câu hỏi nào còn tồn tại một cách không áp lực.
Đào sâu hơn: Tận dụng tối đa việc đào tạo nhân viên
Thuê Giám đốc Nhân sự: Thêm một lưu ý nữa
Nếu tất cả những điều này có vẻ quá sức (này, bạn chưa có Giám đốc Nhân sự, vì vậy không ai đánh giá), thì có các dịch vụ việc làm, săn đầu người và tư vấn tuyển dụng mà bạn có thể ký hợp đồng với bất kỳ hoặc tất cả quy trình này.
