Một nhân viên văn phòng đã bị sa thải sau cô ấy chủ nhân phát hiện ra blog sex của cô ấy . Một nhân viên phục vụ đã bị sa thải vì trút giận về một khách hàng trên Facebook. Một ngươi phụ nư mất một lời mời làm việc tại Cisco vì điều gì đó cô ấy đã nói trên Twitter. Những sự cố này cho thấy lý do tại sao bạn nên tạo một chính sách truyền thông xã hội cho nhân viên của mình.
Vivienne Storey, tổng giám đốc của BlandsLaw , một công ty luật nhỏ bên ngoài Sydney, Úc, chuyên về luật việc làm. Storey cũng viết cho blog của công ty về các vấn đề chính sách truyền thông xã hội. 'Nếu không, bạn làm cách nào để quản lý và giám sát những gì đang được nói về công ty và cách sử dụng mạng xã hội?'
Chính sách truyền thông xã hội vạch ra cho nhân viên các nguyên tắc hoặc nguyên tắc của công ty trong việc giao tiếp trên thế giới trực tuyến. Bạn có cần một chính sách truyền thông xã hội rõ ràng không? Chúng tôi sẽ phác thảo các bước để đưa ra quyết định đó, cũng như những gì cần bao gồm và cách thực hiện chính sách mới.
Viết chính sách truyền thông xã hội: Quyết định thời điểm tạo chính sách truyền thông xã hội
Chính sách truyền thông xã hội có thể là tuyến phòng thủ đầu tiên của công ty để giảm thiểu rủi ro cho cả người sử dụng lao động và nhân viên. Bạn có thể đã có một thỏa thuận bảo mật nhưng nó có thể là không đủ. Thêm một vài dòng trong sổ tay nhân viên để làm rõ rằng thỏa thuận bảo mật bao gồm các tương tác của nhân viên trên các trang mạng xã hội có thể đủ. Nhưng chúng tôi khuyên bạn nên tạo ra một chính sách truyền thông xã hội riêng biệt để có một cái gì đó cụ thể trong hồ sơ và có thể tiếp cận được với nhân viên và họ nhận thức được sự tồn tại của chính sách.
Jason Falls, một chiến lược gia truyền thông xã hội tại Social Media Explorer LLC ở Louisville, Kentucky, cho rằng các công ty nên có một số chính sách truyền thông xã hội. 'Một phần của vấn đề là chính sách truyền thông xã hội là một từ nhầm lẫn, 'Falls nói. 'Nó không chỉ là nói với nhân viên những gì họ có thể làm và không thể làm trên máy tính của công ty.'
Dưới đây là danh sách một số chính sách truyền thông xã hội mà Falls gợi ý rằng các công ty nên cân nhắc việc tạo ra:
• Quy tắc Ứng xử của Nhân viên trong Giao tiếp Trực tuyến
• Quy tắc Ứng xử của Nhân viên để Đại diện cho Công ty trong Truyền thông Trực tuyến
• Chính sách tiết lộ blog của nhân viên
• Chính sách sử dụng Facebook của nhân viên
• Chính sách blog cá nhân của nhân viên
• Chính sách Mạng xã hội Cá nhân của Nhân viên
• Chính sách Twitter cá nhân của nhân viên
• Chính sách LinkedIn dành cho nhân viên
• Chính sách viết blog của công ty
• Chính sách Sử dụng Blog của Công ty
• Quy trình phê duyệt bài đăng trên blog của công ty
• Chính sách bình luận trên blog của công ty
• Chính sách Sử dụng Trang Thương hiệu Facebook của Công ty
• Chính sách nhắn tin / bình luận công khai trên Facebook của công ty
• Chính sách tài khoản Twitter của công ty
• Chính sách YouTube của Công ty
• Chính sách bình luận công khai trên YouTube của công ty
• Chính sách mật khẩu công ty
'Mặc dù có vẻ phù phiếm khi đưa ra các chính sách cho mọi mạng xã hội, nhưng đó không phải là vấn đề chính xác', Falls nói. 'Các mạng khác nhau có ý nghĩa khác nhau đối với các công ty khác nhau.'
Có hai cách tiếp cận để tạo ra một chính sách truyền thông xã hội. Bạn có thể viết một chính sách truyền thông xã hội hoàn chỉnh đề cập đến tất cả các phương tiện xã hội hiện có sẵn. Hoặc bạn có thể viết chính sách khi bạn cần. Ví dụ: nếu công ty của bạn không có mạng xã hội trên YouTube, bạn có thể không cần giải quyết việc sử dụng YouTube và video. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, bạn sẽ thêm chính sách YouTube sau đó.
Mario Sundar, nhà truyền bá cộng đồng tại LinkedIn, cho biết: “Tôi muốn nói rằng có hai lý do chính để có một bộ hướng dẫn truyền thông xã hội cho mọi công ty: quản lý khủng hoảng hoặc cơ hội thương hiệu. 'Phương tiện truyền thông xã hội có thể là một cơ hội lớn cho nhân viên của bạn để giúp xây dựng thương hiệu của công ty bạn, nhưng đừng quên rằng cũng tồn tại một nguy cơ to lớn đối với từng nhân viên vô tình làm hỏng thương hiệu của công ty và bằng cách xác định một bộ hướng dẫn bạn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro đó . '
Tìm hiểu sâu hơn: Bạn có cần chính sách truyền thông xã hội không?
Viết chính sách truyền thông xã hội: Những gì bạn nên bao gồm
Phương tiện truyền thông xã hội là chia sẻ và cộng tác. Vì lý do này, Sundar cho rằng cách tốt nhất để tạo chính sách là tìm ra thứ mà anh ấy gọi là 'những người truyền bá phúc âm trên mạng xã hội' từ bên trong công ty của bạn. 'Thu hút các nhân viên truyền thông xã hội tích cực nhất của bạn để cộng tác và giúp tạo ra các nguyên tắc truyền thông xã hội của bạn.' Bao gồm các nhân viên trong quá trình này tạo ra những người ủng hộ nội bộ cho chính sách. Chính sách nên nhiều hơn về những gì nhân viên có thể thực hiện và các phương pháp hay nhất để sử dụng mạng xã hội so với tất cả những việc mà nhân viên không thể hoặc là không nên làm trên phương tiện truyền thông xã hội.
Khi soạn thảo một chính sách, hãy đảm bảo:
1. Nhắc nhở nhân viên làm quen với thỏa thuận lao động và các chính sách có trong sổ tay nhân viên.
2. Nêu rõ chính sách áp dụng cho các trang web đa phương tiện, mạng xã hội, blog và wiki cho cả mục đích nghề nghiệp và cá nhân.
3. Các bài đăng trên Internet không được tiết lộ bất kỳ thông tin nào là bí mật hoặc độc quyền của công ty hoặc cho bất kỳ bên thứ ba nào đã tiết lộ thông tin cho công ty.
4. Nếu một nhân viên nhận xét về bất kỳ khía cạnh nào của hoạt động kinh doanh của công ty, họ phải xác định rõ ràng mình là một nhân viên và bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm.
5. Tuyên bố từ chối trách nhiệm phải là một cái gì đó như 'quan điểm được bày tỏ là của riêng tôi và không nhất thiết phản ánh quan điểm của (tên công ty của bạn).'
6. Các bài đăng trên Internet không được bao gồm logo hoặc nhãn hiệu của công ty trừ khi được yêu cầu và cấp phép.
7. Các bài đăng trên Internet phải tôn trọng bản quyền, quyền riêng tư, sử dụng hợp pháp, tiết lộ tài chính và các luật hiện hành khác.
8. Nhân viên không được tuyên bố hay ngụ ý rằng họ đang nói thay mặt công ty.
9. Các blog công ty, trang Facebook, tài khoản Twitter, v.v., có thể yêu cầu sự chấp thuận khi nhân viên đăng bài về công ty và ngành.
10. Công ty có quyền yêu cầu tránh các đối tượng nhất định, rút lại một số bài viết và loại bỏ các bình luận không phù hợp.
Khi tạo một chính sách truyền thông xã hội, bạn không cần phải phát minh lại bánh xe. Một số công ty bao gồm Cisco , IBM , Intel , Microsoft và Razorfish đã phát triển các chính sách truyền thông xã hội rõ ràng nhưng toàn diện. Nếu bạn đang tìm kiếm một số ví dụ điển hình về các nguyên tắc truyền thông xã hội từ các công ty khác nhau, Trang web Quản trị Truyền thông Xã hội có cơ sở dữ liệu trực tuyến với hơn 100 chính sách truyền thông xã hội.
Falls khuyến nghị Bộ công cụ chính sách truyền thông xã hội cung cấp bởi Quán cà phê bộ công cụ với giá $ 149. Bộ công cụ có các mẫu cho các loại chính sách truyền thông xã hội khác nhau. Storey nói: 'Có rất nhiều trang web mà bạn có thể sao chép các chính sách truyền thông xã hội từ đó, nhưng tôi cũng muốn nhờ luật sư tham gia và đảm bảo rằng chính sách của bạn được tùy chỉnh cho phù hợp với công ty của bạn.
(Lưu ý: Mặc dù hướng dẫn này bao gồm những điều mà các chuyên gia mà chúng tôi đã phỏng vấn nói rằng nó an toàn để đưa vào, nhưng nó không nên được hiểu là lời khuyên pháp lý.)
Tìm hiểu sâu hơn: Bộ công cụ truyền thông xã hội của chủ sở hữu doanh nghiệp
Viết Chính sách Truyền thông Xã hội: Sử dụng Chuyên nghiệp và Khuyến khích Cá nhân Sử dụng Truyền thông Xã hội
Chính sách truyền thông xã hội của công ty cho phép nhân viên biết những gì họ cần biết để truyền đạt thông điệp của công ty một cách hiệu quả và những gì họ nên và không nên làm.
Katrina Collier, người sáng lập và giám đốc của Chiến thắng Ấn tượng LTD , một công ty có trụ sở tại London chuyên giúp các công ty tuyển dụng trên mạng xã hội. 'Các nguyên tắc rõ ràng sẽ đảm bảo rằng thương hiệu công ty của bạn được nâng cao và danh tiếng của bạn không bị ảnh hưởng bởi một nhận xét sai lầm.'
Sẽ có lợi cho nhân viên khi họ tham gia vào các phương tiện truyền thông xã hội của công ty. Họ có thể có cái nhìn sâu sắc và ý kiến để chia sẻ với khách hàng và khách hàng. Nhân viên là một nguồn lực tuyệt vời và có thể giúp bạn quảng bá doanh nghiệp của mình trên mạng xã hội.
Tìm hiểu sâu hơn: 12 mẹo để tăng cường sự hiện diện trên mạng xã hội của bạn
Viết chính sách truyền thông xã hội: Cách thực hiện chính sách
Bài học rút ra từ các ví dụ về hành vi của nhân viên và cách một số công ty đã chọn để giải quyết các phương tiện truyền thông xã hội là làm cho chính sách càng rõ ràng càng tốt.
Các định dạng tốt nhất cho chính sách này trước tiên là nêu chính sách và thực hiện theo với dấu đầu dòng các điểm chính. Chính sách của Microsoft bao gồm phần câu hỏi thường gặp làm rõ hơn chính sách dành cho nhân viên. Catherine Allen, phó chủ tịch tại Giao tiếp SHIFT một cơ quan quan hệ công chúng có văn phòng ở Boston, San Francisco và New York, đã đề xuất đưa ra các nguyên tắc hoặc phương pháp hay nhất. Công ty của Allen đã tạo ra một bản thảo của đề xuất trên mạng xã hội mà các công ty có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của họ. 'Công ty của chúng tôi tạo ra điều này dựa trên hàng giờ nghiên cứu về các nguyên tắc của các công ty khác, để giúp hợp lý hóa quy trình cho khách hàng của chúng tôi.'
Khi chính sách truyền thông xã hội đã được hoàn thiện, điều quan trọng là phải cho nhân viên của bạn biết đã có sự thay đổi đối với thỏa thuận nhân viên mà mỗi nhân viên đã ký khi họ được thuê. Một e-mail hoặc bản ghi nhớ phải được gửi cho tất cả nhân viên bao gồm một bản sao của chính sách mới hoặc một liên kết đến nơi họ có thể tham khảo chính sách. Giáo dục nhân viên của bạn về chính sách truyền thông xã hội sẽ giúp hạn chế rủi ro.
Tìm hiểu sâu hơn: Tìm hiểu thêm về Nguồn nhân lực
Viết chính sách truyền thông xã hội: Tài nguyên bổ sung
