Mọi người đều ghét PowerPoint. Không ai, ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, có thể nghĩ: 'Hoan hô! Anh ấy đang bắt đầu bài thuyết trình PowerPoint của mình! ' Điều đó, tự nó, không nhất thiết Nghĩa là PowerPoint là vô dụng . Xét cho cùng, các cuộc khoan răng rất hữu ích, nhưng chưa ai từng nghĩ: 'Hoan hô! Anh ấy đang bắt đầu khoan răng. '
PowerPoint, tuy nhiên, ít hơn nhiều so với một điều ác cần thiết. Đó là một công cụ, ngay cả khi được sử dụng như dự định, không thực hiện được mục đích chính của nó, đó là giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn với khán giả của mình.
Giao tiếp hiệu quả khi khán giả của bạn hiểu và lưu giữ thông tin mà bạn đang cố gắng truyền đạt. PowerPoint cản trở, thay vì giúp, quá trình đó. Đây không phải là vấn đề liệu công cụ có được sử dụng đúng cách hay không; lỗ hổng nằm ở chính PowerPoint.
Tiền đề đằng sau PowerPoint (và các bản sao của nó) là khán giả được cho là hiểu và lưu giữ thông tin tốt hơn khi họ nhìn thấy các từ trên màn hình trong khi người thuyết trình đang nói. Mặc dù điều đó có vẻ đúng theo trực giác, nhưng tất cả các bằng chứng đều ngược lại.
Ví dụ, Nghiên cứu năm 2008 về việc sử dụng PowerPoint tại Trường Kỹ thuật Công nghiệp thuộc Đại học Purdue nhận thấy rằng 'sinh viên lưu giữ được ít hơn 15% thông tin được giảng viên truyền đạt bằng lời nói trong các bài thuyết trình PowerPoint.'
Tương tự, một nghiên cứu năm 2005 được công bố trên tạp chí Dạy và Học trong Y học nhận thấy 'không có sự khác biệt trong việc lưu giữ tài liệu ngắn hạn hoặc dài hạn', bất kể được trình bày bằng cách sử dụng các trang trình bày PowerPoint tĩnh hay động.
Nói cách khác, tất cả thời gian và công sức bạn bỏ ra để tạo ra một PowerPoint đẹp mắt là lãng phí tốt nhất và tệ nhất là phản tác dụng. Tóm lại, PowerPoint không làm những gì nó phải làm.
Nguyên nhân? Hóa ra là khi não cố gắng xử lý đồng thời nhiều phiên bản của cùng một thông điệp, nó sẽ tạo ra sự nhầm lẫn (hay còn gọi là quá tải nhận thức), giống như việc nghe cùng một bài hát được phát đồng thời ở các phím và nhịp độ khác nhau.
Trớ trêu thay, hành vi PowerPoint mà khán giả ghét nhất - đọc từ các trang trình bày - thực sự là hơn có khả năng tăng khả năng giữ chân người xem hơn là nếu người nói cung cấp một bài bình luận. 'Nói với' các slide có thể làm cho bài thuyết trình bớt nhàm chán hơn, nhưng nó cũng làm cho nội dung khó nhớ hơn.
Tình trạng quá tải về nhận thức thậm chí còn tồi tệ hơn khi PowerPoint được sử dụng để hiển thị các sơ đồ đã được tạo trong PowerPoint. Những sơ đồ như vậy về cơ bản là nhiều trang trình bày được nhồi nhét vào một trang chiếu duy nhất - một bức tranh ghép các danh sách dấu đầu dòng bên trong các hình dạng được kết nối với các mũi tên và đường thẳng.
Những sơ đồ mì spaghetti này gây nhầm lẫn nhiều hơn là chúng hiểu ra, vì bất kỳ ai đã ngồi xem qua bản trình bày PowerPoint đều biết quá rõ. Như Tướng Stanley McChrystal đã châm biếm một cách mỉa mai khi đối mặt với một trong những điều quái dị này: 'Khi chúng ta hiểu được đường trượt đó, chúng ta sẽ thắng trong cuộc chiến.'
Bây giờ, đúng là PowerPoint cũng có thể hiển thị các sơ đồ kỹ thuật, như sơ đồ và nội dung đa phương tiện, như video clip. Tuy nhiên, việc sử dụng PowerPoint làm trình xem đa phương tiện là quá mức cần thiết.
Cân nhắc: Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng tệp jpg hoặc mp4 tiêu thụ một phần nhỏ tài nguyên mà tệp ppt tiêu thụ và hơn nữa, nó có thể được hiển thị trên bất kỳ thiết bị nào (bao gồm cả điện thoại thông minh) mà không yêu cầu gói phần mềm đắt tiền và cồng kềnh.
PowerPoint có một nhược điểm lớn khác: Nó hạn chế cuộc thảo luận. Bất chấp nhận xét bắt buộc 'vui lòng ngắt lời tôi bất cứ lúc nào', việc gián đoạn trong khi trình bày PowerPoint rõ ràng là không được hoan nghênh (cả người thuyết trình và khán giả), vì chúng làm cho bản trình bày dài hơn.
Quan trọng hơn, những gián đoạn như vậy không có ý nghĩa cho đến khi khán giả đã xem toàn bộ bản trình bày. Vì vậy, thay vì tạo ra cuộc thảo luận, các bản trình bày PowerPoint có xu hướng trì hoãn nhận xét cho đến khi cuối cùng 'Câu hỏi?' cầu trượt. Giả định có sẵn là bản trình bày PowerPoint chứa mọi thứ mà khán giả cần biết và do đó, tất cả những gì còn lại là điền vào một vài chi tiết.
Tệ hơn nữa, vì bản trình bày PowerPoint hầu như luôn đi kèm với tài liệu phát tay, khán giả không được khuyến khích ghi chú bằng bút mực hoặc bút chì, điều này theo nghiên cứu được trích dẫn trên PBS , thực ra làm tăng khả năng giữ chân.
Ngược lại, các cách khác để giới thiệu thông tin vào cuộc họp (như tài liệu tóm tắt, bảng trắng và sổ làm việc) có xu hướng khuyến khích việc ghi chú và do đó tăng cả hiểu biết và duy trì.
Tóm lại, PowerPoint không phân phối. Là một công cụ, nó giống như một khẩu súng bắn ngược. Mặc dù đôi khi bạn có thể sử dụng nó để bắn thành công một con lợn mù, nhưng hầu hết thời gian, kết quả đều không tối ưu.
PowerPoint là một công cụ có thời gian đã đến và đã qua đi. Các nhà truyền thông hàng đầu thế giới đã từ chối nó, và rõ ràng là có lý do chính đáng. Hãy để nó trở lại những năm 1980, nơi nó thuộc về. Đã đủ.
2/3/20: Bạn băn khoăn không biết sử dụng gì thay thế cho PowerPoint? Có ba lựa chọn thay thế thông minh hơn.
